С 2021 года в России действует обязательное требование о ведении электронной трудовой книжки (ЭТК). С 1 января 2026 года переходный период завершается‚ и все работодатели обязаны использовать именно электронный формат‚ если сотрудник не отказался от бумажной версии. В этой статье мы разберём‚ как правильно оформить приём нового сотрудника‚ какие коды ОКЗ и настройки в 1С:ЗУП необходимо использовать‚ а также какие особенности следует учитывать.

Общие принципы оформления ЭТК

Электронная трудовая книжка – это цифровой документ‚ в котором фиксируются сведения о трудовой деятельности сотрудника. Она заменяет традиционную бумажную форму‚ но сохраняет ту же юридическую силу.

• Сотрудник получает доступ к своей ЭТК через личный кабинет на портале ФНС или через сервис Электронный трудовой договор.
• Все изменения (приём‚ перевод‚ увольнение) вносятся работодателем в единую государственную систему.
• Электронный формат исключает риск потери информации о стаже и местах работы.

Коды ОКЗ в 1С:ЗУП

Для корректного заполнения ЭТК в 1С:ЗУП используются специальные коды ОКЗ (Оклады Кодификатора квалификаций). Они позволяют системе автоматически определять тип занятости и соответствующий код профессии.

1. Код 01 – Главный руководитель.
2. Код 02 – Специалист среднего звена.
3. Код 03 – Рабочий.
4. Код 04 – Служащий.
5. …и другие‚ в зависимости от квалификации.

При настройке модуля «Трудовые функции» в 1С необходимо указать соответствующий код ОКЗ для каждой новой должности.

Пошаговый процесс приёма сотрудника

Ниже описана последовательность действий‚ которую HR‑отдел должен выполнить при приёме нового работника с ЭТК.

Подготовка документации

• Копия паспорта сотрудника.
• Справка о предыдущем трудовом стаже (если есть).
• Заявление о переходе на электронную форму (если сотрудник отказывается от бумажной версии).

Создание записи в 1С:ЗУП

1. Открыть раздел «Трудовые функции» → «Электронные трудовые книжки».
2. Выбрать пункт «Новая запись» и заполнить основные реквизиты:
• ФИО сотрудника;
• Дата рождения;
• Дата начала работы;
• Код ОКЗ;
• Подразделение и должность;
• Ставка и тип занятости.
3. Проверить корректность ввода данных‚ особенно даты и кодов ОКЗ.

Верификация информации

После ввода данных система автоматически проверяет:

• Соответствие кода ОКЗ классификатору профессий;
• Наличие записей в предыдущих ЭТК (если они есть);
• Соответствие даты начала работы дате увольнения из предыдущей организации.

Отправка данных в ФНС

После сохранения записи в 1С данные автоматически передаются в государственную систему. Сотрудник получает уведомление о том‚ что его ЭТК создана‚ и может проверить её в личном кабинете ФНС.

Особенности перехода от бумажной к электронной форме

Несмотря на обязательность ЭТК‚ закон допускает одновременное использование бумажной трудовой книжки‚ если сотрудник явно отказался от электронного формата.

• В этом случае в 1С необходимо создать отдельную запись с пометкой «Бумажный вариант»;
• Все остальные процедуры оформления остаются неизменными.

Проверка и контроль электронной трудовой книжки

После приёма сотрудника важно регулярно проверять актуальность данных в ЭТК.

Как подтвердить наличие ЭТК?

Сотрудник может самостоятельно:

1. Войти в личный кабинет на портале ФНС.
2. Перейти в раздел «Трудовая деятельность».
3. Посмотреть список всех записей о работе.

Как убедиться‚ что работодатель передаёт сведения в Социальный фонд России?

В системе ФНС отображается статус «Передано в ПФР». Если статус не отображается‚ необходимо:

• Проверить настройки обмена данными в 1С;
• Убедиться‚ что в настройках компании включён модуль «Отправка данных в ПФР»;
• При необходимости вручную отправить данные через кнопку «Отправить в ПФР».

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли вести несколько ЭТК одновременно? – Нет‚ у одного сотрудника может быть только одна электронная трудовая книжка.
• Что делать‚ если в ЭТК ошиблась дата начала работы? – Нужно откорректировать запись в 1С и повторно отправить данные в ФНС.
• Как оформить увольнение сотрудника в электронной форме? – Создаётся запись с пометкой «Увольнение»‚ указывается дата увольнения и причина‚ после чего данные отправляются в ФНС.

Приём сотрудника с электронной трудовой книжкой – это процесс‚ требующий внимания к деталям и правильной настройки программного обеспечения. Использование 1С:ЗУП упрощает ввод данных‚ автоматизирует проверку кодов ОКЗ и гарантирует своевременную передачу информации в государственные органы. Соблюдая описанные выше шаги‚ HR‑отдел сможет эффективно управлять персональными документами‚ минимизировать ошибки и обеспечить полную прозрачность трудового статуса каждого сотрудника.

Внедрение электронных форм – часть общей цифровой трансформации‚ которая делает работу с персоналом быстрее‚ безопаснее и более надёжнее.