Оформление приёма на работу руководящих должностей (в т․ч․ заместителя директора) имеет свои особенности․ Правильное внесение записи в трудовую книжку – обязательное требование Трудового кодекса РФ и Положения о порядке ведения трудовых книжек․ Ошибки в этом процессе могут привести к административной ответственности работодателя и к проблемам для сотрудника․
Правовая основа для приёма на работу
Для того чтобы запись в трудовую книжку была законной, необходимо иметь документ, являющийся основанием для приёма․ В случае с заместителем директора это может быть:
- Приказ работодателя (директора, генерального директора) о приёме на работу;
- Решение учредителя (совета директоров, учредительного собрания) о назначении на должность;
- Договор о трудоустройстве, если в нём указано, что он являеться основанием для приёма (в редких случаях)․
В большинстве организаций используется приказ о приёме на работу, в котором указываются:
- Наименование организации;
- Дата и номер приказа;
- ФИО сотрудника, его паспортные данные;
- Должность (заместитель директора);
- Дата начала работы;
- Условия труда (полный/неполный рабочий день, ставка и т․д․)․
Кто заверяет запись в трудовую книжку?
Для руководящих должностей (директор, заместитель директора) запись в трудовую книжку заверяется тем же лицом, которое издаёт приказ – обычно генеральный директор или уполномоченный представитель учредителя․ Если приём осуществляеться по решению учредителя, то подпись ставит учредитель (или его уполномоченный)․
Содержание записи в графе 4 трудовой книжки
В графе 4 («Основание») указывается тип документа, его номер и дата․ Пример записи для заместителя директора:
Переведен (принят) на должность заместителя директора приказ № 45 от
Если запись делается по решению учредителя, то формулировка может быть такой:
Назначен на должность заместителя директора решение учредителя № 12 от
Порядок внесения записи
- Срок․ Запись в трудовую книжку должна быть внесена в течение 5 дней со дня издания приказа (п․ 9 Порядка ведения трудовых книжек, ПП‑320н)․
- Хронологический порядок․ Записи вносятся в хронологическом порядке, без пропусков дат․
- Подпись и печать․ Запись заверяется подписью лица, издавшего приказ, и печатью организации․
- Электронный вариант․ Если сотрудник согласен перейти на электронную трудовую книжку, запись вносится в электронный реестр в те же сроки․
Образец заполнения трудовой книжки (2026 год)
| Поле | Содержание |
|---|---|
| ФИО | Иванов Иван Иванович |
| Дата рождения | |
| Наименование организации | ООО «Пример» |
| Основание | Приказ № 45 от |
| Дата начала работы | |
| Должность | Заместитель директора по развитию |
| Ставка, оклад | 150 000 ₽/мес․ |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Кому принадлежит подпись в графе «Основание»?
Подпись ставит лицо, издавшее документ‑основание: директор, генеральный директор или уполномоченный учредитель․
Можно ли использовать электронный документ вместо бумажного приказа?
Да, если электронный документ подписан квалифицированной электронной подписью и имеет юридическую силу, он может служить основанием для записи․
Что делать, если сотрудник отказался от бумажной трудовой книжки?
В этом случае запись вносится в электронный реестр ЭТК (Электронная трудовая книжка)․ Процедура и сроки такие же, как и для бумажного варианта․
Какие ошибки чаще всего допускают кадровики?
- Заполнение графы 4 без указания типа документа (приказ/решение)․
- Пропуск сроков (внесение записи позже 5‑ти дней)․
- Неправильный порядок записей (не хронологически)․
- Отсутствие подписи уполномоченного лица․
Практический чек‑лист для кадровика
- Получить приказ/решение о приёме на работу․
- Проверить соответствие паспортных данных сотрудника и данных в трудовой книжке․
- Заполнить графу 4: указать тип документа, номер, дату․
- Указать дату начала работы и должность (заместитель директора)․
- Подписать запись и поставить печать организации․
- Внести запись в течение 5 дней․
- Если сотрудник перешёл на электронную форму – загрузить запись в ЭТК․
Оформление приёма на работу заместителя директора требует особого внимания к деталям: правильный документ‑основание, своевременная запись и корректное указание всех реквизитов․ Соблюдение требований Трудового кодекса и Положения о ведении трудовых книжек позволяет избежать штрафов и гарантировать законность трудовых отношений;
Помните: запись в трудовую книжку – не просто формальность, а юридически значимый акт, подтверждающий статус сотрудника в организации․
Дата публикации: