Оформление трудовой книжки — одна из важнейших кадровых процедур. От правильности внесения записей зависит не только стаж работника, но и его будущая пенсия. Особое внимание кадровики уделяют заполнению раздела, касающегося образования. В этой статье мы подробно разберем, как правильно отразить среднее профессиональное образование в трудовой книжке с учетом актуальных требований законодательства.
Новая форма трудовой книжки: что изменилось?
С 1 января 2023 года в России применяется новая форма трудовой книжки, утвержденная Приказом Минтруда России от № 320н. Этот приказ внес существенные изменения не только в сам бланк документа, но и в правила его ведения и хранения.
Новая форма стала более компактной, изменилась структура ьного листа. Однако главное изменение, которое касается темы нашей статьи,, это новые правила заполнения графы «Образование». Теперь кадровикам необходимо строго следовать обновленным требованиям, чтобы избежать ошибок, которые могут привести к недействительности записей.
Среднее профессиональное образование: как правильно написать?
Одна из самых частых ошибок при заполнении трудовых книжек — использование устаревших формулировок; До введения новых правил в графе «Образование» часто писали «среднее специальное». С введением Приказа № 320н такая запись считается ошибочной;
Дело в том, что в российском законодательстве (в частности, в Федеральном законе «Об образовании в РФ») понятие «среднее специальное» больше не используется. Ему на смену пришло понятие «среднее профессиональное». Именно эту формулировку следует использовать при заполнении трудовой книжки.
Классификация уровней образования для трудовой книжки
Чтобы внести запись без ошибок, важно понимать, к какому уровню образования относится документ, представленный работником:
- Среднее общее — это аттестат за 9 или 11 классов школы.
- Среднее профессиональное, это диплом колледжа или техникума (после 9 или 11 класса).
- Высшее образование — диплом бакалавриата, специалитета или магистратуры.
Таким образом, если сотрудник принес диплом об окончании техникума или колледжа, в строке «Образование» необходимо написать: «Среднее профессиональное».
Заполнение строки «Профессия, специальность»
Заполнение ьного листа не ограничивается только указанием уровня образования. В следующей строке — «Профессия, специальность» — нужно вписать именно ту профессию, которая указана в дипломе.
Здесь важно соблюдать абсолютную точность. Не следует использовать сокращения или современные синонимы, если в дипломе написано иначе. Например:
- Если в дипломе указано «Техник», пишем «Техник».
- Если указано «Программист», пишем «Программист».
- Если специальность звучит как «Экономика и бухгалтерский учет», именно так и следует перенести в трудовую книжку.
Чего категорически нельзя делать: разбор частых ошибок
При заполнении сведений об образовании кадровики часто допускают одни и те же ошибки. Вот основные из них:
- Использование старых формулировок. Запись «среднее специальное» или «неполное высшее» сегодня недопустимы. Если работник проучился в вузе 2-3 курса и ушел, у него нет высшего образования. В этом случае в трудовую вносится тот уровень образования, который у него реально есть (например, «среднее профессиональное», если есть диплом колледжа, или «среднее общее», если есть только аттестат за 11 классов).
- Внесение записи при отсутствии документа. Очень важно помнить: не вносите запись в строку «Образование», если сотрудник не представил в качестве подтверждения документ об образовании, квалификации (аттестат, диплом). Словам работника верить нельзя — запись делается только на основании оригинала документа или его надлежащим образом заверенной копии.
- Исправления на ьном листе. Если при заполнении графы «Образование» допущена ошибка, весь бланк считается испорченным и подлежит уничтожению (с составлением акта). На ьном листе трудовой книжки зачеркивания и исправления неверных записей не допускаются.
Что делать, если работник получил СПО уже после трудоустройства?
Часто бывает так, что сотрудник устраивается на работу со средним общим образованием (после 11 класса), а через пару лет оканчивает колледж и получает диплом о среднем профессиональном образовании. Как быть в этом случае?
Правила ведения трудовых книжек позволяют дополнить записи на ьном листе. Для этого:
- Существующая запись «Среднее общее» не зачеркивается.
- Через запятую (или ниже, если есть свободное место на этой же строке) вписывается новый уровень образования: «Среднее профессиональное».
- Ссылки на документы (диплом) даются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Например: «На основании диплома серии 123456 № 7891011 от г. запись об образовании дополнена: среднее профессиональное».
- Запись заверяется подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, и печатью (при наличии).
Подводим итоги
В 2026 году при работе с трудовыми книжками необходимо строго руководствоваться Приказом Минтруда № 320н. При оформлении сотрудника со средним профессиональным образованием помните три главных правила:
- Пишем «Среднее профессиональное», а не «среднее специальное»;
- Профессию или специальность переписываем строго по диплому.
- Вносим запись только при наличии оригинала документа об образовании.
Соблюдение этих несложных правил позволит избежать кадровых ошибок, обеспечит юридическую чистоту документов и защитит права работника на протяжении всей его трудовой деятельности.