Трудовая книжка – один из самых важных документов работника. Она фиксирует всю трудовую историю, служит доказательством стажа, прав на пенсию и социальные гарантии. С 2023‑го года в России введены новые правила её ведения, а в 2025‑2026‑х годах произошли существенные изменения формы и порядка заполнения. В статье мы подробно разберём, как правильно заполнять трудовую книжку, какие записи обязательны, а также что делать, когда все страницы уже заполнены.

Что такое трудовая книжка и зачем она нужна?

• Документ, подтверждающий трудовой стаж.
• Основание для расчёта пенсии, выплаты отпускных, пособий и компенсаций.
• Свидетельство о прохождении обучения, повышении квалификации и получении наград.
• Необходима при трудоустройстве в новые организации (для подтверждения опыта).

С 2023 года бумажные трудовые книжки продолжают использоваться, однако их форма и порядок заполнения изменились. Электронные сведения о работе (ЭТК) вводятся постепенно, но бумажный документ остаётся обязательным для большинства работников.

Основные изменения в правилах заполнения (2023‑2026)

Нормативные акты

Все правила регулируются Приказом Минтруда России № 320н от «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек». К нему также относятся инструкции № 225 «О трудовых книжках», а также последующие методические рекомендации, опубликованные в 2024‑2025 годах.

Новая форма трудовой книжки

• С 1 января 2023 года количество разворотов для сведений о работе увеличено до 14 (ранее – 12).
• Развороты для сведений о награждениях уменьшены до 7.
• На ьном листе теперь указывается серия и номер книги, а также дата её выдачи.
• Печать и подписи должны быть чёткими: печать не должна закрывать подпись работника и лицо, оформляющего запись.

Запрет на выпуск новых бумажных книг

С 2024 года запрещено заводить новые бумажные трудовые книжки. Вместо этого организации используют:

1. Старые чистые бланки, приобретённые до 2024 года (для дубликатов).
2. Новые бланки нового образца, предназначенные только для дубликатов.

Электронные сведения о работе (ЭТК)

ЭТК постепенно заменяют бумажные записи, но пока они действуют в дополнение к трудовой книжке. При переходе на ЭТК старые записи в бумажной книге сохраняются, а новые фиксируются в электронном реестре.

Как правильно заполнять трудовую книжку: пошаговая инструкция

Получение книги

1. Работодатель выдаёт книгу новому сотруднику в течение 3 дней с момента начала работы.
2. На ьном листе заполняются: ФИО, дата рождения, место рождения, серия и номер книги, дата выдачи.

Запись о приёме на работу (раздел «Сведения о работе»)

Заполняется в следующем порядке (см. образец ниже):

Дата начала работы – 
Наименование организации – ООО «Пример», ИНН 7701234567
Должность – бухгалтер
Трудовой договор № – 12/2025
Основание приема – трудовой договор
Ставка (оклад) – 80 000 руб.
Подпись работника – __________________
Подпись работодателя – __________________
Печать – (не закрывает подписи)

Запись о переводе, совместительстве, смене фамилии

• Указываются новые данные (дата, новое место работы, должность, основание).
• Если меняется фамилия, в отдельной строке фиксируется «Смена фамилии» с указанием даты и основания (брака, решения суда).

Запись об увольнении (раздел «Сведения об увольнении»)

Дата увольнения – 
Основание увольнения – по соглашению сторон (по взаимному согласию)
Дата выдачи расчётного листа – 
Подпись работника – __________________
Подпись работодателя – __________________
Печать – (не закрывает подписи)

Запись о награждении

Заполняется в отдельном разделе «Сведения о награждениях». Указываются дата, название награды, основание и подпись уполномоченного лица.

Что делать, когда трудовая книжка заполнилась?

Оформление вкладыша

Если на основном бланке закончилось место для новых записей, необходимо оформить вкладыш:

1. Обратиться в отдел кадров.
2. Получить чистый вкладыш (серия и номер указываются в книге).
3. На вкладыше ставится штамп «Выдан вкладыш», указываются серия и номер.
4. Все дальнейшие записи вносятся в вкладыш в том же порядке, что и в основной книге.

Оформление дубликата

Дубликат трудовой книжки может потребоваться в случае утраты оригинала. Возможные варианты:

• Использовать старый чистый бланк, приобретённый до 2024 года.
• Оформить дубликат на новом образце, выпущенном после 2024 года (для этого требуется согласование с работодателем и печать организации).

Переход на электронные сведения о работе (ЭТК)

Если в организации уже внедрена система ЭТК, можно:

1. Перенести все записи из бумажной книги в электронный реестр (это делает отдел кадров).
2. Продолжать вести бумажную книгу только в виде вкладыша, если это требуется по законодательству.

Сохранность и хранение

Трудовую книжку следует хранить в надёжном месте, недоступном посторонним. При передаче книги новому работодателю она должна быть полностью заполнена и подписана обеими сторонами.

Частые ошибки и ответственность за их допущение

• Неправильный порядок полей. При проверке инспектором Трудовой инспекции запись может быть признана недействительной.
• Отсутствие подписи работника. Без подписи запись считается неполной.
• Печать, закрывающая подпись. Требует исправления и повторного оформления записи.
• Запись в неправильный раздел. Например, сведения о награждении вносятся в раздел «Сведения о работе» – это приводит к ошибкам в расчёте стажа.
• Заполнение книги после истечения срока давности; Записи, сделанные позже 3 дней с момента события, могут быть оспорены.

За нарушение порядка заполнения трудовой книжки предусмотрена административная ответственность: штраф для работодателя от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).

Полезные ресурсы и образцы

• Приказ Минтруда № 320н (полный текст)
• Инструкция № 225 «О трудовых книжках»
• Образец заполнения новой формы (2026)
• БухОнлайн – образцы записей (приём, перевод, увольнение)
• Электронные сведения о работе (ЭТК) – официальный портал

Трудовая книжка – ключевой документ, отражающий всю профессиональную историю работника. С 2023‑го года введены новые формы и правила её заполнения, а в 2025‑2026‑х годах изменились требования к количеству страниц и к использованию дубликатов. Чтобы избежать проблем с пенсией и социальными выплатами, необходимо строго соблюдать порядок заполнения, своевременно вносить все записи и правильно действовать, когда книга заполняется полностью.

Помните: правильная запись – это ваш гарантированный трудовой стаж и защита прав в будущем.