Прием на выборную должность (например, депутат, глава муниципального образования, выборное должностное лицо) имеет существенные отличия от стандартного трудоустройства. Такая запись в трудовой книжке оформляется на особых основаниях и требует точного соблюдения норм трудового законодательства и инструкций по заполнению.

Ключевые особенности приема на выборную должность

Главное отличие — основанием для приема является не трудовой договор в обычном понимании, а акт о результатах выборов, решение избирательной комиссии или иной нормативный правовой акт, наделяющий гражданина полномочиями. Поэтому в записи необходимо это отразить.

Правовая основа для внесения записи

Запись вносится на основании:

• Протокола соответствующей избирательной комиссии об итогах выборов.
• Постановления (решения) уполномоченного органа государственной власти или местного самоуправления о наделении полномочиями.
• Копии удостоверения о регистрации выборного должностного лица (если выдается).

Кто является работодателем?

В графе 3 «Наименование организации» указывается не избирательная комиссия, а орган государственной власти, местного самоуправления или организация, в структуре которой создана выборная должность (например, «Администрация муниципального образования „Город N“», «Совет депутатов муниципального образования „Город N“»).

Порядок заполнения граф трудовой книжки

Заполнение начинается с раздела «Сведения о работе». ьный лист (графы 1-4 раздела «Сведения об образовании») в данном случае не заполняется.

Графа 1 (порядковый номер записи)

Проставляется номер, следующий за последней записью в разделе «Сведения о работе».

Графа 2 (дата заключения трудового договора)

Указывается дата вступления в должность, которая совпадает с датой официального опубликования результатов выборов или датой, указанной в акте о наделении полномочиями.

Графа 3 (наименование организации и запись о работе)

Это самая важная графа. Содержание должно однозначно отражать выборный характер должности.

Пример корректной записи:

«Избран(а) депутатом Совета депутатов муниципального образования „Город N“ 5-го созыва по одномандатному избирательному округу № 10».

Или:

«Назначен(а) на должность Главы муниципального образования „Город N“ (выборное должностное лицо) на срок 5 лет».

Что обязательно указать:

• Должность с пометкой «выборное должностное лицо» или «депутат».
• Название органа власти/самоуправления.
• Срок полномочий (если он определен).
• Основание избрания/назначения (по результатам выборов, решением совета и т.д.).

Графа 4 (основание внесения записи)

Указываются:

• Наименование документа (например, «Протокол Избирательной комиссииMunicipal образования „Город N“ № 15 от »).
• Номер и дата документа.

Важно: В этой графе НЕ пишут «на основании трудового договора», так как его в классическом виде нет.

Сроки и ответственные лица

Согласно п. 15 Приказа Минтруда России № 320н и ч. 1 ст. 91 ТК РФ, запись о приеме на работу (включая выборную должность) должна быть внесена в течение пяти рабочих дней с даты издания основного документа (протокола, решения).

Обязанность по внесению записи лежит на работодателе — органе власти или организации, где создана эта должность. Если гражданин является депутатом на непостоянной основе и продолжает работать по основному месту, запись в его трудовую книжку не вносится.

Особенности для электронных трудовых книжек (ЭТК)

При оформлении ЭТК в учетной программе (например, «1С:Зарплата и управление персоналом», «Кадры») необходимо:

1. Выбрать кадровое мероприятие «Прием».
2. В поле «Основание» указать не трудовой договор, а выбранный документ (протокол, решение).
3. В поле «Должность» четко прописать наименование выборной должности.
4. В комментариях или специальных полях (если есть) можно уточнить «выборное должностное лицо».

Печать на ЭТК не ставится, но электронная подпись уполномоченного лица обязательна.

Когда запись НЕ вноситься?

Запись в трудовую книжку на выборную должность не делается, если:

• Гражданин выполняет выборные функции на непостоянной основе (например, депутат, который сохраняет основную работу).
• Срок исполнения полномочий составляет менее 5 дней (но это крайне редкий случай для выборных должностей).
• Выборная должность является первым местом работы гражданина. В этом случае запись все равно вносится, так как это основное место работы.

Образец записи (бумажный вариант)

Типичные ошибки и как их избежать

• Ошибка: Указание «Трудовой договор № … от …» в графе 4.
  Решение: Указывать именно избирательный документ.
• Ошибка: Запись «Принят(а) на работу» без уточнения выборного статуса.
  Решение: Обязательно использовать формулировки «Избран(а)», «Назначен(а) на выборную должность».
• Ошибка: Указание в графе 3 названия избирательной комиссии.
  Решение: Указывать орган власти/самоуправления, в структуре которого действует должность.
• Ошибка: Пропуск срока полномочий (если он есть).
  Решение: Всегда указывать срок, если он определен законом или актом.

Запись в трудовой книжке при приеме на выборную должность — это не формальность, а юридически значимое действие, подтверждающее стаж и особый статус работника. Правильное оформление защищает права гражданина при формировании пенсии и в иных правовых ситуациях. Всегда сверяйтесь с актуальными редакциями Приказа Минтруда России № 320н и Трудового кодекса РФ, а при наличии сомнений — консультируйтесь с кадровым специалистом или юристом.

Дата актуальности информации: 23 мая 2026 года. Перед применением рекомендуется проверить изменения в законодательстве.