Вопрос о возможности оформить новую трудовую книжку часто возникает у сотрудников‚ потерявших прежнюю документацию‚ а также у работодателей‚ приёмных новых сотрудников без оригинального документа. Ниже – подробный разбор правовых норм‚ процедуры оформления и особенностей сохранения трудового стажа.

Нормативная база

Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ‚ в случае утраты‚ повреждения или невозможности предоставить прежнюю трудовую книжку работодатель обязан завести новую. После октябрьских поправок ТК РФ в законодательство был внесен дополнительный абзац‚ прямо указывающий на эту обязанность.

• Если трудовая книжка утеряна‚ её можно заменить новой.
• Работодатель обязан оформить запись о приёме в новой книжке в течение 15 календарных дней со дня подачи заявления сотрудника.
• Записи о трудовой деятельности‚ необходимые для новой книжки‚ можно получить в Пенсионном фонде РФ (форма СТД‑ПФР).

Электронная vs бумажная форма

С 2026 года большинство организаций перешли на электронные трудовые книжки. Однако:

1. Электронная форма допускается только при согласии работника.
2. Если сотрудник предпочитает бумажный вариант‚ работодатель обязан предоставить его.
3. В случае утраты бумажной книги работодатель может вести только электронную запись‚ но при этом должен выдать дубликат в бумажном виде по требованию сотрудника.

Как оформить новую трудовую книжку?

Процедура оформления выглядит так:

• Письменное заявление сотрудника. В заявлении указывается причина отсутствия старой книжки (утрата‚ повреждение и т.п.).
• Подтверждение стажа. Сведения о предыдущей работе берутся из ПФР‚ из архивов организации‑работодателя или из прежних трудовок‚ если они доступны.
• Оформление записи. В новой книжке вносятся все сведения‚ предусмотренные ТК РФ (дата приёма‚ должность‚ условия труда‚ стаж и др.).
• Срок выдачи. Дубликат (новая книжка) должен быть выдан не позднее 15 рабочих дней со дня подачи заявления.

Пример заполнения заявления

Я‚ ______________________ (ФИО)‚ прошу оформить новую трудовую книжку‚ так как оригинальную я утерял(а) (или она повреждена). 
Причина: _______________________________.
Подпись: ______________________.

Можно ли «сшивать» две трудовые книжки?

Согласно практике Роструда и разъяснениям Минтруда‚ завести новую книжку – это не значит «сливать» её с прежней. Две книжки не могут одновременно находиться в эксплуатации:

• Если у сотрудника была одна трудовая книжка‚ а вторая была утеряна‚ то новая книжка оформляется как дубликат‚ в которую вносятся все сведения из прежней.
• Старый документ сохраняется только в архиве (например‚ в ПФР) в качестве подтверждения стажа‚ но не имеет юридической силы для текущего трудоустройства.
• Работодатель не вправе требовать от сотрудника предоставления старой книжки‚ если она утеряна‚ и не может требовать её «слияния» с новой.

Таким образом‚ сшивать две книжки нельзя; вместо этого создаётся новая‚ в которую заносятся все данные‚ подтверждающие стаж‚ и старую книгу оставляют в архиве.

Как сохранить трудовой стаж при оформлении новой книжки?

Для сохранения стажа необходимо:

1. Получить сведения о предыдущей работе из ПФР (форма СТД‑ПФР) или из архивных кадровых документов организации‑работодателя.
2. В новой книжке в соответствующих полях указать даты начала и окончания каждого места работы‚ а также общий стаж.
3. При необходимости приложить копии трудовой договоров‚ выписок из приказов о приёме‚ справки о работе.

Эти сведения позволяют правильно рассчитать стаж для назначения пенсии‚ соцвыплат и иных выплат‚ зависящих от трудового стажа.

Что делать работодателю при приёме сотрудника без трудовой книжки?

Если при приёме на работу сотрудник не может предоставить трудовую книжку (утрата‚ повреждение)‚ работодатель обязан:

• Получить письменное заявление сотрудника с указанием причины.
• Запросить в ПФР сведения о предыдущей работе.
• Оформить запись о приёме в новой (или электронной) трудовой книжке.
• В течение 15 дней выдать сотруднику дубликат (бумажный или электронный) новой книжки.

Краткие рекомендации

• Заявление. Сотрудник подаёт письменное заявление с указанием причины отсутствия старой книжки.
• Документы. Сотрудник может потребовать копии трудовой деятельности из ПФР.
• Срок. Дубликат должен быть выдан не позже 15 календарных дней.
• Форма. При желании – электронная трудовая книжка‚ но при необходимости – бумажный вариант.
• Старый документ. Оставляем в архиве‚ но он не имеет юридической силы.

Работнику действительно можно завести новую трудовую книжку‚ если прежняя утеряна‚ повреждена или недоступна. При этом:

1. Сохраняется весь подтвержденный трудовой стаж благодаря сведениям из ПФР и другим документам.
2. Новая книжка оформляется в соответствии с ТК РФ и выдаётся в течение 15 дней.
3. Две книжки одновременно использовать нельзя; прежняя сохраняется только в архиве.
4. Старый стаж не «теряется»‚ а заносится в новую запись‚ что позволяет сохранять все права‚ связанные со стажем (пенсия‚ соцвыплаты и т.д.).

Таким образом‚ правильное оформление новой трудовой книжки позволяет сохранить все преимущества старого документа и гарантировать законность трудовых отношений.