Заверенная копия трудовой книжки – это документ, подтверждающий подлинность копии записей о трудовой деятельности сотрудника. Такой документ часто требуется при оформлении банковских кредитов, виз, подачи в учебные заведения, а также в случае смены места работы, когда оригинал находится у прежнего работодателя.

Содержание статьи

1. Правовая база
2. В каких случаях нужна заверенная копия
3. Порядок заверения копии трудовой книжки
4. Образец записи о заверении
5. Электронная трудовая книжка (форма СТД‑Р)
6. Обязанности работодателя и сотрудника
7. Типичные ошибки при заверении
8. Часто задаваемые вопросы

Правовая база

Законодательные акты, регулирующие процесс заверения копий трудовой книжки:

• Трудовой кодекс РФ (ст. 71) – работодатель обязан выдавать копию или выписку из трудовой книжки по письменному заявлению работника в течение трех рабочих дней;
• Приказ Минтруда России от № 442н – устанавливает форму и порядок оформления копий трудовых книжек.
• ГОСТ Р 7.0.97‑2016 – регламентирует оформление штампов и печатей, используемых при заверении.

С 2024 года в России активно внедряется электронная трудовая книжка (форма СТД‑Р), которую также можно заверять в электронном виде через портал «Госуслуги».

Когда нужна заверенная копия трудовой книжки

Заверенная копия требуется в следующих ситуациях:

• Подача документов в банк (кредит, ипотека, открытие счета).
• Оформление визы или загранпаспорта.
• Поступление в учебные заведения (вуз, колледж).
• Трудоустройство в новой организации, если оригинал находится у прежнего работодателя.
• Участие в государственных программах (социальные выплаты, пенсионные начисления).

Если копия нужна для внутренних целей (например, в подразделении той же организации), достаточно указать «Работает по настоящее время», без печати.

Порядок заверения копии трудовой книжки

Процедура заверения регулируется приказом работодателя и следующими обязательными шагами:

Подготовка заявления сотрудника

Сотрудник подаёт письменное заявление, в котором указывает:

1. ФИО, должность, подразделение;
2. Цель получения копии (банк, визовый центр и т.п.);
3. Количество копий.

Составление копии

Копия делается на оригинальном листе, полностью воспроизводя все записи, включая подписи и печати. На последней странице оригинала делается отметка о том, что копия выполнена в полном объёме.

Оформление заверения

На первой странице копии (или на обороте последней заполненной страницы) делается запись о заверении. Обязательные элементы:

• Текст «Заверено» (или «Копия заверена»);
• Указание места и даты заверения (например, «Москва, »);
• Должность лица, заверяющего документ (директор, главный бухгалтер, специалист отдела кадров);
• Подпись с расшифровкой (например, И. Иванов / Иван Иванович Иванов);
• Печать организации, частично перекрывающая штамп (по ГОСТу печать должна заходить на край копии).

Выдача копии сотруднику

Согласно ТК РФ, работодатель обязан выдать заверенную копию в течение трёх рабочих дней со дня получения заявления. Копия предоставляется безвозмездно.

Образец записи о заверении (2026 год)

Заверено
Всего прошито, пронумеровано и скреплено печатью 2 листа.
Место и дата: Москва, 
Должность: Директор ООО «Пример»
Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: П. Петров / Петр Петрович Петров
Печать: (отпечаток печати, часть оттиска заходит на пломбу)

Вариант записи для внутреннего использования (без печати):

Заверено
Место и дата: Санкт‑Петербург, 
Должность: Руководитель отдела кадров
Подпись: ______________________
Расшифровка подписи: А. Смирнова / Анна Сергеевна Смирнова

Электронная трудовая книжка (форма СТД‑Р)

Электронная трудовая книжка (ЭТК) хранится в системе «Госуслуги». При необходимости получения копии:

1. Сотрудник заходит в личный кабинет Госуслуги и выбирает услугу «Получить копию электронной трудовой книжки».
2. Заполняет форму запроса, указывает цель получения копии.
3. Работодатель (или уполномоченный сотрудник) подтверждает запрос в системе, ставит электронную подпись и печать.
4. Копия в формате PDF готова к скачиванию и может быть распечатана.

Электронная копия считается заверенной, если она подписана электронной подписью работодателя и содержит отметку о печати (скан печати).

Обязанности работодателя и сотрудника

Типичные ошибки при заверении

• Отсутствие печати – без печати копия считается неполно заверённой и может быть отклонена.
• Неправильный шрифт или орфография – в записи о заверении допускаются только разборчивые печатные или рукописные шрифты.
• Неуказание места и даты – обязательный элемент, без него запись считается недействительной.
• Отсутствие расшифровки подписи – в случае, если подпись неочевидна, требуется полное ФИО.
• Неполный перечень листов – необходимо указать точное количество листов, прошитых и пронумерованных.

Часто задаваемые вопросы

Нужно ли платить за заверенную копию?

Согласно Трудовому кодексу, копия трудовой книжки предоставляется безвозмездно. Платные услуги могут быть связаны только с нотариальным заверением, если это требуется сторонним учреждением.

Можно ли заверить копию у нотариуса?

Да, если организация требует нотариального заверения. Однако в большинстве случаев достаточно внутреннего заверения работодателем, поскольку в законе это считается достаточным.

Сколько времени действительна заверенная копия?

Копия считается действительной, пока не будет внесено изменение в оригинал (например, новое место работы). При изменении записей в оригинале необходимо запросить новую заверенную копию.

Что делать, если в оригинале есть ошибка?

Сотрудник обязан обратиться к работодателю с заявлением об исправлении. После исправления запись в оригинале может быть заверена заново.

Как получить копию, если оригинал находится у прежнего работодателя?

Необходимо направить письменный запрос в прежнюю организацию. По закону прежний работодатель обязан выдать копию в течение трёх рабочих дней.

Заверение копии трудовой книжки – процесс, который регулируется чётким набором нормативных актов. Соблюдение всех требований (правильный шаблон, подпись, расшифровка, печать и указание даты) гарантирует, что копия будет принята в любой официальной инстанции, будь то банк, визовый центр или учебное заведение. При переходе на электронную трудовую книжку порядок упрощается, но основные принципы (подтверждение подлинности подписью работодателя) остаются теми же.

Помните: своевременное и корректное оформление копии экономит ваше время и избавляет от лишних бюрократических проволочек.