Трудовая книжка является одним из важнейших документов, подтверждающих трудовой стаж работника. С точки зрения закона и учета, она относится к бланкам строгой отчетности (БСО), что накладывает на работодателя серьезные обязательства по ее хранению, учету и выдаче.
Нормативное регулирование
Основным документом, регламентирующим работу с трудовыми книжками в Российской Федерации, является Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек»; Именно этот Порядок устанавливает правила:
- Ведения и хранения книжек;
- Выдачи дубликатов;
- Порядка выдачи книжки при увольнении или по запросу работника (согласно ст. 66.1 ТК РФ).
Организация учета бланков строгой отчетности (БСО)
Поскольку трудовые книжки и вкладыши в них являются документами строгой отчетности, работодатель обязан организовать их строгий количественный учет.
Журналы учета
Работодатель самостоятельно утверждает формы книг (журналов) для учета. В организации должны вестись следующие записи:
- Учет бланков трудовых книжек и вкладышей: в этом журнале фиксируется поступление новых бланков, их серии и номера, а также списание (выдача работнику).
- Учет движения трудовых книжек: здесь отражается прием книжек от новых сотрудников, их передача в архив или выдача при увольнении.
Хранение документов
Трудовые книжки должны храниться в безопасном месте (сейфе или запирающемся шкафу), исключающем доступ посторонних лиц и риск повреждения или утраты документа.
Бухгалтерский учет и проводки
С точки зрения бухгалтерского учета, приобретение и реализация трудовых книжек отражаются следующим образом:
Расходы на покупку
Затраты на приобретение бланков трудовых книжек относятся на расходы организации. Согласно разъяснениям Минфина России (письмо от № 03-03-06/3/79208), эти суммы списываются в затраты на управление организацией.
Реализация бланков сотрудникам
В некоторых случаях работодатель может взимать плату за бланк трудовой книжки с работника (если это предусмотрено внутренними правилами или договоренностями). В этом случае в бухгалтерском учете отражаются:
- Доходы: сумма, поступившая от работника за бланк, признается прочим доходом организации.
- Проводки: отдельно указываются операции по реализации БСО, чтобы обеспечить прозрачность оборота документов строгой отчетности.
Ключевые нюансы ведения записей
При заполнении трудовой книжки важно соблюдать следующие правила, чтобы избежать ошибок при проверках:
- Данные о владельце: сведения об образовании вносятся четко. Современные правила исключают зачеркивание сведений об образовании.
- Точность формулировок: записи должны строго соответствовать приказам по личному составу.
- Электронные книжки: следует помнить о переходе на электронный формат (ЭТК), однако бумажные книжки продолжают вестись для тех, кто подал соответствующее заявление.
Резюме для бухгалтера и кадровика
Для обеспечения полного порядка в учете трудовых книжек рекомендуется:
Проверить наличие утвержденных форм журналов учета БСО.
Сверить фактическое количество бланков на складе с записями в журнале.
Правильно отразить в учете затраты на покупку бланков и возможные поступления от их реализации.
Обеспечить строгое соблюдение Приказа Минтруда № 320н при выдаче и хранении документов.