Перевод сотрудника на другую должность или в другое подразделение – одна из самых частых форм изменения трудовых отношений. Правильное оформление такой процедуры в трудовой книжке имеет решающее значение как для работодателя, так и для работника. В статье разберём, какие требования предъявляются к записи, какие формы документов используются, какие нюансы следует учитывать и как избежать типичных ошибок.

Правовая основа

В Трудовом кодексе РФ перевод работника регулируется ст. 72 (перевод на другую должность) и ст. 73 (перевод на другую работу). Кроме того, в 2022 году вступили в силу новые правила ведения и хранения трудовой книжки, которые предписывают конкретный порядок оформления записей.

• Перевод может быть временным (до окончания срока или проекта) или постоянным (с дальнейшей возможностью возврата к прежней должности).
• Перевод в другую организацию считается отдельным видом увольнения и требует особого оформления.
• Все изменения фиксируются в трудовой книжке в виде отдельной записи.

Общие требования к записи

Запись о переводе должна содержать минимум следующие реквизиты:

1. ФИО сотрудника.
2. Табельный номер (или номер по списку).
3. Прежняя должность и подразделение.
4. Новая должность и подразделение.
5. Дата начала работы по новой должности.
6. Вид перевода (временный/постоянный).
7. Основание перевода (приказ, соглашение, заявление и т.д.).
8. Срок действия (если перевод временный).
9. Подпись сторон (при необходимости).

В зависимости от типа перевода в запись могут быть добавлены дополнительные сведения: размер оклада, надбавки, режим работы, испытательный срок и др.

Формы и образцы записей

Перевод внутри одной организации

При переводе сотрудника на другую должность в том же отделе (структурном подразделении) используется образец записи в трудовой книжке, утверждённый Министерством труда. Пример такой записи выглядит так:

Запись в трудовой книжке:
ФИО: Иванов Иван Иванович
Табельный №: 00123
Прежняя должность: Инженер‑конструктор, отдел разработки
Новая должность: Руководитель проекта, отдел маркетинга
Дата начала новой должности: 
Вид перевода: постоянный
Основание: Приказ № 156‑2026 от 

Если перевод был предварительно оформлен как временный, а затем стал постоянным, в запись включаются реквизиты обоих приказов.

Перевод в другое подразделение

Для перевода в другое отделение или структурное подразделение используется отдельный образец, который регламентирует оформление записи в соответствии с новыми правилами 2022 года. Пример:

Запись в трудовой книжке:
ФИО: Петрова Мария Сергеевна
Табельный №: 00456
Прежняя должность: Бухгалтер, финансовый отдел
Новая должность: Главный бухгалтер, финансово‑экономический отдел
Дата начала новой должности: 
Вид перевода: временный (срок до )
Основание: Приказ № 87‑2026 от 

Перевод в другую организацию

Перевод сотрудника в другую организацию оформляется иначе: в трудовой книжке фиксируется увольнение в связи с переводом и одновременно приём на работу в новой организации. Пример записи:

Запись в трудовой книжке:
ФИО: Сидоров Алексей Дмитриевич
Табельный №: 00789
Уволен в связи с переводом на постоянную работу в организацию «Колосок» (приказ № 312‑2026 от )
Принят на работу в новую организацию (запись в новой трудовой книжке)

Пошаговый алгоритм оформления

1. Подготовка основания. Составляется приказ о переводе, в котором указаны дата, вид перевода, новая должность и подразделение.
2. Согласование с сотрудником. При необходимости подписывается соглашение о переводе.
3. Внесение записи в трудовую книжку. На основании приказа вносится соответствующая запись согласно требованиям ст. 72 ТК РФ и новых правил ведения трудовой книжки.
4. Уведомление работника. Работнику выдаётся копия приказа и подтверждённая запись в книжке.
5. Обновление данных в кадровой системе. Все изменения заносятся в кадровый учёт и в систему бухгалтерского учёта (оклад, надбавки, налоговые ставки).

Частые ошибки и как их избежать

• Недостаточная детализация записи. Отсутствие указания вида перевода (временный/постоянный) приводит к неясности при последующей проверке.
• Омиссивное указание основания. Без ссылки на приказ или соглашение запись считается недействительной.
• Неучёт сроков. При временном переводе необходимо указать точный срок окончания.
• Неправильное оформление перевода в другую организацию. Требуется одновременно оформить увольнение и приём на новую работу.
• Ошибки в табельных номерах. При переносе данных в новую запись необходимо проверить соответствие номеров.

Примеры готовых записей

Пример 1. Постоянный перевод в другое подразделение

Запись в трудовой книжке:
ФИО: Кузнецова Елена Викторовна
Табельный №: 00102
Прежняя должность: Специалист по работе с клиентами, отдел обслуживания
Новая должность: Менеджер по работе с клиентами, отдел продаж
Дата начала новой должности: 
Вид перевода: постоянный
Основание: Приказ № 215‑2026 от 

Пример 2. Временный перевод на проект

Запись в трудовой книжке:
ФИО: Смирнов Дмитрий Александрович
Табельный №: 00345
Прежняя должность: Аналитик, отдел финансов
Новая должность: Аналитик проекта «Эко‑инвест», временный отдел
Дата начала новой должности: 
Срок действия: до 
Вид перевода: временный
Основание: Приказ № 312‑2026 от 

Правильное оформление записей о переводах в трудовой книжке – важный элемент юридической защиты как работодателя, так и работника. Соблюдение требований Трудового кодекса, новых правил ведения трудовой документации и тщательное заполнение всех реквизитов позволяют избежать споров, штрафов и непредвиденных последствий. При подготовке приказа и записи в книжке рекомендуется:

• Тщательно проверять соответствие всех данных (ФИО, табельный номер, даты).
• Указывать вид перевода и срок его действия.
• Ссылаться на официальное основание (приказ, соглашение).
• При необходимости консультироваться с юристом или специалистом по кадровому делу.

Соблюдая эти рекомендации, вы обеспечите прозрачность и законность всех переводов, а также сохраните корректные кадровые документы для будущих проверок.