Перевод сотрудника на другую должность, в т.ч. на позицию главного бухгалтера, — распространённая кадровая процедура. Однако её правильное оформление, особенно в части внесения записи в трудовую книжку, часто вызывает вопросы у работодателей и самих сотрудников. В этой статье разберём все нюансы: когда запись обязательна, как её правильно сделать и какие документы для этого нужны.

Ключевой принцип: постоянный перевод требует записи

Согласно действующему Порядку ведения и хранения трудовых книжек (утверждён Приказом Минтруда России), в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах на другую работу.

• Временный перевод (например, на период отпуска основного главного бухгалтера) в трудовую книжку не фиксируется. Сотрудник продолжает числиться на своей прежней должности.
• Постоянный перевод (с изменением условий трудового договора) обязательно оформляется записью в трудовой книжке.

Пошаговая инструкция по оформлению перевода на главного бухгалтера

Для законного и корректного перевода необходимо выполнить несколько последовательных действий.

Шаг 1: Издание локального нормативного акта (при необходимости)

Если введение или изменение позиции «главный бухгалтер» требует корректировки штатного расписания (ШР), это нужно сделать в первую очередь.

• Если должность «главный бухгалтер» уже есть в ШР, и оклад сотрудника не меняется, ШР трогать не нужно.
• Если это новая позиция или меняется размер оплаты труда, ШР подлежит изменению приказом руководителя организации.

Шаг 2: Издание приказа (распоряжения) о переводе

Основанием для записи в трудовой книжке является приказ (распоряжение) работодателя. Он должен содержать:

• Дату и номер документа.
• ФИО сотрудника.
• Старую должность (например, «Бухгалтер»).
• Новую должность («Главный бухгалтер»).
• Название структурного подразделения (если меняется).
• Дату, с которой действует перевод (дату фактического начала работы на новой должности).
• Основание для перевода (например, «в связи с переходом на постоянную работу»).

Для перевода, связанного с увольнением по старому месту и приёмом на новое (редкий случай при переводе внутри одной организации), может использоваться форма Т-8;

Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку

Запись вносится не позднее недельного срока со дня издания приказа. Заполняется раздел «Сведения о работе» (обычно это первая страница после титульного листа).

Образец записи о постоянном переводе на должность главного бухгалтера:

Важно: если структурное подразделение не меняется, в графе 3 можно указать только новую должность. Если меняется отдел/департамент — указывается и подразделение.

Что ещё важно помнить? Частые ошибки

1. Отсутствие приказа. Запись без документального основания (приказа) не имеет юридической силы;
2. Неправильный срок. Запись должна быть внесена в течение 5 рабочих дней (часто ошибочно называют неделю, но в законе указаны рабочие дни).
3. Путаница с временным переводом. Нельзя вносить запись о временном замещении или временном переводе. Это искажает стаж и должность работника.
4. Несоответствие данных. Название должности в записи должно полностью соответствовать названию в приказе и штатном расписании.
5. Забыли про уведомление. Сотрудник должен быть ознакомлен с приказом о переводе и с записью в трудовой книжке под роспись.

Чтобы корректно оформить перевод на главного бухгалтера:

1. Определите, является ли перевод постоянным.
2. При необходимости внесите изменения в штатное расписание.
3. Издайте приказ о переводе с чёткими реквизитами и датами.
4. Внесите запись в трудовую книжку сотрудника на основании приказа, соблюдая сроки и форму.
5. Ознакомьте сотрудника с приказом и записью под роспись.

Соблюдение этих правил защитит и интересы работодателя, и работника, обеспечив юридическую чистоту кадрового документа.

Примечание: Данная статья носит информационно-справочный характер. В сложных ситуациях или при наличии споров рекомендуется консультация с юристом по трудовому праву.