Вопрос о том, требуется ли фиксировать в трудовой книжке период отпуска по уходу за ребёнком, часто задают как молодые родители, так и специалисты по кадровому делу. Ответ зависит от нескольких факторов: вида отпуска (медицинский, декретный, отпуск по уходу), пола работника, срока отпуска и действующего законодательства РФ.

Правовая основа

• Статья 66 Трудового кодекса РФ (ч. 3) – работодатель обязан вести трудовые книжки у всех работников, проработавших у него более пяти дней, если работа у данного работодателя является основной.
• Статья 256 ТК РФ (часть первая) – отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет полностью включается в страховой стаж (без ограничения в шесть лет).
• Федеральный закон № 323‑ФЗ от  г. – определяет порядок предоставления и оформления отпуска по уходу за ребёнком до 3 лет.
• Постановление Правительства РФ № 151 от  г. «Об утверждении Правил ведения и хранения трудовых книжек».

Какие виды отпусков подлежат записи в трудовую книжку?

Как правильно оформить запись в трудовую книжку

Шаг 1. Получить приказ работодателя

Для любого вида отпуска нужен письменный приказ, в котором указываются:

• Дата начала и окончания отпуска;
• Продолжительность в календарных днях;
• Основание (медицинская справка, свидетельство о рождении, заявление работника).

Шаг 2. Оформить запись в графе 14 и 23

Пример записи (для отпуска по уходу до 1,5 лет):

Графа 14 – 365 календарных дней
Графа 23 – 1 (наличие специального стажа)

Суммовые показатели (оклад, надбавки) в графе 14 не указываются.

Шаг 3. Подписать запись

Запись в трудовой книжке подписывается руководителем организации (или уполномоченным лицом) и ставится печать.

Особенности записи для разных категорий работников

Мать‑работник

Для матери запись обязательна, независимо от того, берёт она отпуск только по беременности и родам или продолжает его до 3 лет. Период считается в:

• страховом стаже (полностью до 1,5 лет, далее – с ограничением до 6 лет);
• трудовом стаже;
• специальном (профессиональном) стаже, если в графе 23 указано «1».

Отец‑работник

Отпуск по уходу за ребёнком, предоставляемый отцу, не отражается в трудовой книжке в большинстве случаев, однако:

• Период учитывается в страховом стаже автоматически (по данным ПФР);
• Если отец оформил неполный рабочий день (не более 50 % нормы), может быть выдан приказ о «выходе на работу на условиях неполного рабочего времени», где в графе 14 указывается количество календарных дней отпуска.

Случаи без записи в трудовую книжку

Запись в трудовую книжку не требуется, если:

• Отпуск предоставлен в виде выплаты (например, единовременная выплата по уходу за ребёнком без фактического выхода в отпуск);
• Работник находится в статусе «самозанятый» и не имеет трудовой книжки.

Почему запись важна?

• Пенсионные начисления. Периоды отпуска учитываются при расчёте страховой пенсии, а также при начислении пенсионных баллов.
• Трудовой стаж. Записанный отпуск увеличивает общий трудовой стаж, что может влиять на выплаты при увольнении, выходное пособие и т.д.
• Специальный стаж. Для некоторых профессий (врач, учитель, инженер) наличие специального стажа открывает право на досрочную пенсию.
• Трудовые права. Наличие записи упрощает процесс подтверждения стажа перед органами соцзащиты и при получении государственных льгот.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос 1. Нужно ли вносить запись, если отпуск по уходу за ребёнком длится более 1,5 лет?

Да, запись делается, но в графе 23 ставится признак «1» только до 1,5 лет. После этого периода отпуск учитывается в трудовом стаже, но в страховом стаже может быть ограничение (не более 6 лет суммарно по всем детям).

Вопрос 2. Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о декретном отпуске, а потом я взял отпуск по уходу за ребёнком?

Оформляется отдельная запись: в графе 14 указывается количество календарных дней нового отпуска, в графе 23 – признак «1». Записи не объединяются.

Вопрос 3. Можно ли оформить отпуск по уходу за ребёнком без приказа?

Нет. По ТК РФ любой отпуск, который влияет на трудовой стаж, должен быть оформлен приказом работодателя. Без приказа запись в книжку невозможна, а период не будет учитываться в стаже.

Вопрос 4. Как отразить в книжке отпуск по уходу за ребёнком, если я работаю по договору подряда и у меня нет трудовой книжки?

В таком случае запись в трудовую книжку не предусмотрена. Однако период всё равно учитывается в страховом стаже, если вы уплачиваете страховые взносы в ПФР.

Практический пример оформления

Пример 1. Мать берёт отпуск по уходу за ребёнком до 1,5 лет (365 дней).

1. Получает приказ: «О предоставлении отпуска по уходу за ребёнком до 1,5 лет с по ».
2. В графе 14 трудовой книжки вносит «365 календарных дней».
3. В графе 23 ставит «1» (наличие специального стажа).
4. Подписывает запись руководитель и ставит печать.

Пример 2. Отец берёт отпуск по уходу за ребёнком до 3 лет (730 дней) при условии частичной занятости.

1. Издаётся приказ «О предоставлении отпуска по уходу за ребёнком до 3 лет с по , с сохранением места работы и переходом на неполный рабочий день (не более 50 % нормы)».
2. В графе 14 вносится «730 календарных дней», но в графе 23 признак «1» может быть опущен (по желанию работодателя).
3. Запись подписывается, однако в некоторых организациях запись в книжку не делается – в этом случае важно сохранить копию приказа.

Отпуск по уходу за ребёнком обычно вносится в трудовую книжку, поскольку он влияет на:

• страховой и трудовой стаж;
• специальный стаж (для некоторых профессий);
• право на пенсионные и социальные выплаты.

Исключения возможны для отцов, которые берут отпуск без прерывания трудовых отношений, а также для случаев, когда отпуск оформляется как единовременная выплата без фактического выхода в отпуск. В любом случае, для надёжного учёта периода рекомендуется получить письменный приказ и, при возможности, оформить запись в трудовой книжке.

Дата публикации: . Информация актуальна на момент написания и основана на Трудовом кодексе РФ, статье 256 ТК РФ, постановлении Правительства РФ № 151 от и практических рекомендациях кадровых специалистов.