Перевод работника на другую должность – частый процесс в любой организации. Правильное оформление этого события в трудовой книжке (бумажной или электронной) имеет юридическую силу и влияет на расчёт стажа, пенсионных прав и другие социальные гарантии.
Содержание статьи
- Законодательная база
- Виды переводов: постоянный и временный
- Порядок оформления перевода
- Как правильно внести запись в трудовую книжку
- Образцы записей и приказов
- Часто задаваемые вопросы
Законодательная база
Оформление переводов регулируется Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России от № 417н (Порядок ведения и хранения трудовых книжек). Ключевые нормы:
- Статья 66 ТК РФ – сведения о переводах на другую постоянную работу вносятся в трудовую книжку.
- Статья 66.1 ТК РФ – сведения о временных переводах вносятся только в сведения о трудовой деятельности, а не в саму книжку.
- Статья 72.1 ТК РФ – перевод считается изменением трудовой функции, если сохраняется тот же работодатель.
Для электронных трудовых книжек (ЭТК) применяются те же правила, но запись делается в системе Госуслуги в течение пяти рабочих дней с момента приказа.
Виды переводов
Постоянный перевод
Работник переводится на новую должность с сохранением прежних условий труда (оклад, график) либо с их изменением. Такой перевод фиксируется в трудовой книжке.
Временный перевод
Перевод осуществляется на ограниченный срок (например, замещение в отпуске, проектная работа). В этом случае запись в трудовой книжке не делается; сведения фиксируются в сведениях о трудовой деятельности (раздел «Трудовая деятельность»).
Перевод внутри одного структурного подразделения
Если в трудовом договоре указано конкретное подразделение, при переводе на другую должность в том же подразделении необходимо указать название подразделения в записи.
Порядок оформления перевода
- Подготовка заявления работника (по желанию). В заявлении указываются желаемая должность, причины и сроки.
- Согласование с руководителями – отдел кадров, непосредственный руководитель и, при необходимости, бухгалтерия.
- Подготовка приказа о переводе (шаблон ниже). В приказе указываются:
- Дата и номер приказа;
- ФИО работника;
- Старое и новое структурное подразделение (если меняется);
- Старая и новая должность;
- Дата вступления в силу;
- Основание (ст. 66 ТК РФ);
- Подписи руководителя и работника.
- Регистрация приказа в системе (для ЭТК) и выдача копии работнику.
- Внесение записи в трудовую книжку (для постоянного перевода) в течение 5 рабочих дней с даты приказа.
- Обновление данных в кадровом учете (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД, 2‑НДФЛ и др.).
Как правильно внести запись в трудовую книжку
Запись делается в раздел 3 «Сведения о трудовой деятельности». Формат записи установлен Приказом Минтруда № 417н.
Обязательные элементы записи:
- Дата перевода;
- Наименование организации (полностью) и её ИНН;
- Наименование структурного подразделения (если в договоре оно указано);
- Новая должность;
- Основание – «в порядке перевода»;
- Номер и дата приказа.
Пример записи (см. ниже в разделе «Образцы»).
Образцы записей и приказов
Образец приказа о постоянном переводе
ПРИКАЗ № 45/2026 О переводе Ивановой Марии Петровны на другую должность г. Москва "22" мая 2026 г. В соответствии со ст. 66 ТК РФ ПРИКАЗЫВАЮ: Перевести Иванову М. П. с должности «специалист отдела продаж» на должность «менеджер по работе с ключевыми клиентами» в том же отделе (отдел продаж) с г. Установить оклад в размере 80 000 (восемьдесят тысяч) рублей. Приказ вступает в силу с г. Контроль за исполнением приказа возложить на начальника отдела кадров. Генеральный директор ___________________ /Сидоров А. В./
Образец записи в бумажной трудовой книжке
2026 г. г. ООО "Ромашка", отдел продаж – перевод в порядке перевода. Новая должность: менеджер по работе с ключевыми клиентами. Основание: приказ № 45/2026 от г.
Образец записи в электронную трудовую книжку (ЭТК)
В системе «Госуслуги» вводятся те же данные, что и в бумажной записи. После подтверждения запись появляется в разделе «Трудовая книжка → Сведения о трудовой деятельности».
Образец приказа о временном переводе (не вносится в ТК)
ПРИКАЗ № 12/2026 О временном переводе Петрова Алексея Сергеевича г. Санкт‑Петербург "15" мая 2026 г. В соответствии со ст. 66.1 ТК РФ ПРИКАЗЫВАЮ: Временно перевести Петрова А. С. с должности «инженер‑технолог» на должность «заместитель руководителя проекта» в подразделении «Проекты» с г. по г. Сохранить прежний оклад и надбавки. Приказ вступает в силу с г. Контроль за исполнением приказа возложить на руководителя подразделения. Директор ___________________ /Иванова Е. Н./
Для временного перевода запись в трудовую книжку НЕ делается, но в сведения о трудовой деятельности вносятся даты и основание.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли указывать название отдела, если перевод происходит в том же подразделении?
Да. Если в трудовом договоре изначально указано структурное подразделение, в записи о переводе следует указать его повторно (см. пример выше).
Как оформить перевод, если меняется только название должности, а отдел остаётся тем же?
В приказе указывается «в том же отделе», а в записи в трудовой книжке указывается новое наименование должности и сохраняется прежнее название подразделения.
Можно ли оформить перевод без приказа?
Нет. Приказ работодателя – единственное основание для внесения записи в трудовую книжку (ст. 66 ТК РФ). Без приказа запись считается недействительной.
Как быстро должна быть внесена запись?
Не позднее пяти рабочих дней со дня вступления приказа в силу. При нарушении сроков работник имеет право потребовать исправления.
Что делать, если в трудовой книжке уже есть запись о прежней должности, а новая запись не вносится?
Необходимо обратиться в отдел кадров с копией приказа. Если ошибка допущена работодателем, работник может подать жалобу в инспекцию по труду.
Нужно ли подавать СЗВ‑ТД при переводе на другую должность?
Не требуется, если перевод происходит в рамках одного работодателя и не меняется вид занятости (полный/неполный день).
Как оформить перевод в случае перехода на удалённую работу?
Перевод считается постоянным, если меняется трудовая функция. В приказе указывается «перевод на удалённую работу», запись в ТК делается как обычный постоянный перевод.
Оформление перевода на другую должность – процесс, требующий строгого соблюдения нормативных актов. Ключевые моменты:
- Подготовить приказ, соответствующий ст. 66 ТК РФ;
- Внести запись в трудовую книжку (или в сведения о трудовой деятельности при временном переводе) в течение 5 дней;
- Указать полное название организации, подразделения и новую должность;
- Обновить кадровый учет (ЕФС‑1, СЗВ‑ТД и пр.).
Тщательное соблюдение этих правил гарантирует правовую защиту работника и работодателя, а также корректный расчёт трудового стажа и пенсионных прав.
Дата актуализации: . Информация взята из официальных источников (КонсультантПлюс, Контур.Экстерн, Приказ Минтруда № 417н) и практических рекомендаций кадровых специалистов.