Оформление приёма на работу – один из ключевых этапов кадрового документооборота. Правильная запись в трудовой книжке не только подтверждает факт трудоустройства‚ но и защищает права обеих сторон в случае споров. Ниже представлен подробный пошаговый гид‚ а также готовый образец записи.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ – ст. 65‚ 66‚ 68 (общие положения о трудовой книжке).
- Постановление Правительства РФ от № 225 «О ведении трудовых книжек и выдаче справок о трудовой деятельности».
- Приказ Минтруда России от № 69 «Об утверждении формы трудовой книжки и порядка её ведения».
Что должно быть указано в трудовой книжке при приёме
- Дата приёма на работу (число‚ месяц‚ год).
- Наименование организации (полное‚ согласно учредительным документам).
- Должность‚ на которую принят сотрудник (согласно штатному расписанию).
- Подразделение (отдел‚ служба‚ цех и т.п.)‚ если оно указано в штатном расписании.
- Тип трудового договора (срочный/бессрочный).
- Номер и дата трудового договора (при наличии);
- Подпись уполномоченного лица (руководитель или уполномоченный представитель кадровой службы) и печать организации.
Пошаговая инструкция по внесению записи
- Подготовьте трудовую книжку. Убедитесь‚ что она заполнена корректно (нет пустых строк‚ нет исправлений‚ которые не заверены подписью и печатью).
- Заполните шапку записи. В левой колонке указывается порядковый номер записи (например‚ «1»).
- Внесите дату приёма. Формат: «dd.mm.gggg».
- Укажите наименование организации. Пишется полностью‚ без сокращений‚ если иное не предусмотрено уставом.
- Укажите должность; Соответствует штатному расписанию и трудовому договору.
- Укажите подразделение (при необходимости). Если в штатном расписании есть подразделение – записываем его.
- Укажите вид трудового договора. Например: «Бессрочный трудовой договор № 123 от ».
- Подпись и печать. Заверяет запись уполномоченное лицо (директор‚ руководитель отдела кадров) и ставится печать организации.
Образец записи в трудовой книжке
ООО «Ромашка» принят на должность инженера‑конструктора отдела проектирования по бессрочному трудовому договору № 123 от . Подпись: _____________________ /Иванов И.И./ М.П.
Примечание: если запись делается от руки‚ после текста ставится подпись уполномоченного лица и печать организации. При электронном ведении трудовой книжки (в системе ЭТК) запись формируется автоматически‚ но обязательно сохраняются те же реквизиты.
Частые ошибки и как их избежать
- Отсутствие номера записи. Каждая запись должна иметь порядковый номер‚ иначе трудовая книжка считается недействительной.
- Неполное наименование организации. Сокращения типа «ООО «Ромашка»» допустимы только если они закреплены в уставных документах; иначе лучше писать полное название.
- Неправильная формулировка должности. Должность должна точно соответствовать штатному расписанию и трудовому договору.
- Отсутствие ссылки на трудовой договор. Указание номера и дата договора обязательны‚ иначе запись может быть оспорена.
- Отсутствие печати или подписи. Без них запись не имеет юридической силы.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2021 года ведение трудовых книжек возможно в электронном виде через портал «Госуслуги». При приёме сотрудника:
- Работодатель формирует электронную запись о приёме в личном кабинете работника на портале;
- Сотрудник получает уведомление и подтверждает запись.
- После подтверждения запись считается действительной; печатный вариант трудовой книжки не требуется‚ но можно запросить выписку.
При электронном ведении те же реквизиты (дата‚ организация‚ должность‚ номер договора) указываются в соответствующих полях формы.
Правильное оформление записи в трудовой книжке при приёме сотрудника – это не просто формальность‚ а гарантия законности трудовых отношений. Следуя представленной инструкции и используя приведённый образец‚ вы minimизируете риски возникновения споров и обеспечите прозрачность кадрового документооборота.
Статья актуальна на май 2026 года. При изменениях в законодательстве рекомендуется сверять данные с действующими нормативными актами.