В современном трудовом законодательстве часто возникают ситуации‚ когда у соискателя отсутствует бумажная трудовая книжка‚ либо он никогда не работал официально и поэтому не имеет записей о трудовой деятельности․ Ниже рассмотрены правовые основания‚ порядок действий работодателя и практические рекомендации по оформлению такого сотрудника․

Когда отсутствие трудовой книжки не является препятствием для приёма на работу

Согласно разъяснениям Минтруда и судебной практике:

• Отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа в приёме на работу․ (Постановление Московского городского суда № 33‑29150/2014)
• Если работник впервые устраивается на работу с 2021 года‚ все сведения о периодах работы ведутся исключительно в электронном виде (ЭТК)․ Бумажная трудовая книжка в этом случае не требуется․
• При утере трудовой книжки работник может подать заявление об утере‚ после чего работник обязан завести новую бумажную трудовую книжку и внести в неё запись о приёме на работу․
• Для сотрудников‚ перешедших на электронную трудовую книжку (СТД‑Р)‚ достаточно предоставить выписку из ЭТК․ Если такой документ не представлен‚ работника всё равно можно оформить‚ но учитывать его предыдущий стаж будет невозможно․

Порядок действий работодателя при приёме на работу без трудовой книжки

1. Запрос документов․ Попросите соискателя предоставить:
   • паспорт;
   • СНИЛС;
   • выписку из электронной трудовой книжки (если она есть);
   • заявление об утере бумажной трудовой книжки (при необходимости)․
2. Оформление трудового договора․ Заключите стандартный трудовой договор в соответствии со ст․ 57 ТК РФ․ В договоре укажите:
   • должность;
   • оклад или тарифную ставку;
   • режим работы;
   • условия оплаты труда;
   • срок действия договора (если срочный)․
3. Внесение записи в трудовую книжку (или ЭТК)․
   • Если у сотрудника есть бумажная трудовая книжка – сделайте запись о приёме на работу в разделе «Сведения о работе» (по форме‚ утверждённой Приказом Минтруда России № 320н)․
   • Если трудовая книжка отсутствует‚ но есть электронная – передайте сведения в ПФР через систему «Союзработник» или иной approved канал‚ чтобы запись появилась в ЭТК․
   • Если ни бумажной‚ ни электронной трудовой книжки нет (первое трудоустройство после 2021 года) – достаточно оформить трудовой договор и вести кадровый учёт в электронном виде; бумажная книжка заводится только по заявлению сотрудника․
4. Издание приказа о приёме на работу․ Хотя закон не требует обязательного приказа для внесения записи в трудовую книжку‚ на практике многие организации издают приказ (форма Т‑1) и затем на его основании вносят запись․
5. Ведение личной карточки сотрудника․ В случае отсутствия бумажной трудовой книжки работодатель обязан вести личную карточку (форма Т‑2) или иной документ‚ подтверждающий факт трудовых отношений․

Особенности оформления при разных типах договоров

Срочный трудовой договор

При срочном договоре запись в трудовой книжке делается аналогично постоянному договору․ В приказе указывается срок действия договора․

Договор о внутреннем совместительстве

Запись о совместительстве вносится в отдельный раздел трудовой книжки «Сведения о работе по совместительству»․ При отсутствии книжки – запись делается в ЭТК или в личной карточке․

Гражданско‑правовой договор (ГПХ)

При заключении ГПХ трудовая книжка не ведётся‚ так как отношения не считаются трудовыми․ Однако если фактически возникают трудовые отношения (режим работы‚ подчинение‚ постоянная оплата)‚ суд может признать их трудовыми и потребовать оформления трудовой книжки․

Что делать‚ если сотрудник не может предоставить ни бумажную‚ ни электронную трудовую книжку?

В таких случаях работодатель имеет право:

• завесть новую бумажную трудовую книжку и внести в неё запись о приёме на работу (по заявлению сотрудника о утере или отсутствии);
• оформить сотрудника на работу без трудовой книжки‚ но тогда предыдущий стаж учитываться не будет (ст․ 66 ТК РФ);
• принять на работу и вести исключительно электронный кадровый учёт‚ если сотрудник впервые устраивается после 2021 года․

Практические рекомендации для HR‑отдела

1. Создайте чек‑лист приёма на работу без трудовой книжки‚ включающий запрос документов‚ оформление договора‚ издание приказа и внесение записи․
2. Обучите кадровых специалистов работе с системой электронной трудовой книжки (СТД‑Р) и порядком подачи сведений в ПФР․
3. Храните копии всех документов (заявления об утере‚ выписки из ЭТК‚ приказы‚ трудовые договоры) в личном деле сотрудника не менее 50 лет․
4. Регулярно обновляйте внутренние нормативные акты в соответствии с последними разъяснениями Минтруда и судебной практикой․

Оформление на работу по трудовой книжке без предыдущего трудового опыта или без самой книжки полностью легально при соблюдении требований ТК РФ и разъяснений Минтруда․ Ключевые моменты:

• отсутствие трудовой книжки не является основанием для отказа;
• при необходимости заводится новая бумажная книжка или используется электронная;
• все трудовые отношения должны быть оформлены договором и приказом (по желанию работодателя);
• ведение кадрового учёта (личная карточка‚ ЭТК) обязательно для подтверждения стажа и прав сотрудников․

Следуя изложенному алгоритму‚ кадровая служба сможет корректно и без рисков оформить новых сотрудников‚ даже если у них нет традиционной трудовой книжки․