Трудовая книжка — это главный документ, подтверждающий стаж и трудовую деятельность работника. Одной из самых непростых ситуаций для кадровиков является оформление переводов, когда речь заходит о совместителях. Ситуации бывают разные: работник может быть переведен на другую должность по совместительству, либо совместительство может стать для него основной работой. В этой статье мы подробно разберем, как правильно сделать записи в трудовой книжке в каждом из этих случаев, чтобы избежать нарушений трудового законодательства.
Общие правила внесения записей о переводе
Прежде чем переходить к специфике совместительства, необходимо вспомнить базовые правила ведения трудовых книжек:
- Только постоянные переводы: В соответствии с действующим Порядком ведения и хранения трудовых книжек, в них вносятся записи только о постоянных переводах. Сведения о временных переводах в трудовые книжки не заносятся.
- Сроки внесения: Запись о переводе на другую постоянную работу вносится на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока (по новым правилам, не позднее пяти рабочих дней) со дня перевода.
- Основание: В графе 4 раздела «Сведения о работе» обязательно указываются дата и номер приказа, на основании которого произведен перевод.
Ситуация 1: Перевод на другую должность по внутреннему совместительству
Если работник трудится у вас и по основному месту работы, и по внутреннему совместительству, и его переводят на другую должность именно по совместительству, запись в трудовую книжку вносится текущим работодателем (поскольку трудовая книжка хранится у него).
Здесь важно понимать: если должность меняется, в трудовой книжке делается соответствующая запись о переводе. Если же должность не меняется, а меняется лишь статус (например, условия договора), это оформляется другим способом.
Как оформить запись
Запись вносится в раздел «Сведения о работе» после записи о приеме на работу по совместительству. В графе 3 указывается: «Переведен на должность [наименование новой должности] по совместительству».
Пример заполнения:
- В графе 1 ставится порядковый номер записи.
- В графе 2 указывается дата перевода.
- В графе 3 вносится сама формулировка: «Переведен на должность менеджера по продажам по совместительству».
- В графе 4 указываются реквизиты приказа: «Приказ от № 34-к».
Ситуация 2: Перевод совместителя на основную работу (без смены должности)
Один из самых частых вопросов на кадровых форумах: как оформить переход, если работа по совместительству становится для сотрудника основной? Кадровики часто теряются во мнениях: совместительство — это вид трудового договора или его отдельное дополнительное условие?
Если совместитель переходит на основное место работы, работодатель обязан запросить у него трудовую книжку (при ее ведении). Поскольку прежняя основная работа прекращается, а совместительство становится главным местом, логичнее всего оформить это через увольнение с прежнего основного места и последующий прием на новую основную работу. Однако, если работник остается у того же работодателя, можно пойти другим путем.
Вариант с признанием работы основной
В этом случае в графе 3 следующей за записью о работе по совместительству строке делается отметка о том, что данная работа становится основной. Формулировка может выглядеть так:
«Работа в должности [наименование должности] становится основной с [дата перехода]».
Либо может использоватся другая формулировка: «Переведен по должности [наименование должности] на основную работу».
В графе 4 при этом впишите номер и дату приказа о переводе (или о признании работы основной).
Ситуация 3: Перевод на другую должность с переходом с совместительства на основную работу
Ситуация усложняется, если работник был совместителем на одной должности, а теперь его переводят на другую должность, и эта новая должность становится для него основным местом работы. В таком случае оформление происходит в два этапа или одним приказом, но запись должна отражать суть изменений.
Пошаговое оформление записи:
- В графе 1 — порядковый номер записи.
- В графе 2 — дата перевода/перехода.
- В графе 3 необходимо указать и смену должности, и смену статуса. Формулировка: «Переведен на должность [наименование новой должности], работа по которой является основной».
- В графе 4 — дата и номер приказа о переводе.
Важные нюансы и частые ошибки
- Внешнее совместительство: Помните, что запись о работе по внешнему совместительству может быть внесена только по основному месту работы работника, если он предоставит для этого подтверждающие документы (справку или заверенную копию приказа от работодателя по совместительству).
- Временный перевод: Никогда не вносите в трудовую книжку записи о временном переводе, даже если сотрудник очень просит. Информация о временном переводе не отражается в трудовой книжке. Если временный перевод превращается в постоянный, запись делаеться только с момента, когда перевод стал постоянным.
- Перевод в другую организацию: Если сотрудник увольняется в порядке перевода (п. 5 ч. 1 ст. 77 ТК РФ), в трудовой книжке сначала делается запись об увольнении именно в порядке перевода. А на новом месте работы в графе 3 пишется: «Принят в [наименование структурного подразделения] на должность [наименование] в порядке перевода из [наименование организации]».
- Изменение подразделения: Если при переводе меняется структурное подразделение, это обязательно нужно указать в графе 3 (например: «Переведен в отдел маркетинга на должность ведущего специалиста»).
Оформление записи в трудовой книжке при переводе работника, совмещающего должности, требует внимательности. Главное правило — четко отражать в формулировках статус работы (основная или по совместительству) и наименование новой должности. Опирайтесь на приказы работодателя, не забывайте про недельный срок внесения записей и помните, что временные переводы в трудовой книжке не фиксируются. Грамотное ведение кадровой документации защитит как работодателя от штрафов, так и работника от проблем с подтверждением стажа.