В 2026 году, когда переходный период на электронные трудовые книжки (ЭТК) уже завершен, ситуация с оформлением новых бумажных трудовых книжек требует от работодателя особой внимательности. Если сотрудник принес новую трудовую книжку, claiming, что предыдущая была утеряна, или если он трудоустраивается впервые, кадровику необходимо четко понимать алгоритм действий, чтобы не нарушить законодательство и правильно оформить стаж работника.

Выяснение причины отсутствия предыдущей трудовой книжки

Самое главное помнить, что работодатель не имеет права просто так завести новую книжку, если у работника уже велась бумажная трудовая. Первым шагом всегда является диалог с сотрудником и проверка его статуса в системе Социального фонда России (СФР).

Необходимо уточнить одну из следующих ситуаций:

• Сотрудник трудоустраивается впервые. В этом случае бумажная трудовая книжка оформляется обязательно (если работник не выбрал исключительно электронный формат до 2021 года, но в 2026 году такие случаи редки для «новых» работников, чаще речь идет о тех, кто не имел стажа).
• Трудовая книжка утеряна или повреждена. Работник заявляет об утрате документа.
• Работник ранее перешел на электронную трудовую. В этом случае бумажная книжка ему выдавалась на руки с соответствующей записью, и новая бумажная книжка ему не положена.

Сценарий А: Работник потерял бумажную трудовую книжку

Если сотрудник сообщает, что трудовая книжка была, но он ее потерял, работодатель обязан действовать по следующему алгоритму:

Шаг 1. Получение письменного заявления

Работник должен написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить новую трудовую книжку в связи с утратой предыдущей. В заявлении обязательно должна быть фраза о том, что предыдущий документ утерян, и сотрудник просит завести новый.

Пример формулировки: «В связи с утратой моей трудовой книжки, прошу оформить мне новую трудовую книжку и внести в нее сведения о трудовой деятельности».

Шаг 2. Проверка статуса в СФР (Критически важно!)

Прежде чем заводить новую книжку, работодатель обязан запросить сведения о трудовой деятельности (форма СТД-Р или выписку из СФР). Это нужно, чтобы убедиться, что работник ранее не подавал заявление о переходе на электронную трудовую книжку.

• Если в сведениях стоит отметка о переходе на ЭТК, заводить бумажную книжку нельзя. Работнику разъясняется, что его трудовая ведется только в электронном виде.
• Если отметки о переходе на ЭТК нет — процедура продолжается.

Шаг 3. Оформление новой трудовой книжки

Новая трудовая книжка в случае утери оформляется как дубликат (хотя технически покупается новый бланк, юридически он заменяет утерянный).

Важные нюансы заполнения:

1. На титульном листе новой книжки в правом верхнем углу делается надпись «Дубликат».
2. Записи о предыдущей работе вносятся только на основании документов, предоставленных самим работником (справки с предыдущих мест работы, архивные выписки, копии приказов).
3. Если работник не может предоставить документы, подтверждающие стаж, в новую книжку вносится только запись о приеме на работу в вашу организацию. Предыдущий стаж подтверждается только справками, которые хранятся у работника.

Сценарий Б: Работник трудоустраивается впервые

Если из проверки в СФР и слов работника следует, что он никогда не работал официально и трудовая книжка не заводилась:

• Работодатель приобретает бланк трудовой книжки.
• Заполняет титульный лист (ФИО, дата рождения, образование, подпись работника и работодателя).
• Вносит первую запись о приеме на работу.
• Заявление на выдачу трудовой книжки в этом случае также желательно иметь (как подтверждение того, что работник не отказался от бумажного формата ранее), хотя законодательство допускает оформление по факту отсутствия документа.

Чего делать КАТЕГОРИЧЕСКИ НЕЛЬЗЯ

В 2026 году ошибки при работе с трудовыми книжками могут привести к штрафам и проблемам с отчетностью в СФР.

• Нельзя вести две бумажные трудовые книжки. Если у работника нашлась старая книжка, а вы уже завели новую, одна из них должна быть аннулирована или признана недействительной. Закон запрещает параллельное ведение.
• Нельзя вносить записи «своими словами». Все данные о прошлом стаже в новую (заменяющую утерянную) книжку вносятся строго по документам.
• Нельзя оформлять бумажную книжку, если работник уже перешел на ЭТК. Даже если он потерял бумажный экземпляр, который ему выдали на руки при переходе на электронную форму, новая бумажная книжка не заводится. Стаж подтверждается выпиской из СФР.

Документооборот и отчетность

После оформления новой трудовой книжки работодателю необходимо:

1. Внести запись о выдаче трудовой книжки в Книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей.
2. Взять с работника подпись в Книге учета о получении трудовой книжки.
3. Подать отчет ЕФС-1 (раздел 1.1) в Социальный фонд России в срок не позднее 25 числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о приеме на работу. В отчете указывается факт выдачи трудовой книжки.

Резюме для кадровика

Если работник принес новую трудовую книжку со словами «старую потерял»:

Требуйте письменное заявление об утере.

Делайте запрос в СФР, чтобы убедиться, что человек не «электронщик».

Заводите новую книжку с пометкой «Дубликат».

Вносите прошлый стаж только по справкам.

Не забудьте про Книгу учета и отчет ЕФС-1.

Соблюдение этих правил в 2026 году обезопасит компанию от претензий проверяющих органов и обеспечит работнику сохранение его пенсионных прав.