Потеря трудовой книжки – ситуация, с которой сталкиваются как работники, так и работодатели․ В зависимости от момента утраты (до трудоустройства или после него) процедура оформления документа различается․ Ниже представлен подробный алгоритм действий, основанный на действующем законодательстве (ТК РФ, поправки от октября 2022 г․) и разъяснениях государственных органов․

Нормативная база

• Статья 65 ТК РФ (в редакции после октябрьских поправок 2022 г․) прямо указывает, что при отсутствии трудовой книжки у newly hired сотрудника работодатель обязан оформить новую трудовую книжку на основании письменного заявления работника с указанием причины отсутствия документа․
• Пункт 27 Порядка ведения трудовых книжек (утв․ приказом Минтруда России) уточняет, что дубликат оформляется только в случае утраты трудовой книжки после трудоустройства, а при приёме на работу – новая книжка․
• Разъяснения Пенсионного фонда, ГАРАНТ․РУ и других ведомств подтверждают необходимость оформления новой книжки при поступлении на работу, если сотрудник не может предъявить трудовую книжку из‑за её утери․

Когда оформлять новую трудовую книжку?

1. При приёме на работу (работник никогда не имел трудовой книжки или потерял её до трудоустройства)․
   Оформляется новая трудовая книжка․
2. После трудоустройства (работник потерял книжку, уже будучи сотрудником организации)․
   Оформляется дубликат текущей трудовой книжки․

Пошаговая процедура оформления новой трудовой книжки при приёме на работу

Получение заявления от работника

Сотрудник подаёт письменное заявление произвольной формы, в котором указывает:

• ФИО полностью;
• Дата и место рождения;
• Причина отсутствия трудовой книжки (утеря, кража, порча и т․д․);
• Просьба оформить новую трудовую книжку;
• Дата и подпись․

Заявление следует хранить в личном деле сотрудника․

Проверка сведений о стаже и местах работы

Для заполнения новой книжки необходимо собрать информацию о предыдущей трудовой деятельности:

• Справки с предыдущих мест работы (о периодах работы, должностях, основаниях для увольнения);
• Выписки из трудовой книжки, если они сохранились (например, копии страниц);
• Документы, подтверждающие обучение, службу в армии и другие периоды, учитываемые в стаже․

Если такие документы отсутствуют, кадровый специалист может запросить их у бывших работодателей или использовать данные из электронной трудовой книжки (если она велась)․

Заполнение бланка новой трудовой книжки

При заполнении нового бланка следует соблюдать требования Приказа Минтруда России № 697н от :

1. На ьном листе указываются данные работника (ФИО, дата и место рождения, образование, профессия, специальность)․
2. В разделе «Сведения о работе» последовательно вносятся записи о каждом месте работы:
• Дата приёма и увольнения;
• Наименование организации;
• Должность, род занятий;
• Основание для приёма и увольнения (приказ, соглашение и т․д․)․
3. В разделе «Сведения о наградах» вносятся данные о поощрениях, если они имеются․
4. Внизу каждой страницы ставится подпись уполномоченного лица кадровой службы и печать организации (если она используется)․

Важно! При оформлении новой книжки в связи с утерей до трудоустройства пометка «Дубликат» не ставится․ Пометка применяется только при выдаче дубликата после утраты уже существующей книжки․

Вручение трудовой книжки работнику

После заполнения и проверки книжки её выдают сотруднику под подпись в журнале учёта трудовых книжек․ Одновременно делается запись в личном деле о выдаче новой книжки․

Документы, необходимые для оформления

• Заявление работника об утере трудовой книжки;
• Справки с предыдущих мест работы (или копии трудовой книжки);
• Паспорт сотрудника (для сверки данных);
• Бланк трудовой книжки (форма № ТД‑2);
• Журнал учёта выдачи трудовых книжек (внутренний документ организации)․

Сроки оформления

Трудовой кодекс не устанавливает жёстких сроков, однако рекомендуется оформить новую книжку в течение 3‑5 рабочих дней с момента получения заявления и необходимых справок․ Задержка может повлечь административную ответственность по ст․ 5․27 КоАП РФ (нарушение трудового законодательства)․

Ответственность работодателя

• Неоформление новой трудовой книжки при наличии оснований – нарушение ст․ 65 ТК РФ, влечёт штраф для организации (от 30 000 до 50 000 руб․) и для должностных лиц (от 1 000 до 5 000 руб․)․
• Внесение заведомо ложных сведений в трудовую книжку – также административное правонарушение․

Альтернативные способы подтверждения трудового стажа

С 2021 г․ в России действует электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в Пенсионном фонде․ Если работник ранее имел ЭТК, при утере бумажного варианта можно:

• Получить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги» или МФЦ;
• Предоставить эту выписку новому работодателю для заполнения новой бумажной книжки (данные переносятся из электронного варианта)․

Однако, если у сотрудника никогда не было ни бумажной, ни электронной трудовой книжки, оформление новой бумажной книжки остаётся обязательным․

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить дубликат вместо новой книжки, если работник потерял её до трудоустройства?

Нет․ Дубликат выдаётся только после утраты уже существующей трудовой книжки․ При приёме на работу оформляется новая книжка․

Нужно ли заверять новую трудовую книжку печатью организации?

Согласно действующему порядку, печать ставится только если организация использует её в документообороте․ Обязательного требования о печатании нет, но подпись уполномоченного лица обязательна․

Что делать, если работник не может предоставить справки с предыдущих мест работы?

В таком случае кадровая служба делает запрос в бывшие организации․ Если ответа нет, в трудовой книжке делается запись с указанием, что сведения подтверждаются показаниями работника и иными доступными документами (например, трудовыми договорами, приказами о приёме/увольнении, если они сохранились)․

Можно ли оформить новую трудовую книжку через Госуслуги?

Прямое оформление новой бумажной трудовой книжки через Госуслуги невозможно․ Однако через портал можно получить выписку из электронной трудовой книжки, которая затем используется для заполнения бумажного варианта․

Оформление новой трудовой книжки в связи с её утерей – стандартная процедура, регламентированная статьёй 65 ТК РФ и нормативными актами Минтруда․ Ключевые моменты:

• При приёме на работу – оформляем новую трудовую книжку;
• После трудоустройства – выдаём дубликат;
• Обязательно требуем письменное заявление работника с указанием причины отсутствия документа;
• Собираем подтверждающие сведения о стаже и заполняем бланк согласно установленной форме;
• Храним заявление и выданную книжку в личном деле сотрудника․

Соблюдение этих требований позволит избежать штрафов и обеспечит корректный учёт трудовой деятельности работника, что особенно важно для последующего начисления пенсии и социальных выплат․

---

Информация актуальна на май 2026 года․ При изменениях в законодательстве рекомендуется сверяться с последними версиями ТК РФ и нормативных актов Минтруда России․