Трудовая книжка — это главный документ работника, подтверждающий его трудовой стаж и профессиональный путь. Несмотря на постепенный переход на электронные трудовые книжки (ЭТК), бумажный вариант остается актуальным для миллионов сотрудников. Одним из самых частых вопросов, возникающих как у начинающих, так и у опытных кадровиков, является следующий: вносится ли запись в трудовую книжку о работе и в каких случаях работодатель обязан это делать?
В этой статье мы подробно разберем, какие именно записи должны быть в трудовой книжке, как правильно их оформлять и какие нюансы учитывать в 2026 году.
Обязан ли работодатель вносить записи о работе?
Ответ на этот вопрос однозначен — да, обязан. Согласно статье 66 Трудового кодекса РФ, трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности и стаже работника. Работодатель (за исключением работодателей, физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) обязан вести трудовые книжки на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней, если эта работа является для работника основной.
Какие записи о работе вносятся в трудовую книжку?
В раздел «Сведения о работе» вносятся следующие записи:
- Прием на работу — с указанием структурного подразделения, должности, профессии или специальности с квалификацией.
- Перевод на другую постоянную работу — изменение должности, отдела или перевод в другую местность вместе с работодателем.
- Увольнение работника — с указанием причин прекращения трудового договора и ссылкой на соответствующую статью ТК РФ.
- Присвоение нового разряда, класса, категории, повышение квалификационного уровня сотрудника.
- Установление второй и последующей профессии, совмещение профессий.
Записи о награждениях и почетных грамотах
Часто на сайтах кадровых консультаций (включая Онлайнинспекцию) задают вопрос: должен ли работодатель вносить в трудовую книжку работника запись о награждении его почетной грамотой?
Здесь важно различать разделы трудовой книжки:
- Раздел «Сведения о работе» — записи о награждениях в этот раздел не вносятся.
- Раздел «Сведения о награждениях» — именно сюда работодатель обязан внести информацию о награждении государственными наградами, почетными грамотами, нагрудными знаками и другими поощрениями за труд, предусмотренными законодательством или локальными актами предприятия.
Таким образом, если сотрудник получает почетную грамоту за трудовые заслуги, запись об этом обязательно должна появиться в трудовой книжке, но в специальном разделе.
Когда записи о работе НЕ вносятся?
Существуют ситуации, когда внесение записи в трудовую книжку не требуется или не допускается законом:
- Работа по совместительству — по основному месту работы запись о совместительстве вносится только по желанию самого работника (на основании справки с работы по совместительству).
- Работа у физического лица (не ИП), такие работодатели не имеют права вести трудовые книжки на своих помощников (нянь, домработников и т.д.).
- Гражданско-правовые договоры (ГПХ) — если человек выполняет работу по договору подряда или оказания услуг, трудовые отношения не возникают, а значит, и запись в трудовую книжку не делается.
Правила внесения записей: пошаговое руководство
Чтобы запись имела юридическую силу, она должна быть оформлена строго по правилам, установленным Постановлением Правительства РФ № 225 и Постановлением Минтруда РФ № 69:
Нумерация
Каждой записи в разделе «Сведения о работе» присваивается свой порядковый номер. Нумерация сквозная в пределах каждого раздела.
Дата
В графе 2 ставится дата события (приема, перевода, увольнения) в формате ДД.ММ.ГГГГ.
Основная информация
В графе 3 делается сама запись. Например: «Принят в отдел продаж на должность менеджера по продажам». При увольнении обязательно указывается причина и статья ТК РФ.
Основание (документ)
В графе 4 указывается документ, на основании которого внесена запись (приказ или распоряжение работодателя), его дата и номер.
Печать и подпись
При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника.
Электронные трудовые книжки (ЭТК): что изменилось?
С 2020 года в России действует система электронных трудовых книжек. Если сотрудник подал заявление о переходе на ЭТК, работодатель перестает вести его бумажную трудовую книжку. Однако это не значит, что записи о работе исчезли — они формируются в электронном виде и передаются в Социальный фонд России (СФР).
Если же работник решил сохранить бумажный вариант или подал заявление о ведении трудовой книжки на бумажном носителе наряду с электронным, работодатель обязан продолжать вносить записи в оба формата.
Внесение записей в трудовую книжку — это не просто формальность, а важная юридическая процедура, от которой зависят будущие пенсионные права и карьерные возможности сотрудника. Запись о работе вносится обязательно, если речь идет о приеме, переводе или увольнении по основному месту работы. То же самое касается и поощрений: почетная грамота обязательно найдет отражение в разделе «Сведения о награждениях».
Кадровикам и руководителям следует крайне внимательно относиться к заполнению этого документа, так как исправление ошибочных записей — сложный и трудоемкий процесс, а отсутствие необходимых записей может нарушить права работника.