Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность гражданина. Именно поэтому к ее заполнению предъявляются строгие требования. Одним из самых частых вопросов, с которым сталкиваются кадровики, является оформление переименования организации или структурного подразделения. Нужно ли присваивать порядковый номер такой записи? Давайте разберемся в этом вопросе подробно, опираясь на действующие нормативные акты.
Главное правило: нумеровать или нет?
Ответ на этот вопрос однозначен: запись о переименовании организации в трудовой книжке нумеровать не нужно.
Согласно пункту 3.2 Инструкции по заполнению трудовых книжек (утвержденной Постановлением Минтруда России от № 69), при изменении наименования организации об этом делается отдельная строка в графе 3 раздела «Сведения о работе», без указания порядкового номера и даты.
Многие кадровики по ошибке проставляют номер и дату в графах 1 и 2, приравнивая переименование к приему на работу или переводу. Это является нарушением. Переименование работодателя не меняет сущности трудового договора, работник продолжает трудиться на той же должности, просто у компании меняется юридическое наименование или организационно-правовая форма.
Как правильно оформить запись пошагово
Чтобы избежать ошибок и нарушений, следует придерживаться четкого алгоритма внесения записи о переименовании:
Шаг 1. Внесение записи в графу 3
В графе 3 раздела «Сведения о работе» необходимо написать факт переименования. Формулировка должна быть четкой и содержать следующую информацию:
- Прежнее наименование организации;
- Дата, с которой произошло переименование;
- Новое наименование организации;
- Основание для переименования (приказ или распоряжение работодателя, либо запись о государственной регистрации изменений в ЕГРЮЛ).
Пример текста в графе 3: «Закрытое акционерное общество «Рассвет» (ЗАО «Рассвет») с переименовано в Акционерное общество «Рассвет» (АО «Рассвет»), запись о переименовании организации внесена на основании приказа от № 24-к».
Шаг 2. Оформление граф 1 и 2
Как уже было сказано, графа 1 (порядковый номер записи) и графа 2 (дата внесения записи) при переименовании работодателя остаются пустыми. Не нужно вписывать туда дату приказа или дату регистрации изменений в налоговой.
Шаг 3. Заполнение графы 4
В графе 4 указывается реквизиты документа, на основании которого внесена запись. Обычно это приказ (распоряжение) работодателя о приведении штатного расписания и других локальных актов в соответствие с новым наименованием.
Пример записи в графе 4: «Приказ от № 24-к».
Переименование отдела (структурного подразделения)
Отдельно стоит отметить переименование отдела или структурного подразделения. Если в трудовом договоре работника указано конкретное структурное подразделение, и оно было переименовано, это также отражается в трудовой книжке.
Нужно ли нумеровать запись о переименовании отдела? Нет, правило здесь действует точно такое же, как и при переименовании всей организации. Запись о переименовании отдела вносится отдельной строкой в графе 3 без пронумеровки и даты.
Однако важно различать переименование отдела и перевод работника в другой отдел. Если меняется только название подразделения, но суть работы и место остаются теми же, это переименование (без номера). Если же работника фактически переводят в другое подразделение — это перевод, который подлежит обязательной нумерации и проставлению даты в графах 1 и 2.
Частые ошибки и как их исправить
На практике часто встречаются ситуации, когда кадровик по незнанию пронумеровал запись о переименовании. Как быть в этом случае?
- Если запись только что внесена: лучше ее признать недействительной по общим правилам (поставить следующий порядковый номер, написать «Запись за номером таким-то недействительна») и ниже сделать правильную запись без номера.
- Если ошибка обнаружена спустя время: можно оставить всё как есть, так как это не нарушает права работника и не искажает его стаж, однако является технической ошибкой. Для приведения документа в идеальный порядок можно внести исправляющую запись.
Также помните, что сведения о временных переводах в трудовую книжку не вносятся. Но если временный перевод стал постоянным (согласно ч;1 ст. 72.2 ТК РФ), то после окончания срока временного перевода необходимо сделать запись о постоянном переводе, и вот она уже обязательно нумеруется и датируется.
Резюме
Правильное оформление трудовой книжки — залог отсутствия проблем у работника при оформлении пенсии или на новом месте работы. Запомните главное:
- Переименование организации или отдела — это не перевод и не прием.
- Запись о переименовании вносится в графу 3 отдельной строкой.
- Графы 1 и 2 (номер и дата) при переименовании работодателя остаются пустыми.
- В графе 4 обязательно указывается документ-основание (приказ).
Соблюдение этих простых правил позволит вам грамотно вести кадровый учет и избегать ненужных вопросов от проверяющих органов и самих сотрудников.