Вопрос о том, следует ли фиксировать перевод сотрудника в другое структурное подразделение в трудовой книжке, возникает у многих специалистов по кадрам и руководителей. Ответ зависит от того, считается ли данное действие переводом или перемещением в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними локальными актами организации.
Понятие перевода и перемещения в трудовом праве
Согласно статье 72.1 ТК РФ:
- Перемещение работника – это перевод его у того же работодателя на другое рабочее место, в другое структурное подразделение, расположенное в той же местности, либо поручение ему работы на другом механизме/агрегате, если это не влечет за собой изменения определенных сторонами условий трудового договора.
- Перевод – это изменение трудовой функции, наименования должности или структурного подразделения, которое влечет за собой изменение условий трудового договора (например, изменение оплаты, режима работы, места работы за пределами той же местности и т.д.).
Таким образом, ключевое отличие – изменение условий трудового договора. Если при переводе в другой отдел меняются только место работы внутри той же местности и должностные обязанности остаются прежними, это считается перемещением, а не переводом.
Когда требуется запись в трудовой книжке?
Согласно новому Порядку ведения и хранения трудовых книжек (2022 г.), запись вносится только при переводе на другую работу, то есть при изменении:
- наименования должности;
- трудовых функций;
- структурного подразделения, если это изменение влечет за собой изменение условий трудового договора.
Если сотрудник просто перемещается в другой отдел, но его должность, функции и условия труда остаются неизменными, запись в трудовую книжку не делается. Достаточно оформить внутренний приказ о перемещении и ознакомить сотрудника под подпись.
Как оформить запись о переводе в другой отдел?
Если перевод действительно влечет изменение условий трудового договора (например, изменение оклада, графика работы, места работы за пределами той же местности), то оформляем:
- Издаем приказ о переводе (форма Т-5 или аналогичная внутренняя форма).
- Заключаем дополнительное соглашение к трудовому договору, в котором прописываем измененные условия (новая должность, новый отдел, измененный размер оплаты и т.д.).
- Делаем запись в трудовой книжке в разделе «Сведения о работе»:
Пример записи: 2026.05.22 Переведена на должность заместителя начальника отдела управления персоналом в отдел кадров и социального развития.
Запись содержит:
- дата перевода (день, месяц, год);
- характер действия (переведена, переведена на должность …);
- новое наименование должности;
- наименование нового структурного подразделения (отдел, департамент, служба и т.д.).
Одновременно выдаем сотруднику копию приказа и дополнительного соглашения, второй экземпляр храним в отделе кадров.
Отличие перевода от перемещения на практике
| Критерий | Перемещение | Перевод |
|---|---|---|
| Изменение условий трудового договора | Не происходит | Происходит (изменение оклада, режима, места работы и т.д.) |
| Необходимость согласия работника | Не требуется (если не меняются условия) | Требуется письменное согласие |
| Оформление | Приказ о перемещении, ознакомление под подпись | Приказ о переводе + доп. соглашение к трудовому договору |
| Запись в трудовой книжке | Не делается | Обязательно делается |
Практические рекомендации для кадровой службы
- Перед оформлением любого перемещения/перевода четко определите, меняются ли условия трудового договора. Если меняются – оформляйте как перевод.
- Используйте стандартные формулировки в приказе и дополнительном соглашении: «Перевести сотрудника … на должность … в отдел … с изменением оклада …».
- В трудовой книжке указывайте только фактически измененные данные (должность, отдел, дата). Не вносите лишней информации, такой как «перемещение внутри компании».
- Храните копию приказа и дополнительного соглашения в личном деле сотрудника не менее 50 лет после увольнения (в соответствии с требованиями к хранению кадровых документов).
- Ознакомьте сотрудника с приказом и дополнительным соглашением под подпись, чтобы избежать споров в дальнейшем.
Запись о переводе в другой отдел в трудовой книжке делается только тогда, когда перевод влечет за собой изменение условий трудового договора (должность, функции, оплата, режим работы и т.д.). Если речь идёт о простом перемещении внутри той же местности без изменения условий – достаточно внутреннего приказа и ознакомления сотрудника; запись в трудовой книжке не требуется.
Соблюдение данного порядка позволит избежать ошибок в кадровом учета, обеспечит прозрачность трудовых отношений и защитит интересы как работодателя, так и работника.