Трудовая книжка – это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж работника и его трудовые отношения с работодателем․ В 2026 году в России действуют как бумажные, так и электронные трудовые книжки, и каждый работник, который впервые трудоустраивается, обязан получить новую трудовую книжку․ Ниже приведён подробный разбор всех этапов её оформления, необходимых форм, правовых требований и типичных ошибок․
Когда нужна новая трудовая книжка?
- Первое трудоустройство – если у сотрудника ранее не было трудовой книжки․
- Утеря, порча или уничтожение старой книжки․
- Переход в новый основной работодатель, если предыдущая книжка не содержит всех записей (например, была только временная)․
- Переход из временной в постоянную работу в рамках одного и того же работодателя․
Согласно Трудовому кодексу РФ (ст․ 65), работодатель обязан оформить новую трудовую книжку по письменному заявлению работника․ В случае отсутствия такой книги работодатель может выдать справку о периоде работы, которая станет основанием для заведения новой книжки․
Формы и документы, которые нужны
Заявление работника об оформлении новой трудовой книжки
Образец заявления можно скачать в формате Word или PDF с официальных порталов:
- МойДело – https://mydeed․ru
- Госуслуги – https://www․gosuslugi․ru
В заявлении указываются:
- ФИО, дата рождения, паспортные данные․
- Причина отсутствия трудовой книжки (первое трудоустройство, утрата и т․д․);
- Сведения о предыдущем работодателе, если таковой был․
- Подпись работника и дата․
Трудовой договор (контракт)
Новый работник должен заключить письменный трудовой договор до начала работы․ В договоре фиксируются:
- Должность, место работы, должностные обязанности․
- Условия оплаты труда и график работы․
- Срок работы (постоянный, временный, контрактный)․
Электронная трудовая книжка (если применимо)
С 2024 года электронные трудовые книжки могут выдаваться не только Госуслугами, но и любыми предприятиями, которые соответствуют требованиям Федерального закона о цифровой экономике․ Для работы с электронными книжками:
- Работодатель регистрирует предприятие в системе электронных трудовых книжек․
- Сотрудник авторизуется через учетную запись «Госуслуги»․
- В системе создаётся электронный документ, который работник может скачать и распечатать․
Пошаговый алгоритм оформления
Приём на работу (если у сотрудника нет трудовой книжки)
- Работодатель в присутствии сотрудника оформляет заявление об открытии новой трудовой книжки․
- Сотрудник подписывает заявление․
- Работодатель выдает сотруднику бланк трудовой книжки (бумажный) и заполняет ьный лист․
- Сотрудник получает первую запись о приёме на работу․
- Срок выдачи – в течение 5 рабочих дней с момента подписания договора․
Оформление через Госуслуги (электронная книжка)
- Работодатель регистрируется в системе электронных трудовых книжек․
- Сотрудник авторизуется через «Госуслуги» и заполняет форму «Оформление новой трудовой книжки»․
- Работодатель подтверждает данные и подписывает электронный документ․
- Сотрудник получает электронную копию, которую можно распечатать․
Оформление через МФЦ (если требуется бумажный вариант)
- Сотрудник обращается в МФЦ с заявлением и копией паспорта․
- МФЦ выдает справку о приёме на работу (до 3 рабочих дней)․
- Работодатель использует справку для заведения новой трудовой книжки․
Что записывается в трудовую книжку?
- Дата приёма на работу․
- Должность, место работы, должностные обязанности․
- Условия оплаты труда, график работы․
- Дата увольнения (если применимо) и причина увольнения․
- Сведения о повышении квалификации, стаже и т․д․
С 2024 года в новых бланках трудовых книжек допускается использование электронных подписей и цифровых сертификатов․ Это повышает удобство и безопасность хранения документов․
Частые ошибки и как их избежать
- Неполное заполнение заявления – убедитесь, что все поля заполнены, особенно паспортные данные и причина отсутствия книжки․
- Отсутствие подписей – обе стороны (работодатель и работник) должны подписать все документы․
- Неправильный формат даты – используйте формат «дд․мм․гггг»․
- Отсутствие копии паспорта – для электронных заявлений требуется подтверждение личности․
- Сроки выдачи – не превышайте 5 рабочих дней для бумажной книжки и 3 рабочих дней для справки в МФЦ․
Где можно получить образцы и инструкции?
- Госуслуги – раздел «Трудовая книжка»․
- МойДело – шаблоны заявлений и договоров․
- Портал «Кадровик‑практик» – инструкции по заполнению ЕФС‑1․
- МФЦ – справки и рекомендации по бумажной версии․
Оформление новой трудовой книжки – это обязательный этап при первом трудоустройстве или при потере старой книги․ В 2026 году доступны как бумажные, так и электронные варианты, каждый из которых имеет свои преимущества․ Следуя приведённому алгоритму и используя официальные шаблоны, вы сможете быстро и без ошибок получить документ, подтверждающий ваш трудовой стаж․
Примечание
Все данные актуальны на 23 мая 2026 года․ При возникновении вопросов рекомендуется обращаться к официальным источникам: Госуслуги, МФЦ и МойДело․