Трудовая книжка – основной документ‚ фиксирующий трудовую деятельность гражданина. С 2021 года в России действует одновременно две формы: традиционная бумажная и электронная трудовая книжка (ЭТК). Ниже подробно рассмотрены все этапы оформления как первой‚ так и второй формы‚ а также правила их ведения и актуальные изменения 2026 года.

Содержание статьи

1. Что такое трудовая книжка и зачем она нужна
2. Оформление первой бумажной трудовой книжки
3. Оформление электронной трудовой книжки через Госуслуги
4. Как работодатель ведет и заполняет трудовую книжку
5. Правила заполнения и ведения (2026)
6. Образцы записей в трудовой книжке
7. Часто задаваемые вопросы

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна

Трудовая книжка служит официальным подтверждением:

• фактов приема на работу‚ переводов‚ увольнений;
• изменений должности‚ профессии‚ квалификации;
• периодов работы в организациях ИП и государственных структур.

На основании записей в трудовой книжке рассчитываются:

• страховой стаж для назначения пенсии;
• право на отпуск‚ больничные и другие социальные выплаты;
• подтверждение опыта при приеме на новую работу.

Оформление первой бумажной трудовой книжки

Если у гражданина никогда не было трудовой деятельности‚ бумажную книжку оформляет первый работодатель.

Пошаговая инструкция

1. Сбор документов от сотрудника:
   • паспорт (стр. с данными и пропиской);
   • СНИЛС;
   • ИНН (по желанию);
   • документы об образовании (диплом‚ аттестат) – если требуется подтверждение квалификации.
2. Оформление приема на работу:
   • подписание трудового договора;
   • издание приказа о приеме на работу (форма Т-1 или Т-1а).
3. Заполнение титульного листа трудовой книжки:
   • ФИО полностью;
   • дата рождения;
   • образование;
   • профессия‚ специальность (по данным диплома или трудового договора).
4. Первая запись о приеме на работу (в разделе «Сведения о работе»):
   • дата приема;
   • наименование организации;
   • должность;
   • основание – номер и дата приказа о приеме.
5. Подпись и печать:
   • запись заверяется подписью ответственного лица (кадровик‚ бухгалтер) и печатью организации.

После этого книжка остается у сотрудника; при последующих переходах на новую работу работодатель лишь вносит новые записи.

Оформление электронной трудовой книжки через Госуслуги

Электронная трудовая книжка (ЭТК) ведется в единой государственной информационной системе «Трудовая деятельность». Доступ к ней осуществляется через личный кабинет на портале Госуслуги.

Преимущества ЭТК

• Отсутствие риска потери или повреждения бумажного носителя;
• Мгновенный доступ к выписке из любой точки с интернетом;
• Автоматическая проверка корректности данных при внесении;
• Возможность передачи данных работодателю без личного визита в ПФР.

Пошаговая инструкция оформления ЭТК

1. Регистрация на Госуслугах (если личного кабинета нет):
   • Перейти на gosuslugi.ru;
   • Пройти подтверждение личности (через СНИЛС‚ паспорт‚ либо через банковское приложение).
2. Вход в раздел «Трудовая деятельность»:
   • В меню выбрать «Трудовая занятость» → «Электронная трудовая книжка».
3. Запрос формирования ЭТК:
   • Система предложит ввести паспортные данные‚ СНИЛС‚ ИНН (при наличии).
   • После ввода данные автоматически сверяются с базами ПФР и ФНС.
4. Проверка и подтверждение:
   • Если ошибок нет‚ система формирует запись в электронном трудовом листе и отправляет уведомление о завершении процесса.
   • При обнаружении несоответствий пользователь получает сообщение с указанием полей‚ требующих исправления.
5. Получение выписки:
   • В личном кабинете доступна выписка из ЭТК (PDF)‚ которую можно:
   • просмотреть онлайн;
   • скачать на устройство;
   • передать работодателю (через электронную почту‚ личный кабинет работодателя или распечатать).

Важно! При отсутствии ошибок запись сохраняется в личном кабинете пользователя‚ где её можно просмотреть‚ скачать или передать работодателю.

Как работодатель ведет и заполняет трудовую книжку

Обязанности работодателя регламентированы Трудовым кодексом РФ и Приказом Минтруда России № 697н от .

Для бумажной трудовой книжки

• Запись делается только на основании первичных документов (приказ‚ договор).
• В графе указываются:
1. дата события (прием‚ перевод‚ увольнение);
2. наименование организации;
3. должность‚ профессия‚ специальность;
4. основание (номер и дата приказа).
• Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации.

Для электронной трудовой книжки

• Работодатель вносит данные через свою учетную систему‚ интегрированную с ЕГИСЗ (например‚ 1С:ЗУП‚ «Контур.ЭТК» и др.).
• При каждом кадровом событии указывается:
1. дата события;
2. тип события (прием‚ перевод‚ увольнение‚ изменение должности и т.д.);
3. наименование организации (автоматически подставляется из реквизитов работодателя);
4. должность/спецификация;
5. основание – номер и дата внутреннего приказа.
• После сохранения запись автоматически направляется в личный кабинет сотрудника на Госуслугах.
• Сотрудник получает уведомление и может сразу скачать выписку.

Лицо‚ ответственное за ведение ЭТК‚ обязано указывать основания для оформления кадрового события (например‚ данные приказа) и ставить свою электронную подпись при подтверждении записи.

Правила заполнения и ведения трудовой книжки (2026)

С 1 января 2026 года вступили в силу изменения‚ касающиеся:

• заполнения графы 13 (выдача на руки);
• отражения совместительства и вахтового метода работы;
• обязательного указания ИНН в электронной форме при первом оформлении.

Ключевые пункты

1. Титульный лист заполняется один раз при первом оформлении и не меняется далее (исключение – изменение ФИО по законному основанию).
2. Записи о совместительстве допускаются только если работа выполняется по другому трудовому договору и отражается в отдельной строке с пометкой «Совместительство».
3. Вахтовый метод указывается в графе «Особые условия работы» с указанием периода вахты и места выполнения работ.
4. Графа 13 (Выдана на руки) заполняется только при выдаче дубликата или при переходе с бумажной на электронную форму. Формулировка: «Выдана на руки на основании письменного заявления (ФИО) о предоставлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ». Подпись ставит сотрудник при получении книжки.
5. Электронная форма требует обязательного указания СНИЛС и ИНН при первом внесении записи; отсутствие ИНН не блокирует запись‚ но приводит к предупреждению системы.

Образцы записей в трудовой книжке

Ниже приведены типичные формулировки для разных ситуаций (актуально на 2026 год).

Прием на работу

2026.05.10 ООО «ТехноСервис» Инженер-программист Приказ № 45 от 

Перевод на другую должность

2026.09.01 ООО «ТехноСервис» Старший инженер-программист Приказ № 112 от 

Увольнение по собственному желанию

2026.11.30 ООО «ТехноСервис» Инженер-программист Приказ № 205 от (уволен по собственному желанию)

Совместительство (внутреннее)

2026.07.15 ООО «ТехноСервис» Ведущий аналитик (совместительство) Приказ № 78 от 

Выдача дубликата электронной трудовой книжки

2026.12.05 Выдана на руки на основании письменного заявления Иванова Ивана Ивановича о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ. (подпись сотрудника)

При оформлении электронной трудовой книжки записи формируются автоматически в системе‚ но их содержание соответствует приведенным выше шаблонам.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли иметь одновременно бумажную и электронную трудовую книжку?

Да. Закон допускает ведение обеих форм параллельно. При переходе с бумажной на электронную форму работодатель выдает сотруднику бумажную книжку на руки и продолжает вести только электронные сведения.

Что делать‚ если я потерял бумажную трудовую книжку?

Необходимо обратиться к последнему работодателю с заявлением о выдаче дубликата. Дубликат оформляется на основании данных‚ хранящихся в кадровой службе организации (приказы‚ трудовые договоры). После получения дубликата можно перейти на электронную форму через Госуслуги.

Нужно ли заверять электронную трудовую книжку печатью?

Нет. ЭТК имеет юридическую силу без печати и подписи на бумажном носителе. Подтверждением authenticity служит электронная подпись работодателя в системе и запись в личном кабинете сотрудника.

Как проверить‚ что моя электронная трудовая книжка актуальна?

В личном кабинете на Госуслугах в разделе «Трудовая деятельность» отображается дата последнего обновления и полная история записей. При наличии новых записей от работодателя система присылает уведомление.

Можно ли вносить изменения в уже сделанную запись?

Изменения допускаются только путем добавления новой записи с пометкой «Исправление» и указанием основания (приказ о корректировке). Предыдущая запись не удаляется‚ а остается в истории для обеспечения прозрачности.

Оформление трудовой книжки – важный этап в трудовой жизни каждого гражданина. Независимо от выбранной формы (бумажная или электронная) процесс требует внимательного отношения к документам‚ соблюдения сроков и правил заполнения. Следуя представленной пошаговой инструкции‚ вы сможете без труда получить первую трудовую книжку‚ перейти на электронный формат и обеспечить корректное ведение всех записей в течение всей карьеры.

Будьте внимательны‚ сохраняйте копии всех приказов и договоров‚ а также регулярно проверяйте выписку из ЭТК в личном кабинете Госуслуг – это гарантирует защиту ваших трудовых прав и упростит взаимодействие с будущими работодателями.