Обновление 23 мая 2026 г., 13:02 – В законодательной сфере России продолжаются изменения, касающиеся ведения трудовых книжек. Ниже подробно рассматриваем, как оформляется новая трудовая книжка, когда у сотрудника уже есть старая.
Основные положения
Согласно последним нормативным актам, перенос записей из старой трудовой книжки в новую не осуществляется, за исключением случаев, прямо указанных в законе.
- С 2021 года при приёме на работу работодатели обязаны использовать только электронные трудовые книжки.
- Бумажные экземпляры, уже оформленные до ввода в силу новых правил, остаются действующими.
- Цифровизация позволяет сотрудникам проверять, передаёт ли работодатель сведения в Социальный фонд России.
Почему перенос записей запрещён?
В целях обеспечения единообразия и прозрачности информации, законодатель решил, что все новые записи должны вноситься в электронную форму. Это упрощает контроль за соблюдением трудового законодательства и уменьшает риск ошибок.
Как оформляется новая электронная трудовая книжка?
Процедура оформления выглядит следующим образом:
- Работник получает доступ к системе Электронный трудовый журнал через портал Госуслуги или через корпоративный портал работодателя.
- Необходимо загрузить скан старой бумажной книжки (если она есть) для подтверждения личности.
- Ввести данные о предыдущем трудовом стаже, местах работы и должностях.
- Подтвердить ввод сведений подписью (ЭЦП) или через систему «Ключ».
- После подтверждения система генерирует новую электронную книжку, которую можно распечатать или хранить в электронном виде.
С какого года впервые оформляется электронная книжка?
С 2021 года все новые трудовые отношения оформляются исключительно в электронном виде. Поэтому, если сотрудник начал работать после этой даты, его первая трудовая книжка будет электронной.
Что делать с уже существующей бумажной книжкой?
Отмена уже оформленных бумажных экземпляров не планируется. Как подчеркнул председатель комитета Госдумы по труду, соцполитике и делам пенсионерам, бумажные трудовые книжки остаются юридически значимыми до их полной замены на электронные.
Тем не менее, при переходе на электронный формат:
- Сотрудник может запросить копию старой книжки в кадровом отделе.
- Копия может использоваться в качестве справки, но не как основной документ.
- Все новые записи вносятся только в электронную форму.
Как подтвердить наличие электронной трудовой книжки?
Подтверждение осуществляется следующими способами:
- Просмотр сведений в личном кабинете на портале Госуслуги.
- Получение уведомления от работодателя о внесении данных в электронную форму.
- Запрос справки в отделении Социального фонда России.
Проверка передачи данных в Социальный фонд
С помощью электронной цифровой книжки россияне всегда могут проверить, передаёт ли работодатель сведения в Социальный фонд России, и какие именно сведения указаны.
Краткие рекомендации для работников
- Если у вас есть бумажная книжка, запросите её копию перед переходом на электронный формат.
- При первом приёме на работу после 2021 года сразу оформляйте электронную книжку.
- Регулярно проверяйте, что ваши данные внесены в систему и актуальны.
- При необходимости обращайтесь в кадровый отдел или в Социальный фонд для подтверждения информации.
Перспективы развития
В ближайшие годы ожидается дальнейшее упрощение процедуры оформления трудовых книжек, в т.ч.:
- Автоматическая интеграция данных с другими государственными базами (например, ПФР, ФНС).
- Внедрение биометрической идентификации для подтверждения личности.
- Развитие мобильных приложений для удобного доступа к электронным книжкам.
Таким образом, переход на электронную форму трудовых книжек – это шаг к более прозрачному и эффективному управлению трудовой информацией, который сохраняет юридическую силу уже существующих бумажных документов.
Автор: редакция «Трудовой вестник», 23 мая 2026 г.