Перевод сотрудника на другую постоянную работу у того же работодателя (внутри компании) – одна из типовых кадровых процедур. Правильное оформление записи в трудовой книжке (ТК) обязательно по Трудовому кодексу РФ и Порядку ведения и хранения трудовых книжек, утверждённому приказом Минтруда России от № 320н. Ниже – пошаговое руководство, образцы записей и часто задаваемые вопросы.

Нормативная база

• ТК РФ, ст. 72 – определяет понятие «перевод на другую постоянную работу» и перечисляет три основания:
  • изменение трудовой функции;
  • изменение места работы (структурного подразделения);
  • изменение условий труда (например, переход на удалённую работу).
• Порядок ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н) – п. 9 и п. 10 устанавливают:
  • Запись о переводе вносится на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя;
  • Срок внесения – не позднее 5 рабочих дней с даты издания приказа;
  • Заполняются графы 1‑4 (номер записи, дата, сведения о работе, основание).

Последовательность действий при переводе

1. Издание приказа о переводе – документ должен содержать:
   • ФИО сотрудника;
   • Текущую должность и структурное подразделение;
   • Новую должность и подразделение (или указание «без изменения подразделения» при смене только функции);
   • Дата вступления перевода в силу;
   • Основание (например, «в связи с изменением трудовой функции»);
   • Номер и дата приказа.
2. Ознакомление сотрудника с приказом – под роспись в течение 3 рабочих дней.
3. Внесение записи в трудовую книжку – кадровый специалист (или ответственное лицо) заполняет графы ТК в соответствии с п. 9‑10 Порядка.
4. Уведомление ПФР и ФСС (при необходимости) – если перевод сопровождается изменением страховых взносов.
5. Хранение приказа – в личном деле сотрудника не менее 50 лет.

Как заполнить графы трудовой книжки

Важно: если перевод осуществляется внутри одного юридического лица (то есть смена только подразделения или функции), наименование организации в графе 3 не меняется. При переводе к другому работодателю (внешний перевод) в графе 3 указывается полное наименование нового работодателя.

Образец записи о переводе на другую должность в том же подразделении

Переведен в отдел продаж на должность старшего менеджера по работе с ключевыми клиентами.
Согласно приказу № 45‑к от «О переводе Иванова И.И. на другую постоянную работу».

Примечание: запись делается одной строкой (или несколькими строками, если необходимо), но без пустых строк между графами.

Образец записи при переводе в другое структурное подразделение

Переведен из отдела логистики в отдел закупок на должность ведущего специалиста по закупкам.
Согласно приказу № 48‑л от «О переводе Петрова С.А. на другую постоянную работу».

Частые ошибки и как их избежать

• Пропуск срока внесения – запись должна быть сделана не позже 5 рабочих дней. Рекомендуется вести журнал приказов и отмечать дату внесения в ТК.
• Неправильное указание основания – в графе 4 обязательно номер и дата приказа; ссылка только на «распоряжение» без номера считается неполной.
• Дублирование наименования подразделения – если подразделение не меняется, его повторно указывать не нужно; Однако некоторые организации дублируют для наглядности – это не является ошибкой, но избыточно.
• Отсутствие подписи ответственного лица – хотя в ТК подпись не ставится, приказ о переводе должен быть подписан руководителем и заверен печатью организации;
• Неучёт изменений в трудовой функции – при смене только функций (например, с бухгалтера на аналитика) всё равно оформляется перевод, и запись вносится аналогично.

Проверка готовности записи

После внесения записи рекомендуется выполнить следующую проверку:

1. Сверка номера записи с предыдущей записью (должен идти подряд).
2. Проверка даты записи – не раньше даты приказа и не позже 5‑го рабочего дня после него.
3. Наличие полных реквизитов приказа (номер, дата, наименование документа).
4. Соответствие формулировки в графе 3 содержанию приказа (должность, подразделение).
5. Отсутствие лишних пробелов, переносов строк и орфографических ошибок.

Правильное заполнение трудовой книжки при переводе на основное место работы – это не только соблюдение законодательных требований, но и гарантия прозрачности трудовой истории сотрудника. Следуя представленному алгоритму, используя образцы записей и учитывая типичные ошибки, кадровые службы смогут избежать штрафов и споров с работниками.

Если у вас остались вопросы – обращайтесь к актуальным версиям Порядка ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н) и ТК РФ ст. 72, а также к внутренним нормативным актам вашей организации.