Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий стаж работы и права работника. Вопрос о возможности завести новую трудовую книжку, когда старая «закончилась» (т. е. закончилась печатная часть, потерялась, испортилась или была утеряна), актуален как для работодателей, так и для самих сотрудников. Ниже разберём, что предписывает Трудовой кодекс РФ, какие документы нужны и как правильно оформить новый экземпляр.

Что значит «закончилась» трудовая книжка?

• Печатный лист полностью заполнен и больше не может быть использован для новых записей.
• Книга повреждена, испорчена, потеряна или утеряна.
• Работник не может предоставить книгу по другим причинам (например, она была отдана в хранение и не найдена).

В любом из этих случаев работодатель обязан принять меры по замене документа.

Законодательная база

Трудовой кодекс РФ (ТК РФ) в статье 65 и 66 регулирует порядок ведения трудовой книжки. В октябрьских поправках к ТК РФ (2018 г.) в абзаце 2 статьи 65 добавлено следующее:

«Если работник потерял трудовую книжку, то работодатель обязан оформить новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа. В новой книге вносится информация о стаже работы, подтверждённом соответствующими документами.»

Таким образом, новый экземпляр – не дубликат, а полноценный документ, в котором отражаются все данные о трудовой деятельности, включая предыдущий стаж.

Процедура оформления новой трудовой книжки

Подача заявления

Работник должен написать заявление работодателю о потере трудовой книжки. В заявлении указывается:

• ФИО, дата рождения, место жительства.
• Причина отсутствия трудовой книжки (потеря, утеря, повреждение).
• Дата последнего места работы (если применимо).

Заявление оформляется в письменной форме и подаётся в отдел кадров.

Проверка и подтверждение стажа

Если работник имел трудовую деятельность до приёма на новое место работы, работодатель обязан:

• Проверить наличие подтверждающих документов (договоры, справки, выписки из ПФР).
• Внести сведения о общем и непрерывном стаже работы в новую трудовую книжку.

В случае отсутствия подтверждающих документов работодатель может запросить их у работника.

Внесение данных в новую книгу

Новая трудовая книжка оформляется в соответствии с действующим образцом (с 1 января 2023 г.). В неё записываются:

• Дата приёма на работу.
• Должность, место работы, оклад.
• Сведения о стаже (если ранее работал).
• Дата увольнения (если применимо).

После внесения всех данных работодатель выдаёт новую трудовую книжку работнику.

Особые случаи

Утеря книги после увольнения

Если работник потерял книгу после увольнения с последнего места работы и обращается к новому работодателю, то:

• Новый работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по заявлению работника.
• В книге отражаеться только стаж, подтверждённый документами, предоставленными работником.

Две трудовые книжки одновременно

Если работник имеет две трудовые книжки (например, одну от предыдущего работодателя и новую от текущего), то:

• Работодатель может вести обе книги параллельно, но в каждой должна быть только одна запись о текущей работе.
• Невозможно «сшивать» две книги в одну; каждая должна быть отдельным документом.

Электронная трудовая книжка

С 1 января 2023 г. в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК). Если работник выбрал ЭТК, то:

• Вернуться к бумажному варианту невозможно.
• При потере или повреждении ЭТК работодатель обязан восстановить данные в системе ПФР.

Как оформить «вклад» в новую трудовую книжку

Если в старой книге закончился печатный лист, но работник продолжает работать, то:

• В новой книге необходимо оформить «вклад» (переходный лист), в котором указаны даты начала работы и сведения о стаже.
• Вклад оформляется в соответствии с инструкцией «Как правильно оформить вкладыш, если у работника закончилась трудовая книжка».

Практические рекомендации

1. Сразу сообщайте о потере книги работодателю.
2. Соберите все подтверждающие документы о стаже (справки, договоры).
3. Проверьте, что новая книга соответствует новому образцу (с 2023 г.).
4. Проверьте, что в новой книге отражены все предыдущие места работы.
5. Сохраняйте копии всех заявлений и подтверждающих документов.

Да, можно завести новую трудовую книжку, если старая закончилась, потеряна или испорчена. Это предусмотрено Трудовым кодексом РФ и регулируется строгими процедурами. Работодатель обязан оформить новый экземпляр на основании письменного заявления работника, подтвердить стаж и вести книгу в соответствии с действующим образцом. При переходе на электронную трудовую книжку все данные сохраняются в системе ПФР, но в случае потери бумажной книги новый экземпляр оформляется как полноценный документ, а не дубликат.

Таким образом, соблюдая законодательные требования и правильно оформляя документы, вы гарантируете сохранность трудового стажа и прав на пенсионные и социальные выплаты.