Трудовая книжка, это основной документ, подтверждающий трудовой стаж работника в Российской Федерации․ С 2024 года внесены изменения в порядок её выдачи и ведения, однако суть процедуры оформления новой трудовой книжки осталась неизменной․ В 2026 году работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в двух ключевых случаях: при первом трудоустройстве сотрудника и при утрате, повреждении или непригодности старой книжки․ В этой статье вы найдёте полную инструкцию, образцы заявлений, правовые основания и практические рекомендации․
Когда требуется оформление новой трудовой книжки?
Согласно статье 65 Трудового кодекса РФ, работодатель обязан оформить новую трудовую книжку в следующих случаях:
- Первое трудоустройство, сотрудник никогда не работал ранее и не имеет трудовой книжки;
- Утрата книжки, документ утерян (например, при переезде, пожаре, краже);
- Повреждение книжки — страницы порваны, текст нечитаем, обложка разорвана, вода или огонь повредили документ;
- Иная причина — например, неправильное заполнение, ошибки в записи, которые невозможно исправить․
Важно! Замена трудовой книжки на новый образец не обязательна, если у сотрудника есть действующая книжка старого образца․ Работодатель продолжает вносить записи в неё, даже если она выдана до 2024 года․ Новые бланки могут изготавливать не только Гознак, но и другие организации, соответствующие требованиям ФСС и Минтруда — список производителей публикуется на официальном сайте Гознака․
Как правильно оформить заявление об оформлении новой трудовой книжки?
Заявление пишется сотрудником в свободной форме, но должно содержать обязательные элементы․ Работодатель не вправе отказать в оформлении новой книжки при наличии письменного заявления и подтверждения причины её отсутствия․
Обязательные реквизиты заявления:
- Наименование организации (полное наименование работодателя);
- ФИО руководителя (или лица, ответственного за кадровый учёт);
- ФИО, должность, подразделение работника;
- Название документа: «Заявление об оформлении новой трудовой книжки»;
- Причина оформления (первое трудоустройство / утрата / повреждение и т․д․);
- Просьба о выдаче новой трудовой книжки;
- Дата и подпись работника․
Образец заявления при первом трудоустройстве
Заявление об оформлении новой трудовой книжки (первое трудоустройство)
В _________________________
(наименование организации)
От: Фамилия Имя Отчество
Должность: _______________
Подразделение: ____________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с тем, что я трудоустраиваюсь на работу впервые и ранее не имел(а) трудовой книжки․
Приложение: паспорт, СНИЛС, документ об образовании;
Подпись: _______________
(Ф․И․О․ расшифровка)
Образец заявления при утрате или повреждении
Заявление об оформлении новой трудовой книжки взамен утерянной
В _________________________
(наименование организации)
От: Фамилия Имя Отчество
Должность: _______________
Подразделение: ____________
ЗАЯВЛЕНИЕ
Прошу оформить мне новую трудовую книжку в связи с утратой прежней, которая произошла в результате _________________ (например: пожара / кражи / несчастного случая / потери при переезде)․
Уточняю, что ранее я работал(а) в следующих организациях:
_______________ (наименование), с __․__․____ по __․__․____;
_______________ (наименование), с __․__․____ по __․__․____․
Прошу внести в новую трудовую книжку сведения о моём трудовом стаже на основании документов, которые я предоставлю (справки с предыдущих мест работы, выписки из архивов и т․д․)․
Приложение: копия паспорта, копии справок с предыдущих мест работы, копия СНИЛС․
Подпись: _______________
(Ф․И․О․ расшифровка)
Порядок оформления новой трудовой книжки работодателем
После получения заявления работодатель обязан в течение 5 рабочих дней оформить новую трудовую книжку․ Алгоритм действий:
- Приём заявления — работник подаёт письменное заявление с указанием причины․
- Проверка документов, работодатель запрашивает подтверждение стажа (справки с прошлых мест работы, архивные выписки, копии приказов и т․д․)․
- Заполнение титульного листа — вносятся ФИО, дата рождения, образование, профессия, дата оформления книжки․
- Внесение записей о трудовой деятельности — на основании предоставленных документов вносятся все периоды работы (даже если они были до 2024 года)․
- Оформление записи в книге учёта трудовых книжек — ведётся журнал учёта выданных и полученных книжек (форма № Т-2)․
- Выдача книжки работнику — под роспись в журнале выдачи․
Важно! Если работник не может предоставить документы о предыдущей работе, работодатель вносит запись только о текущем трудоустройстве․ Все предыдущие периоды могут быть подтверждены позже через Пенсионный фонд РФ или суд․
Электронная трудовая книжка: что делать, если у сотрудника только электронная?
С 2020 года в России действует возможность ведения трудовой книжки в электронном виде․ Если сотрудник:
- Никогда не имел бумажной книжки — работодатель оформляет только электронную;
- Имеет бумажную книжку — она остаётся действительной, но ведение ведётся в электронном виде (по заявлению работника);
- Утратил бумажную книжку — новая бумажная книжка оформляется только по его письменному заявлению․ В противном случае, ведётся только электронная․
Для оформления электронной трудовой книжки работнику необходимо подать заявление в Пенсионный фонд РФ через портал Госуслуги или в офисе ПФР․ Работодатель не имеет права требовать от работника выбор между бумажной и электронной формой — решение остаётся за работником․
Что делать, если работодатель отказывает в оформлении?
Отказ в оформлении новой трудовой книжки при наличии оснований — нарушение трудового законодательства․ В этом случае работник может:
- Подать письменную претензию руководителю с требованием оформить книжку;
- Обратиться в трудовую инспекцию (Роструд) с жалобой;
- Подать иск в суд о принудительном оформлении трудовой книжки и компенсации морального вреда․
Судебная практика показывает, что работники, чьи права были нарушены, получают не только оформление книжки, но и компенсацию за упущенную выгоду (например, невозможность оформить пенсию или получить кредит)․
- Заявление — обязательный документ для оформления новой трудовой книжки, даже если причина очевидна․
- Новый бланк не заменяет старый — старые книжки остаются действительными․
- Электронная книжка — не альтернатива бумажной, а дополнение — выбор остаётся за работником․
- Работодатель обязан оформить книжку в течение 5 рабочих дней после получения заявления․
- Все записи в книжке должны быть подтверждены документально — без справок и приказов вносить данные нельзя․
Соблюдение этих правил поможет избежать конфликтов, штрафов и проблем с пенсионным обеспечением․ Помните: трудовая книжка — это не просто бумага, а история вашей профессиональной жизни․ Отнеситесь к её оформлению ответственно, как работнику, так и работодателю․
Актуально на 21 мая 2026 года․ Информация основана на Трудовом кодексе РФ, приказах Минтруда и разъяснениях Пенсионного фонда РФ․