Ситуация, когда ваша трудовая книжка (бумажная или электронная) находится в другом городе, встречается довольно часто. Это может произойти из‑за переезда, увольнения, командировки или просто из‑за того, что прежний работодатель оставил документ у себя. В статье мы разберём, какие права у работника, какие действия необходимо предпринять и как оформить всё правильно в соответствии с Трудовым кодексом РФ (ТК РФ).
Что такое трудовая книжка?
Трудовая книжка – основной документ, фиксирующий сведения о трудовой деятельности работника, его стаж, квалификацию и основания для начисления пенсии. С 1 января 2020 года в России введена электронная трудовая книжка (ЭТК), хранящаяся в базе Социального фонда России (СФР). Однако бумажный вариант остаётся обязательным, если работник не отказался от него письменно (ст; 66, 66.1 ТК РФ).
Ключевые сведения, которые вносятся в трудовую книжку:
- Дата и место рождения работника;
- Сведения о работодателях (наименование, ИНН, адрес, даты трудоустройства и увольнения);
- Должность, разряд, квалификацию;
- Основания для увольнения;
- Сведения о прохождении военной службы, учебы и пр.
Почему трудовая книжка может оказаться в другом городе?
Наиболее типичные причины:
- Переезд работника в другой регион без передачи документа.
- Увольнение и оставление книжки у бывшего работодателя (часто так делают, если книжка уже заполнена).
- Командировка или временное задание в другом городе, когда книжка была передана в отдел кадров места назначения.
- Оформление в электронном виде – иногда работник не знает, что у него уже есть ЭТК, а бумажный вариант остаётся у прежнего работодателя.
Как действовать, если бумажная трудовая книжка находится в другом городе?
Шаг 1. Свяжитесь с работодателем, где находится книжка
Сначала уточните у бывшего (или текущего) работодателя, где именно хранится ваш документ. По закону работодатель обязан вернуть трудовую книжку работнику в течение трёх рабочих дней после её получения (ст. 66 ТК РФ).
Шаг 2. Оформите письменный запрос
Если работодатель отказывается вернуть книжку или задерживает её, направьте письменный запрос (по почте с уведомлением о вручении или в виде электронного письма) с указанием:
- ФИО, должность, ИНН работодателя;
- Номер и дату выдачи трудовой книжки;
- Требование о возврате в течение 5‑10 дней.
Шаг 3. Договоритесь о способе передачи
Возможные варианты:
- Личная передача в офисе работодателя (самый надёжный способ).
- Отправка заказным письмом с объявлением о вручении.
- Доверенность на получение книжки представителем (необходимо оформить нотариальную доверенность).
Шаг 4. При невозможности вернуть книжку – переход на электронную форму
Если бумажный документ утерян или вернуть его невозможно, вы можете оформить электронную трудовую книжку. Для этого:
- Обратитесь в отдел кадров текущего работодателя с заявлением «О переводе трудовой книжки в электронный вид».
- Работодатель вносит сведения в СФР (форма ЕФС‑1) и формирует ЭТК.
- Вы получаете доступ к ЭТК через портал Госуслуги или приложение «Электронная трудовая книжка».
Шаг 5. Защита прав в суде
Если работодатель отказывается вернуть документ без законных оснований, вы имеете право подать иск в трудовой суд в течение трёх лет со дня нарушения (ст. 395 ТК РФ); При этом суд может обязать работодателя:
- Вернуть книжку;
- Внести недостающие записи в ЭТК;
- Выплатить компенсацию за причинённые убытки.
Электронная трудовая книжка: преимущества и порядок получения
Почему стоит перейти на ЭТК?
- Отсутствие риска потери или повреждения – данные хранятся в защищённой базе СФР.
- Удобный доступ в любой точке страны через Интернет.
- Автоматическое обновление записей при каждом трудовом событии.
- Упрощённый процесс при переезде в другой регион.
Как оформить ЭТК?
- Подайте заявление работодателю (бумажному или электронному) о переводе трудовой книжки в электронный вид.
- Работодатель заполняет форму ЭФС‑1 и отправляет её в СФР.
- После подтверждения вы получаете уведомление на Госуслуги и можете просмотреть запись в личном кабинете.
- Если у вас уже есть ЭТК, а бумажный документ находится в другом городе, просто используйте электронный вариант – он считается официальным (ст. 66.1 ТК РФ).
Переоформление и передача трудовой книжки при переезде
При переезде в другой город рекомендуется выполнить следующие действия заранее:
- Уведомить текущего работодателя о предстоящем переезде и запросить возврат книжки.
- Если планируется смена места работы, попросите работодателя оформить перевод записей в новую трудовую книжку (бумажную или электронную).
- При получении новой бумажной книжки проверьте, что в ней указаны все предыдущие места работы. Если чего‑то не хватает – потребуйте исправления в течение 5 дней.
- Для тех, кто переезжает в регион, где нет отделения СФР, удобно пользоваться ЭТК, так как она не привязана к конкретному месту.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Вопрос: Можно ли использовать копию трудовой книжки, если оригинал находится в другом городе?
Копия может быть использована лишь в качестве временного документа (например, для подачи заявления в Пенсионный фонд). Оригинал обязателен для официальных процедур, таких как оформление пенсии, получение пособий и т.д.
Вопрос: Сколько времени даёт закон на возврат трудовой книжки?
Работодатель обязан вернуть книжку в течение трёх рабочих дней после её получения от работника (ст. 66 ТК РФ). При увольнении – в течение того же срока после подписания акта об увольнении.
Вопрос: Что делать, если книжка утеряна работодателем?
Требуется:
- Составить акт утраты с подписью работодателя.
- Подать заявление в отдел кадров о выдаче новой книжки.
- Если работодатель отказывается, обратиться в Государственную инспекцию труда или в суд;
Вопрос: Можно ли одновременно иметь бумажную и электронную трудовую книжку?
Да. Одновременное ведение допускается, если работник не подал заявление об отказе от бумажного варианта (ст. 66.1 ТК РФ). Записи в обеих книжках должны совпадать.
Если ваша трудовая книжка находится в другом городе, главное – не паниковать и действовать последовательно:
- Связаться с работодателем и запросить возврат;
- Оформить письменный запрос и, при необходимости, доверенность;
- Рассмотреть переход на электронную трудовую книжку – это самый надёжный способ избежать подобных проблем в будущем;
- При невозможности решить вопрос мирным путём – воспользоваться судебной защитой.
Помните, что трудовая книжка (в любой форме) является официальным подтверждением вашего трудового стажа и прав на пенсионные выплаты. Поэтому своевременное её получение и правильное оформление – залог безпроблемного трудового пути.
Дата последнего обновления статьи: 23 мая 2026 г.