Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий трудовую деятельность гражданина. С 2021 года в России действует параллельная система: работник может вести бумажную трудовую книжку, электронную (ЭТК) или использовать оба формата одновременно. Ниже представлен пошаговый алгоритм оформления новой трудовой книжки, учитывающий актуальные требования Трудового кодекса РФ и нормативных актов Минтруда.
Подготовка необходимых документов
Прежде чем приступать к оформлению, работодатель должен собрать пакет документов от newly hired сотрудника:
- Паспорт (страница с фотографией и регистрацией);
- СНИЛС;
- ИНН;
- Документы об образовании (диплом, аттестат, сертификаты);
- Военный билет (для мужчин призывного возраста, если требуется);
- Заявление о приёме на работу (в свободной форме).
Если сотрудник – студент или специалист без официального опыта работы, бумажную трудовую книжку заводить не обязательно – достаточно оформить электронную.
Выбор формата трудовой книжки
Работодатель обязан предложить сотруднику один из следующих вариантов:
- Бумажная трудовая книжка – классический вариант, ведётся в бумажном виде;
- Электронная трудовая книжка (ЭТК) – ведётся в ПФР/СФР, доступна через личный кабинет на портале «Госуслуги»;
- Комбинированный вариант – одновременно ведётся бумажная и электронная книжка (по желанию работника).
Выбор фиксируется в трудовом договоре и подтверждается письменным заявлением сотрудника.
Оформление бумажной трудовой книжки
Если сотрудник выбрал бумажный формат, порядок действий выглядит так:
- Получение бланка – бланк трудовой книжки выдаётся работодателем (можно приобрести в канцелярии или получить от предыдущего места работы).
- Заполнение ьного листа:
- ФИО полностью;
- Дата рождения;
- Образование;
- Профессия, специальность;
- Серия и номер бланка;
- Дата заведения книжки.
- Внесение записи о приёме на работу (раздел «Сведения о работе»):
- Дата приёма;
- Наименование организации;
- Должность;
- Основание – приказ о приёме (номер и дата).
- Подписи:
- Работник расписывается в графе 13 («Выдана на руки на основании письменного заявления …») при получении книжки;
- Работодатель (или уполномоченное лицо) ставит свою подпись и печать организации.
- Хранение – трудовая книжка хранится у сотрудника; работодатель ведёт учёт выданных книжек в внутреннем журнале.
Оформление электронной трудовой книжки (ЭТК)
Электронный формат регулируется Федеральным законом № 439‑ФЗ «О страховых пенсиях» и приказами Минтруда. Основные шаги:
- Регистрация в СФР – работодатель обязан передать сведения о приёме, переводе и увольнении сотрудника в Социальный фонд России (СФР) не позднее следующего рабочего дня после события.
- Формирование электронной записи – в личном кабинете работодателя на портале «Госуслуги» создаётся запись о приёме на работу (дата, организация, должность, основание – приказ).
- Уведомление сотрудника – после загрузки данных СФР формирует извещение, которое направляется сотруднику в его личный кабинет на «Госуслугах» (можно также распечатать и выдать на руки).
- Проверка и подтверждение – сотрудник проверяет корректность внесённых сведений и подтверждает их получение (электронная подпись или кнопка «Подтвердить»).
- Дальнейшее ведение – все последующие события (переводы, награждения, увольнения) отражаются в ЭТК аналогичным образом.
Преимущества ЭТК:
- Отсутствие риска утраты или повреждения документа;
- Мгновенный доступ к выписке через «Госуслуги» или МФЦ;
- Автоматическая передача данных в ПФР/СФР для расчёта пенсии.
Заполнение ьного листа и записей в книжке
Независимо от формата, ьный лист и записи должны соответствовать следующим правилам:
- Записи делаются чернилами одного из допустимых цветов (чёрный, синий или фиолетовый);
- Текст должен быть разборчивым, без исправлений и зачёркиваний (при необходимости исправления – сделать аккуратную поправку с указанием «исправлено» и подписью);
- Записи вносятся хронологически, без пропусков лет;
- В графе 13 (для бумажной книжки) указывается фраза: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьёй 66.1 ТК РФ». Подпись сотрудника ставится при получении книжки.
Вкладыш и дубликат трудовой книжки
Если все страницы одного из разделов заполнены, к трудовой книжке прилагается вкладыш. Вкладыш является неотъемлемой частью документа и оформляется по тем же правилам, что и основная книжка (заполнение ьного листа, подписи, печать).
При утере или порче книжки выдаётся дубликат. Порядок оформления дубликата:
- Заполняется новый ьный лист (серия и номер дубликата указываются в верхнем правом углу);
- Вносятся все ранее сделанные записи (по копиям приказов, справок и т.д.);
- Ставится отметка «Дубликат» и подписи работника и работодателя;
- Дубликат регистрируется в журнале учёта трудовых книжек организации.
Сроки и ответственность
Согласно ст. 66 ТК РФ, работодатель обязан:
- Завести трудовую книжку в течение пяти рабочих дней с дня приёма на работу;
- Внести запись о приёме не позднее следующего рабочего дня после издания приказа;
- При переходе на электронный формат – передать сведения в СФР в течение одного рабочего дня после события.
Нарушение указанных сроков может повлечь административную ответственность (штрафы от 1 000 до 5 000 руб для должностных лиц и от 30 000 до 50 000 руб для организаций).
Получение выписки и копии трудовой книжки
Сотрудник в любой момент может запросить:
- Выписку из электронной трудовой книжки – через личный кабинет на «Госуслугах», в МФЦ или непосредственно в СФР;
- Копию бумажной трудовой книжки – подать письменное заявление работодателю; копия выдаётся в течение трёх рабочих дней и заверяется печатью организации.
Выписка содержит все сведения о периодах работы, должностях, переводах, награждениях и увольнениях, необходимые для подтверждения стажа при назначении пенсии, получения социальных выплат или при приёме на новую работу.
Оформление новой трудовой книжки – процесс, требующий внимательного соблюдения законодательных норм и внутренних процедур организации. Выбор между бумажным и электронным форматом остаётся за работником, но работодатель обязан обеспечить корректное ведение выбранного варианта, своевременную передачу данных в СФР и предоставление сотрудникам возможности получить выписку или копию документа. Следуя представленному алгоритму, вы минимизируете риски ошибок, штрафов и споров, а также обеспечите прозрачность и надёжность учёта трудовой деятельности ваших сотрудников.