Важно! С 1 января 2026 года в России завершается переходный период по внедрению электронных трудовых книжек (ЭТК). Это означает, что с этой даты работодатели обязаны вести трудовые стажи исключительно в электронном виде. Однако до этого момента, а также при наличии у работника бумажного документа, правила оформления записей остаются актуальными.

Трудовая книжка (или сведения о трудовой деятельности в форме ЭТК) — это основной документ, подтверждающий стаж и условия труда. Неправильное оформление может привести к проблемам при назначении пенсии, получении пособий или подтверждении стажа. Перевод, это изменение трудовых функций или структурного подразделения без увольнения. Его оформление имеет свои особенности.

Ключевое отличие: перевод vs. увольнение и прием на новую работу

Главное правило: перевод не должен сопровождаться записью об увольнении и последующем приеме. Это распространенная и опасная ошибка. Если сделать две отдельные записи, между ними образуется промежуток в стаже, что может уменьшить общий трудовой стаж и повлиять на пенсионные права.

Правильная запись при переводе должна отражать:

• Непрерывность трудовых отношений с тем же работодателем.
• Изменение конкретных условий: должность, структурное подразделение, условия оплаты труда.

Пошаговая инструкция по оформлению перевода (для бумажной трудовой книжки)

Шаг 1: Основание для перевода

Перевод оформляется на основании внутреннего локального акта компании (приказа, распоряжения). Основанием может быть:

• Заявление работника о переводе.
• Решение работодателя об изменении структуры или штатного расписания.
• Соглашение сторон.

Шаг 2: Заполнение приказа (распоряжения)

В приказе обязательно указываются:

1. Дата и номер документа.
2. ФИО работника.
3. Старая должность/подразделение.
4. Новая должность/подразделение.
5. Дата вступления перевода в силу.
6. Размер нового оклада (если меняется).
7. Подпись руководителя и согласование.

Шаг 3: Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается на основании приказа в разделе «Сведения о работе» (или в специальной графе, если используется новая форма с 2023 года).

Пример правильной записи:

«Переведен(а) на должность [Новая должность] [Название структурного подразделения] с [дата]».

Далее указывается номер и дата приказа о переводе.

Пример:
Переведен на должность ведущего специалиста отдела маркетинга с .
Приказ № 125-к от .

Что НЕЛЬЗЯ делать:

• Делать запись «Уволен(а) по собственному желанию с [дата]. Принят(а) на работу в должности [новая] с [дата]».
• Оставлять промежуток между датой увольнения и датой приема.
• Не делать никакой записи, если условия труда изменились.

Особенности при переводе с изменением условий трудового договора

Если перевод связан с существенным изменением условий (например, смена работодателя в рамках реорганизации, изменение режима работы), требуется дополнительное соглашение к трудовому договору. Его наличие не отменяет необходимости записи в трудовой книжке, но является ее юридическим обоснованием.

Оформление перевода при электронной трудовой книжке (ЭТК)

С 2021 года работодатели обязаны формировать сведения в ЭТК. Процесс аналогичен, но происходит в системе:

1. Работодатель формирует и подписывает электронный приказ о переводе.
2. В программном обеспечении для ведения ЭТК вносится запись о переводе на основании этого приказа.
3. Запись автоматически передается в Пенсионный фонд России (ПФР) в форме сведений СЗВ-ТД.
4. Работник может ознакомиться с записью через личный кабинет на портале Госуслуг или в информационной системе работодателя.

Важно: Даже при ЭТК работник имеет право на получение выписки из своей трудовой книжки в бумажном виде по запросу.

Что должен проверить работник после перевода?

• Дата перевода: должна совпадать с датой вступления приказа в силу и не создавать разрывов в стаже.
• Текст записи: должна четко указывать на перевод, а не на увольнение и прием.
• Номер и дата приказа: должны быть указаны корректно.
• Подпись ответственного лица (в бумажном варианте) и печать организации.

Типичные ошибки и их последствия

Оформление перевода в трудовой книжке, формальная, но критически важная процедура. Ее цель — сохранить непрерывный трудовой стаж работника. Правильная запись — это «Переведен(а) на должность… с [дата]. Приказ № … от …».

Работнику: всегда проверяйте запись после перевода. При обнаружении ошибки немедленно обращайтесь в отдел кадров для ее исправления.

Работодателю (кадровику): помните, что за правильность записей в трудовых книжках несете ответственность. Используйте актуальные формы приказов и следите за тем, чтобы в ЭТК данные передавались в ПФР без задержек и искажений.

На основе анализа информации: с 2026 года ведение ЭТК станет обязательным для всех, но принцип оформления перевода как продолжения трудовых отношений останется неизменным. Новая форма трудовой книжки (Приказ Минтруда № 320н от ) также предусматривает графы для корректного отражения таких изменений.