Трудовая книжка — это основной документ, подтверждающий трудовую деятельность гражданина․ Особое внимание следует уделять правильному оформлению записей при изменении статуса перевода сотрудника с временного на постоянный․ В данной статье мы подробно рассмотрим все нюансы этой процедуры․
Почему это важно?
Неправильное оформление записи о переводе может привести к:
- Проблемам при проверке трудовой книжки
- Возникновению спорных ситуаций с сотрудниками
- Трудностям при оформлении пенсии и других социальных выплат
- Административной ответственности для работодателя
Правильный порядок оформления
Этап временного перевода
При оформлении временного перевода:
- Издается приказ о временном переводе (с указанием срока)
- Сотрудник знакомится с приказом под подпись
- Запись в трудовую книжку не вносится
- В личную карточку (форма Т-2) вносится запись о временном переводе
«С по переведен временно на должность бухгалтера на период отпуска основного работника․ Основание: приказ от № 45-к»
Этап признания временного перевода постоянным
Когда принимается решение о переводе на постоянной основе:
- Издается приказ о постоянном переводе
- Сотрудник знакомится с приказом под подпись
- Вносится соответствующая запись в трудовую книжку
- В личную карточку вносится аналогичная запись
Как правильно внести запись в трудовую книжку
При признании временного перевода постоянным в трудовую книжку вносится следующая запись:
| № записи | Дата | Сведения о приеме на работу, переводе, увольнении (с указанием причин и со ссылкой на статью, пункт закона) | Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись |
|---|---|---|---|
| 3 | Переведен на должность бухгалтера | Приказ от № 45-к о временном переводе, приказ от № 67-к о постоянном переводе |
1․ В графе 2 указывалась дата первоначального временного перевода
2․ В графе 3 писалось «Переведен на должность [название должности]»
3․ В графе 4 указывались реквизиты обоих приказов — о временном и о постоянном переводах
Типичные ошибки и как их избежать
Ошибка 1: Не указание даты временного перевода
Неправильно: Указывается только дата постоянного перевода
Правильно: Указываеться дата начала временного перевода (даже если запись о нем не вносилась в трудовую)
Ошибка 2: Отсутствие ссылок на оба приказа
Неправильно: Указывается только приказ о постоянном переводе
Правильно: Указываются оба приказа — о временном и о постоянном переводах
Ошибка 3: Внесение записи о временном переводе
Неправильно: Вносится запись о временном переводе в трудовую книжку
Правильно: Запись о временном переводе вносится только в личную карточку
Дополнительные рекомендации
Ознакомление работника
С каждой вносимой записью о переводе работодатель обязан:
- Ознакомить работника под подпись
- Сделать аналогичную запись в личной карточке (форма Т-2)
- Хранить копии приказов и подписи работника
Сроки хранения документов
Приказы о переводе должны храниться:
- Не менее 75 лет — для государственных и муниципальных архивов
- Не менее 5 лет — для работодателя
Электронный формат
С 1 сентября 2021 года записи в трудовую книжку можно вносить в электронном виде с последующей выдачей бумажного носителя по требованию работника․
Что делать, если временный перевод не стал постоянным?
Если по истечении срока временного перевода сотрудник возвращается на прежнюю должность:
- Издается приказ о возвращении на прежнюю должность
- В личную карточку вносится запись о возвращении
- В трудовую книжку запись не вносится (так как это не постоянный перевод)
Ответственность работодателя
За неправильное оформление трудовой книжки предусмотрена ответственность:
- Административная: штраф от 30 000 до 50 000 рублей (ч․ 1 ст․ 5․27 КоАП РФ)
- Материальная: компенсация морального вреда сотруднику
- Дисциплинарная: замечание, выговор, увольнение
Правильное оформление перевода сотрудника с временного на постоянное — это не только требование закона, но и залог доверия между работником и работодателем․ Следуя приведенным рекомендациям, вы сможете избежать ошибок и обеспечить правильное ведение трудовых книжек в вашей организации․
Помните: Трудовая книжка — это документ строгой отчетности․ Все записи должны быть точными, полными и своевременными․