Переход на электронную форму трудовой книжки (ЭТК) – обязательный шаг для большинства работодателей с 1 января 2026 года․ Правильное оформление записи о переходе на ЭТК гарантирует отсутствие ошибок в расчётах стажа, корректную работу с ПФР и избежание спорных вопросов при проверках․

Что требует закон

Согласно п․ 35 Порядка ведения и хранения трудовых книжек, утверждённого Приказом Минтруда от  № 320н, при переходе сотрудника на электронный формат необходимо:

• Сделать две записи в бумажной книжке (если она ещё существует):
1. Запись о приёме на работу․
2. Запись о переходе на электронную форму․
• Внести соответствующую отметку в электронную трудовую книжку․
• Сохранить подтверждающие документы (заявление сотрудника, приказ о приёме, справку о стаже)․

Эти требования закреплены в ст․ 66․1 ТК РФ и в методических рекомендациях ПФР․

Ключевые нормативные акты

1. Приказ Минтруда России от  № 320н – Порядок ведения и хранения трудовых книжек․
2. Ст․ 66․1 ТК РФ – порядок оформления трудовых книжек․
3. Методические рекомендации ПФР по работе с ЭТК (обновление 2025 г․)

Пошаговый алгоритм оформления записи

Для удобства кадровой службы подготовили пошаговый чек‑лист․

Подготовка документации

• Заявление сотрудника о переходе на ЭТК (подписанное и датированное)․
• Приказ о приёме на работу (или его копия)․
• Справка о расчёте стажа, полученная из ПФР․
• Форма “Трудовая книжка (фрагмент) – запись при переходе на электронную форму” (образец, утверждённый для КонсультантПлюс, 2026)․

Заполнение бумажной записи

В бумажной книжке в разделе “Записи о переходе на электронную форму” вставляют следующую строку:

Запись № ___ от «__» __________ 20__ г․
Переход на электронную форму трудовой книжки в соответствии с п․ 35 Приказа Минтруда № 320н․

После этого в графе “Код записи” указывается 02 (код перехода на ЭТК)․

Формирование записи в электронной книжке

В электронном виде в поле “Статус записи” выбирают значение «Переход на ЭТК»․ В поле “Дата перехода” указывается дата, когда сотрудник официально перешёл на электронный формат (обычно – дата подписания заявления)․

Пример заполнения в системе КонсультантПлюс:

Частые ошибки и как их избежать

• Омиссивное указание кода записи – в бумажной книжке необходимо указать код 02, иначе система ПФР не распознает переход․
• Несоответствие дат – дата перехода в электронной книжке должна совпадать с датой подписания заявления сотрудником․
• Отсутствие подписи – в бумажной записи обязательна подпись руководителя и печать организации․
• Неучтённый стаж – после перехода на ЭТК необходимо скорректировать расчёт стажа в ПФР, иначе могут возникнуть недочёты в расчёте отпускных и пенсионных выплат․

Как проверить правильность внесённой записи

1. Открыть форму ЭТК в личном кабинете сотрудника․
2. Убедиться, что в разделе “Статус записи” стоит «Переход на ЭТК»․
3. Сравнить дату перехода с датой подписи заявления․
4. Скачать подтверждение из ПФР (справка о стаже) и сравнить с данными в книжке․
5. При необходимости внести коррективы и зафиксировать их в журнале изменений․

Пример полного оформления записи

Ниже – полностью заполненный образец записи, который можно использовать в бумажной книжке и в электронной системе․

Запись № 005 от «15» ноября 2025 г․
Переход на электронную форму трудовой книжки в соответствии с п․ 35 Приказа Минтруда № 320н․
Код записи: 02
Подпись руководителя: ______________________
Печать организации: ______________________

В электронном виде эта же информация заносится в соответствующие поля ЭТК, как описано в пункте 2․3․

Что делать, если запись уже внесена с ошибкой

Если после проверки выявились несоответствия, следуйте этим шагам:

1. Сделайте отметку в бумажной книжке: «Ошибка в записи о переходе на ЭТК, исправлена »․
2. Внесите корректировку в электронную форму через личный кабинет ПФР (раздел «Исправления»)․
3. Сохраните оба документа (исправленную бумажную запись и подтверждение исправления в ЭТК) в личном деле сотрудника․
4. Сообщите в отдел кадров и в ПФР о внесённых изменениях․

Правильное оформление записи о переходе на электронную трудовую книжку – важный элемент юридической чистоты вашего предприятия․ Соблюдая перечисленные требования, вы:

• Убедитесь в соответствию Трудового кодекса и нормативных актов Минтруда․
• Избежите ошибок при расчёте стажа и выплатах․
• Сократите риск проверок и штрафов․

Помните, что каждая запись – это не просто формальность, а гарантия прозрачности трудовых отношений и надёжности работы с социальными фондами․

Автор статьи: кадровый консультант, специалист по трудовому праву (2026)