В 2026 году процесс оформления трудовых отношений в России продолжает развиваться в рамках современных требований Трудового кодекса РФ и новых нормативных актов‚ вводящих цифровые технологии‚ но при этом сохраняя традиционные формы документирования трудового стажа. Одним из ключевых вопросов‚ возникающих при приеме на работу нового сотрудника‚ является вопрос о трудовой книжке — особенно если у работника её нет или она утеряна. В этой статье подробно разберём‚ как завести новую трудовую книжку при приеме на работу‚ какие документы нужны‚ кто отвечает за оформление и какие нюансы важно учитывать.

Когда требуется завести новую трудовую книжку?

Новая трудовая книжка оформляется в следующих случаях:

• У сотрудника отсутствует трудовая книжка (например‚ он никогда не работал официально);
• Трудовая книжка утеряна‚ повреждена или признана недействительной (например‚ из-за порчи‚ потери страниц‚ неправильного заполнения);
• Работник впервые устраивается на работу после окончания учебы‚ армии‚ декрета или длительного перерыва;
• Сотрудник ранее работал за границей и не имел российской трудовой книжки.

Важно: даже если у работника нет трудовой книжки‚ работодатель обязан её оформить в течение пяти рабочих дней с момента заключения трудового договора — это прямая обязанность работодателя по статье 66 Трудового кодекса РФ.

Какие документы нужны для оформления новой трудовой книжки?

Для оформления новой трудовой книжки работнику необходимо предоставить следующие документы:

1. Паспорт — для идентификации личности.
2. Заявление о выдаче трудовой книжки — пишется в свободной форме‚ но должно содержать ФИО‚ паспортные данные‚ дату и подпись.
3. Документы‚ подтверждающие предыдущий трудовой стаж (если есть):
• Справки с предыдущих мест работы;
• Выписки из архивов;
• Договоры‚ приказы‚ расчетные листы;
• Свидетельства о регистрации ИП (если работал как самозанятый);
• Справки из военкомата (для военнослужащих).
4. СНИЛС, для внесения данных в электронную базу Пенсионного фонда.

Если предыдущий трудовой стаж отсутствует — это не проблема. В новой трудовой книжке просто будет запись о первом месте работы.

Процедура оформления новой трудовой книжки работодателем

Работодатель (или его уполномоченный сотрудник — кадровик‚ бухгалтер) обязан выполнить следующие шаги:

Закупка бланка трудовой книжки

Бланки трудовых книжек — это строгая отчётность. Их можно приобрести только у уполномоченных поставщиков‚ которые имеют лицензию ФСС и Госзнака. В 2026 году бланки имеют улучшенную защиту от подделок: водяные знаки‚ голографические элементы‚ QR-коды‚ привязанные к единой базе Пенсионного фонда.

Заполнение титульного листа

На титульном листе указываются:

• ФИО сотрудника (полностью‚ как в паспорте);
• Дата рождения;
• Образование (по данным паспорта или диплома);
• Дата оформления трудовой книжки;
• Подпись ответственного лица (кадровика) и печать организации.

Внесение первой записи о приёме на работу

Первая запись делается в разделе «Сведения о работе» и должна содержать:

• Дата приёма на работу (дата подписания трудового договора);
• Наименование организации (полное‚ как в учредительных документах);
• Должность‚ по которой принят сотрудник;
• Основание для приёма — «принят на работу по трудовому договору»;
• Номер и дата приказа о приёме на работу.

Запись оформляется в строгом соответствии с образцом‚ утверждённым Правительством РФ (Постановление № 225 от ).

Регистрация в электронной системе

С 2025 года все трудовые книжки (бумажные и электронные) регистрируются в единой информационной системе Пенсионного фонда РФ. Работодатель обязан в течение 3 рабочих дней после оформления книжки передать данные в систему «Электронная трудовая книжка» через специализированный портал.

Выдача трудовой книжки сотруднику

После заполнения трудовая книжка выдаётся сотруднику под роспись в специальном журнале учёта трудовых книжек. Работник обязан расписаться в получении документа. Никогда не передавайте трудовую книжку без подписи сотрудника!

Что делать‚ если сотрудник ранее работал‚ но книжка утеряна?

Если сотрудник утверждает‚ что ранее имел трудовую книжку‚ но она утеряна‚ работодатель обязан:

• Запросить у сотрудника документы‚ подтверждающие трудовой стаж (справки‚ архивные выписки‚ копии приказов);
• Если документы есть — на основании них в новую книжку вносятся все предыдущие записи с указанием «восстановлено на основании…»;
• Если документов нет — в новую книжку вносятся только сведения о текущем месте работы‚ а предыдущий стаж можно подтвердить позже через Пенсионный фонд по данным индивидуального лицевого счёта.

Важно: работодатель не вправе требовать от сотрудника оплаты за оформление новой трудовой книжки. Все расходы на бланки‚ печати‚ регистрацию — за счёт работодателя.

Особенности 2026 года: бумажные и электронные книжки

Несмотря на активное развитие электронных трудовых книжек (ЭТК)‚ бумажные трудовые книжки остаются легальными и обязательными для тех‚ кто их имеет или требует. В 2026 году:

• Сотрудник может выбрать: бумажную книжку или только электронную;
• Если сотрудник не подал заявление на переход на ЭТК — работодатель обязан оформить бумажную книжку;
• Электронная книжка хранится в Пенсионном фонде и доступна через портал Госуслуги;
• Бумажная книжка остаётся основным документом для оформления пенсии‚ льгот‚ загранпаспорта и других целей.

Рекомендация: даже если сотрудник предпочитает ЭТК‚ работодатель должен выдать ему бумажную книжку при первом трудоустройстве — если он не подал заявление об отказе от неё. Это защитит работодателя от претензий со стороны трудовой инспекции.

Что будет‚ если не оформить трудовую книжку?

Нарушение обязанности по оформлению трудовой книжки влечёт за собой серьёзные последствия:

• Штрафы от Государственной инспекции труда — до 50 000 рублей для организации и до 5 000 рублей для руководителя (ст. 5.27 КоАП РФ);
• Проблемы с пенсионными начислениями — если стаж не зафиксирован‚ сотрудник не сможет оформить пенсию в полном объёме;
• Судебные иски от сотрудников — при отсутствии трудовой книжки работник может требовать компенсации за ущерб‚ причинённый отсутствием подтверждения стажа.

Чтобы избежать ошибок при оформлении новой трудовой книжки‚ запомните эти 5 правил:

1. Обязательно оформите книжку в течение 5 рабочих дней после подписания трудового договора.
2. Используйте только официальные бланки с защитными элементами.
3. Заполняйте все поля точно — ошибки в ФИО‚ дате‚ должности могут привести к признанию книжки недействительной.
4. Регистрируйте книжку в системе ПФР — это теперь обязательное требование.
5. Не требуйте от сотрудника оплаты — всё за счёт работодателя.

Правильное оформление трудовой книжки, это не только формальность‚ но и гарантия прав работника на пенсию‚ социальные льготы и юридическую защиту. Отнеситесь к этому с ответственностью — ваша организация сохранит репутацию надёжного работодателя‚ а сотрудник, своё будущее.

Совет: регулярно проходите обучение по кадровому делопроизводству — требования меняются‚ и знание актуальных норм — залог успешного трудоустройства в 2026 году.