Вопрос о том, как правильно оформить подпись (или только фамилию) ответственного лица в трудовой книжке работника при его увольнении, часто вызывает споры у HR‑специалистов и руководителей. Ниже собраны основные нормы, разъяснения Минтруда, практические рекомендации и примеры оформления.
Кто является подписывающим в трудовой книжке?
Согласно п. 2.2 Инструкции по оформлению трудовых книжек и п. 35 Правил, в titul (первой странице) трудовой книжки подпись ставит лицо, ответственное за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек. Это может быть:
- директор организации;
- заведующий кадровым отделом;
- специалист по персоналу, которому делегированы соответствующие полномочия;
- любое другое лицо, на которое возложена эта функция в организации.
Подпись должна быть поставлена после заполнения первой (титульного) страницы, после чего ставится печать организации (если она есть).
Что должно быть указано в подписи?
2.1 Фамилия, инициалы и подпись
В официальных документах, включая трудовые книжки, рекомендуется указывать:
- Фамилию полностью;
- Инициалы (если они предусмотрены внутренними нормативными актами);
- Подпись – личная, а не печатная.
Таким образом, запись выглядит примерно так:
Иванов И.И.
Если в организации установлен регламент, требующий только фамилии без инициалов, то такой вариант также считается допустимым, однако лучше уточнить в локальных нормативных актах.
2.2 Должность
В большинстве образцов приказа и типовых форм указывается должность подписывающего лица (например, «Заведующий кадровым отделом»). Это помогает избежать недоразумений, особенно при проверках.
Можно ли ставить только фамилию без подписи и инициалов?
Согласно практике Минтруда и судебной практике, незаконным считается проставление только фамилии без подписи, если в организации установлен регламент, требующий подписи. Однако:
- Если в локальном нормативном акте (ЛНА) допускается упрощённое оформление, то такой вариант не будет нарушением;
- При отсутствии такой нормы, проставление только фамилии без подписи может рассматриваться как недостаточное подтверждение того, что запись действительно сделана ответственным лицом.
Поэтому рекомендуется:
- Всегда ставить подпись (личную, а не печать);
- Если подпись невозможна (например, из‑за болезни ответственного), следует оформить соответствующее объяснение и уведомить работника;
- В случае, когда в приказе указано «ф. И.О.», то можно указать только фамилию, но лучше добавить инициалы для полноты.
Как правильно оформить запись при увольнении?
При увольнении сотрудника в его трудовой книжке вносятся сведения о прекращении трудовых отношений. Запись должна быть заверена подписью ответственного лица и, при наличии, печатью организации.
4.1 Пример оформления
_______________________ (Подпись ответственного лица) Иванов И.И. Заведующий кадровым отделом
Если в приказе о назначении ответственного за трудовые книжки указана должность «Директор», то подпись ставится от его имени.
4;2 Что делать, если директор находится в отпуске?
В случае, когда директор находится в длительном отпуске и его функции временно исполняет заместитель, необходимо:
- Утвердить локальным нормативным актом полномочия заместителя по подписанию трудовых книжек;
- Убедиться, что в приказе о назначении ответственного за ведение трудовых книжек указано, что заместитель может выступать в качестве подписывающего;
- При оформлении записи использовать подпись заместителя и указать его должность.
Часто задаваемые вопросы
- Вопрос: Можно ли ставить подпись печатным шрифтом?
Ответ: Нет, подпись должна быть личной. Печатающий шрифт не считается подписью. - Вопрос: Нужно ли указывать дату подписи?
Ответ: Дата не обязательна, но часто указывается внизу записи для удобства контроля. - Вопрос: Что делать, если в организации нет печати?
Ответ: Печать не обязательна, если в локальном нормативном акте она не предусмотрена. Достаточно подписи и, при необходимости, указания должности.
Подпись ответственного лица в трудовой книжке должна быть личной и включать фамилию (и, по желанию, инициалы).
Проставление только фамилии без подписи может рассматриваться как нарушение, если в организации установлен регламент, требующий подписи.
При увольнении запись в трудовой книжке заверяется подписью и, при наличии, печатью организации. Если ответственный находится в отпуске, его функции могут быть временно переданы замыкю, но только при наличии соответствующего уполномочивающего акта.
Рекомендуется заранее ознакомиться с локальными нормативными актами и типовыми формами приказа, чтобы избежать недоразумений при оформлении трудовых книжек.
Для более детального ознакомления с образцами приказов и типовыми формами подписи рекомендуется обратиться к специалисту по персоналу или юридическому отделу организации.