Самое главное помнить: Трудовая книжка (бумажная или электронная), это ключевой документ для подтверждения страхового стажа работника, от которого напрямую зависит расчет пособий, в т;ч. по временной нетрудоспособности (больничному), которые выплачивает Социальный фонд России (СФР), объединивший в себе функции ПФР и ФСС с 2023 года.
Почему ФСС (СФР) запрашивает трудовые книжки?
Социальный фонд проводит плановые и внеплановые проверки правильности начисления и выплаты страховых пособий; Одним из основных документов для проверки является трудовая книжка. Она подтверждает:
- Общий и страховой стаж работника.
- Периоды работы, подлежащие страхованию в СФР.
- Основания для начисления больничного (например, стаж более 6 месяцев для первого года работы).
Типичная ситуация: При проверке расходов на больничные СФР может затребовать трудовые книжки уволенных сотрудников, за которых работодатель уже не несет ответственность. Это создает проблему, если при увольнении копии документов не были оставлены в организации.
Что делать, если бумажная трудовая книжка уволенного сотрудника отсутствует?
Если оригинал бумажной трудовой книжки удерживается у работника (как и положено по закону), а у работодателя нет ее копии, необходимо подтвердить стаж иными документами. Согласно разъяснениям Минтруда (письмо от № 14-6/ООГ-9289) и ФСС, для этого подходят:
- Справки с предыдущих мест работы — выписки из трудовых книжек или справки, содержащие сведения о периоде работы, должности, основании увольнения.
- Копия трудовой книжки, если она была сделана и заверена у работодателя на момент увольнения (это лучший вариант).
- Иные документы, содержащие сведения о работе: приказы о приеме на работу и об увольнении, трудовые договоры, расчетные листки, выписки из штатного расписания, документы о страховом стаже из СФР (например, по запросу работника).
Важно: Эти документы должны быть надлежащим образом оформлены и заверены (если это копии). СФР может запросить их в рамках проверки.
Электронная трудовая книжка (ЭТК): новая реальность
С 1 января 2020 года работодатели обязаны представлять в СФР сведения о трудовой деятельности работников для формирования электронных трудовых книжек (п. 2 ст. 66.1 ТК РФ). Это изменило порядок работы:
- Прием на работу: Если у работника уже есть ЭТК, работодатель обязан запросить и получить сведения о его трудовой деятельности через СФР (ранее — через ПФР).
- Увольнение: Работодатель обязан внести запись об увольнении в ЭТК через СФР в течение 3 рабочих дней со дня увольнения (ранее — через форму СЗВ-ТД).
- Отчетность: Форма СЗВ-ТД была отменена. Сведения о трудовой деятельности теперь сдаются в составе отчета ЕФС-1 (Раздел 1, подраздел 1.1).
Как работнику посмотреть свою электронную трудовую книжку?
Работник может ознакомиться со своими сведениями в ЭТК через:
- Личный кабинет на портале Госуслуг (требуется подтвержденная учетная запись).
- Личный кабинет на сайте Социального фонда России (СФР).
Практические шаги для работодателя при запросе ФСС (СФР)
Если в ваш адрес поступил запрос от СФР о предоставлении трудовых книжек уволенных сотрудников:
- Оцените запрос: Уточните, за какие периоды и по каким сотрудникам нужны документы.
- Поиск документов:
- Проверьте архив (бумажный или электронный) на наличие копий трудовых книжек, справок, приказов.
- Если у работника была бумажная трудовая книжка, попробуйте связаться с ним и попросить предоставить копию или выписку.
- Если у работника была электронная трудовая книжка, сведения о его стаже хранятся в СФР. Вы можете (через свой кабинет СФР или по запросу) получить выписку из ЭТК, но это может быть сложнее, чем для бумажного носителя.
- Подготовьте ответ: Соберите все имеющиеся документы, подтверждающие трудовую деятельность (справки, копии приказов). Составьте письменный ответ на запрос СФР с приложением копий документов.
- Обратитесь в СФР: Если у вас нет никаких документов, обратитесь в отделение СФР с письменным запросом о предоставлении сведений о стаже конкретного работника. СФР обязан предоставить выписку из электронной трудовой книжки (если она велась) на основании заявления работника или по решению суда. В противном случае вам нужно будет искать иные доказательства (свидетельские показания, документы из архивов и т.д.).
Ключевые выводы и рекомендации
- Всегда оставляйте копии. При увольнении делайте заверенные копии трудовой книжки (бумажной) или фиксируйте факт внесения записи об увольнении в ЭТК (скриншот/отчет из СФР).
- Ведите архив. Храните все кадровые документы (приказы, договоры, справки) в течение 75 лет (срок хранения по ТК РФ и законодательству об архивном деле).
- Используйте ЭТК. Активно работайте с электронными трудовыми книжками через личные кабинеты СФР. Это упрощает отчетность и получение сведений.
- Сдавайте отчетность правильно. Убедитесь, что все сведения о трудовой деятельности сотрудников (прием, увольнение, переводы) своевременно и без ошибок отражаются в ЕФС-1.
- Знайте свои права. Если СФР запрашивает документы, которые у вас отсутствуют по независящим от вас причинам, письменно объясните это в ответе и предложите альтернативные способы подтверждения стажа.
Официальные источники для уточнения: Сайты Минтруда России и Социального фонда России (СФР), где публикуются актуальные разъяснения, формы документов и инструкции по ведению электронных трудовых книжек и сдаче отчетности.
Статья составлена на основе анализа актуальной практики и официальных разъяснений на 2026 год. Законодательство может меняться, поэтому для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется консультироваться с юристом.