Трудовая книжка – основной документ‚ подтверждающий трудовой стаж‚ квалификацию и порядок увольнения работника. По законодательству РФ оригинал трудовой книжки в большинстве случаев хранится у работодателя‚ а работнику выдается лишь копия (или справка‑выписка). В статье рассмотрим‚ какие правовые нормы регулируют этот процесс‚ какие обязанности возлагаются на работодателя‚ а также как работнику получить и использовать копию трудовой книжки.

Нормативно‑правовая база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ТК РФ) – статья 71‚ пункт 2: «Работодатель обязан вести трудовые книжки работников‚ а при их отсутствии – вести учет в виде электронного документа».
• Федеральный закон № 81‑ФЗ «О государственной регистрации юридических лиц и индивидуальных предпринимателей» (в части требований к ведению кадровой документации).
• ГОСТ Р 51141‑98 – определяет понятие «архивная копия» и требования к её оформлению.
• Судебная практика (решения судов 2021‑2024 гг.) подтверждает‚ что копия‚ заверенная в установленном законом порядке‚ имеет такую же юридическую силу‚ как и оригинал.

Кто и где хранит оригинал трудовой книжки?

Согласно ТК РФ‚ оригинал трудовой книжки хранится у работодателя в течение всего периода трудовых отношений. Исключения:

1. Если работник является индивидуальным предпринимателем – он хранит книжку сам.
2. В случае перехода на электронный вариант (трудовая книжка в электронном виде) – документ хранится в государственной информационной системе.

Для большинства сотрудников оригинал находится в кадровом отделе или в архиве предприятия. При увольнении работнику выдают копию (или справку‑выписку) с отметками о дате увольнения.

Обязанность работодателя по изготовлению копии

Трудовое законодательство не накладывает прямой обязанности хранить копию трудовой книжки у работника после её выдачи. Однако на практике работодатели часто изготавливают копию для:

• Упрощения процесса трудоустройства в новой организации.
• Соблюдения требований государственных органов (например‚ при получении пенсии).
• Внутренних нужд (контроль за стажем‚ проверка квалификации).

Копия‚ сделанная в установленном порядке (нотариальное заверение‚ печать организации)‚ обладает равной юридической силой с оригиналом‚ что подтверждается судебными решениями 2021‑2024 годов.

Как получить копию трудовой книжки?

Процедура получения копии достаточно простая:

1. Обратиться в кадровый отдел текущего работодателя с заявлением (можно в свободной форме) о выдаче копии трудовой книжки.
2. Предоставить паспорт и‚ при необходимости‚ документ‚ подтверждающий право на получение копии (например‚ справку о необходимости в новой организации).
3. Работодатель делает копию (скан или фотокопию) и заверяет её печатью и подписью ответственного лица.
4. Получив копию‚ работник может использовать её при трудоустройстве‚ оформлении пенсионных прав и т.д.

Если оригинал находится у предыдущего работодателя‚ работнику следует запросить выписку из трудовой книжки (справку‑выписку) у того работодателя‚ где книжка хранится.

Что делать‚ если копия утеряна или повреждена?

В случае утери копии работник имеет право:

• Обратиться к текущему работодателю с требованием восстановить копию на основании оригинала‚ который хранится у него.
• Если оригинал уже передан в архив или уволившийся работодатель отказывается выдавать копию‚ работник может обратиться в Трудовую инспекцию или в суд.
• В экстренных случаях (например‚ необходимость предъявить документ в органах соцзащиты) можно воспользоваться нотариальной копией‚ заверенной у нотариуса.

Практические рекомендации для работников

• Сохраняйте копию в нескольких местах – в бумажном виде и в электронном (скан в облачном хранилище).
• При смене работы сразу запрашивайте выписку из трудовой книжки у прежнего работодателя.
• Проверяйте правильность записей (даты‚ должности‚ основания увольнения) – ошибки могут повлиять на пенсионные начисления.
• Если вам требуется нотариальная заверка (например‚ для подачи в суд)‚ обратитесь к нотариусу с оригиналом или заверенной копией.
• В случае возникновения споров о достоверности записей в копии‚ сохраняйте корреспонденцию с работодателем (заявления‚ ответы‚ акты).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Обязан ли работодатель хранить копию трудовой книжки после увольнения?

Нет. Трудовое законодательство не требует от работодателя хранить копию после увольнения. Однако многие организации сохраняют её в личном деле сотрудника в течение определённого срока (обычно 3 года) для возможных проверок.

Может ли работник самостоятельно заверить копию трудовой книжки?

Самостоятельно заверить копию нельзя – требуется подпись и печать организации‑работодателя или нотариальное заверение.

Какова юридическая сила нотариальной копии?

Нотариальная копия‚ сделанная в установленном законом порядке‚ имеет равную юридическую силу с оригиналом. Это подтверждено судебной практикой (решения судов 2021‑2024 гг.).

Нужно ли хранить электронную копию трудовой книжки?

Электронная версия может использоваться в качестве вспомогательного документа‚ но в официальных процедурах (пенсия‚ трудоустройство) обычно требуется бумажная копия‚ заверенная работодателем.

Согласно действующему законодательству‚ оригинал трудовой книжки хранится у работодателя. Работник имеет право получить копию (или выписку) с отметками о всех периодах работы. Копия‚ заверенная печатью и подписью организации‚ обладает такой же юридической силой‚ как оригинал‚ и может использоваться при трудоустройстве‚ оформлении пенсии и в судебных разбирательствах. Для защиты своих прав рекомендуется своевременно запрашивать копию‚ хранить её в нескольких формах и проверять корректность записей.

Дата публикации: 23 июля 2026 г.