На дворе май 2026 года, и вопрос «Когда будут электронные трудовые книжки?» уже потерял свой футуристический оттенок. Ответ прост: они уже здесь, работают в полном объеме и являются стандартом для всего рынка труда. Переходный период, начавшийся еще в 2020 году, к началу 2026 года официально завершен.

Ниже представлен подробный разбор того, как система электронных трудовых книжек (ЭТК) функционирует в текущий момент, какова история их внедрения и что это значит для работников и работодателей сегодня.

История внедрения: От пилота к обязательному стандарту

Путь к полной цифровизации трудового стажа занял несколько лет и прошел через ключевые этапы:
1 января 2020 года — Старт реформы. Началось формирование электронных трудовых книжек для всех работающих граждан. Работодатели обязаны были передавать сведения в Пенсионный фонд (ныне Социальный фонд России — СФР).
1 января 2021 года — Важнейшая веха. Для граждан, впервые устраивающихся на работу, бумажные трудовые книжки перестали оформляться. Их стаж ведется исключительно в электронном виде.
2023–2024 годы — Период активного масштабирования. К концу 2023 года ЭТК были заведены уже на 17 млн россиян. Система отчетности трансформировалась (вместо СЗВ-ТД внедрена форма ЕФС-1).
2025 год — Год полной обязательности. С этого года все работодатели без исключения (включая ИП, микропредприятия и НКО) обязаны вести ЭТК.
2026 год — Завершение переходного периода. Система стала массовой и охватывает около 24 млн работников, чей стаж фиксируется цифровым способом в реальном времени.

Как обстоят дела в 2026 году?

Кто ведет электронные книжки?

Ведение ЭТК является обязанностью всех работодателей. Неважно, выбрал работник сохранение бумажного варианта или полный переход на «цифру». Работодатель обязан вносить сведения в электронную базу Социального фонда России (СФР) в установленные сроки.

Что с бумажными книжками?

Бумажные трудовые книжки никуда не исчезли полностью, но их статус изменился:

• Они сохраняются у работников, которые подали соответствующее заявление до конца 2020 года.
• В 2026 году бумажная книжка считается действительной только при условии параллельного ведения электронной версии работодателем.
• Для новых сотрудников (поступивших на работу после 1 января 2021 года) бумажный документ не оформляется вообще.

Ключевые особенности ЭТК в текущий момент

Согласно актуальным данным СФР и Трудового кодекса (ст. 66 и 66.1 ТК РФ), система обладает следующими характеристиками:

• Отсутствие физического носителя. ЭТК существует только в виде записи в информационной системе СФР.
• Доступность. Работник может в любой момент выписать выписку из своей трудовой деятельности через портал Госуслуг, в личном кабинете на сайте СФР или обратившись в МФЦ/клиентскую службу фонда.
• Безопасность. Данные защищены от потери, порчи или незаконного исправления, что часто случалось с бумажными аналогами.
• Мобильность. При смене места работы не нужно физически передавать документ новому работодателю — все сведения уже находятся в единой базе.

Обязанности работодателя в 2026 году

Для компаний и предпринимателей работа с ЭТК стала рутинным процессом, интегрированным в кадровое делопроизводство:

Регистрация. При приеме на работу нового сотрудника (не имеющего стажа) работодатель регистрирует его в системе СФР.
Отчетность. Сведения о приеме, переводе и увольнении передаются в СФР через форму ЕФС-1.
Учет. Даже если у работника есть бумажная книжка, работодатель обязан дублировать все записи в электронном виде.
Выдача сведений. По письменному заявлению работника работодатель обязан предоставить ему сведения о трудовой деятельности (выписку) в течение 3 рабочих дней.

Часто задаваемые вопросы (2026 год)

Нужно ли было писать заявление на переход?

Для тех, кто работал до 2021 года, выбор нужно было сделать до конца 2020 года. Если работник тогда не подал заявление о сохранении бумажной книжки, его стаж автоматически стал вестись только в электронном виде. В 2026 году изменить этот выбор («вернуть» бумажную книжку тем, у кого её нет) уже невозможно для новых записей.

Где посмотреть свою электронную трудовую?

Самый быстрый способ — портал Госуслуги. Достаточно заказать выписку о трудовой деятельности, и документ с электронной подписью будет сформирован мгновенно. Также информацию можно получить в банках (при оформлении кредитов) и через работодателей.

Что делать, если обнаружена ошибка?

Необходимо обратиться к работодателю, допустившему ошибку. Он обязан подать корректирующую форму ЕФС-1 в СФР для исправления сведений в электронном реестре.

К маю 2026 года Россия полностью завершила переход на электронные трудовые книжки. Это обеспечило прозрачность трудового стажа, упростило процедуры подтверждения опыта работы для пенсий и кредитов, а также избавило граждан от риска потери важного документа. Бумажная эпоха в трудовых отношениях уходит в прошлое, уступая место удобному и безопасному цифровому формату.