Вопрос о том, как правильно оформить запись о переводе работника с совместительства на постоянную работу в трудовой книжке, часто возникает у кадровых специалистов и самих сотрудников. Ниже приведена подробная инструкция, основанная на актуальных положениях Трудового кодекса РФ (ТК РФ) и практических рекомендациях.
Что такое совместительство?
Совместительство – это форма трудовой деятельности, при которой работник одновременно работает на основной (постоянной) работе и на дополнительной работе, не превышающей 25 % от общей трудовой нагрузки. В трудовом законодательстве совместительство рассматривается как отдельный вид трудовой деятельности, но записи о нем в трудовой книжке ведутся только по месту основной работы.
Когда вносится запись о совместительстве?
- При приёме на работу по совместительству – если работник уже имеет постоянную работу в другой организации, запись о совместительстве в трудовой книжке может быть внесена по желанию работника. Это не обязательное требование, но часто оформляется для полноты кадрового учета.
- При переводе на постоянную работу – запись о совместительстве в трудовой книжке будет актуальной до момента перехода на постоянную работу. После перевода она заменяется записью о новой постоянной работе.
Как оформить перевод с совместительства на постоянную работу?
Перевод с совместительства на постоянную работу считается переводом на другую постоянную работу (статья 66 ТК РФ, часть 4). В трудовой книжке вносится новая запись, а старая – закрывается. Ниже приведён пошаговый алгоритм.
Подготовка документов
- Приёмная записка (договор о приёме на работу) с указанием должности, места работы, даты начала работы.
- Справка о предыдущей работе (если перевод из совместительства в другую организацию).
- Письменное заявление работника о переводе (необязательно, но рекомендуется).
- Печать организации, подписи ответственного за кадровый учёт и владельца трудовой книжки.
Заполнение раздела «Сведения о работе»
В разделе «Сведения о работе» вносится новая запись. Ниже пример заполнения:
| № записи | Дата | Сведения о приёме на работу | Перевод на другую постоянную работу |
|---|---|---|---|
| 1 | Приём на работу в ООО «Ромашка» в должности менеджер по продажам | ||
| 2 | Перевод с совместительства в ООО «Ромашка» в должности менеджер по продажам |
Если работник переводится из другой организации, в поле «Перевод на другую постоянную работу» указывается дата перевода и сведения о предыдущей работе.
Закрытие записи о совместительстве
В той же строке, где вносится новая запись о постоянной работе, ставится отметка о закрытии записи о совместительстве (статья 66 ТК РФ, часть 4). В поле «Перевод на другую постоянную работу» указывается дата закрытия совместительства.
Электронная трудовая книжка (ЭФС‑1)
Для электронных трудовых книжек правила аналогичны бумажным, но запись производится в системе 1С:ЗУП или другой кадровой системе. Важно:
- В справочнике «Коды ОКЗ» должна быть указана запись «Перевод с совместительства на постоянную работу».
- При заполнении электронного документа указывайте дату перевода, должность, место работы и код ОКЗ.
- Система автоматически закрывает запись о совместительстве и открывает новую запись о постоянной работе.
Практические советы
- Планируйте запись заранее. Если работник планирует перевод, оформите заявление за 5–10 дней до даты перехода.
- Соблюдайте последовательность. Сначала вносится запись о приёме на работу, затем – перевод с совместительства.
- Проверяйте наличие печати и подписи. Для юридической силы записи в трудовой книжке необходима печать организации и подписи ответственного за кадровый учёт и владельца книжки.
- Не забывайте о закрытии записи о совместительстве. Оставьте пустое поле «Перевод на другую постоянную работу» только если работник продолжает совместительство.
- Сохраняйте копии документов. Для внутреннего контроля храните копии приёма, перевода и заявления работника.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли переводить работника без письменного заявления? Да, но рекомендуется оформлять заявление для прозрачности и подтверждения согласия.
- Что делать, если работник не согласен с переводом? Перевод должен быть согласован с работником; в противном случае запись в трудовой книжке не будет внесена.
- Как оформить перевод в случае, если работник одновременно работает на двух постоянных работах? В таком случае в трудовой книжке будет две записи о постоянной работе, но каждая из них должна быть оформлена отдельно.
- Можно ли закрыть запись о совместительстве без перевода? Да, если работник прекращает совместительство, но продолжает работать на основной работе.
Перевод с совместительства на постоянную работу в трудовой книжке – это важный этап кадрового учёта, требующий соблюдения формальных требований ТК РФ. Следуя приведённой инструкции, вы сможете корректно оформить запись, избежать ошибок и обеспечить юридическую чистоту кадровой документации.
Если у вас возникли дополнительные вопросы, обратитесь к специалисту по кадрам или в службу поддержки 1С:ЗУП.