Трудовая книжка — официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и историю работы сотрудника.
Иногда, по разным причинам, в неё может не попасть запись о приёме, переводе, повышении или увольнении.
Ни Трудовой кодекс РФ, ни Порядок N 320н не требуют хронологического порядка заполнения, поэтому пропущенную запись можно добавить под порядковым номером, следующей за последней уже внесённой.
Ниже приведены подробные инструкции, которые помогут работодателю и сотруднику правильно оформить пропущенную запись.

Правовые основания

• Трудовой кодекс РФ (ст. 48) устанавливает обязанность работодателя вести трудовую книжку.
• Порядок N 320н (Справочник по трудовым книжкам) регламентирует оформление записей, но не обязывает их размещать в хронологическом порядке.
• Если в трудовой книжке отсутствует запись, но есть документ, подтверждающий факт работы (приказ, распоряжение, договор), то его можно внести в любой момент.

Когда необходимо внести пропущенную запись

• Приёма на работу, перевода в другую должность, повышения квалификации.
• Увольнения, если в результате произошла ошибка в датах или пропущена запись о переводе после увольнения.
• Награждения, присвоения разряда, военной службы.
• Любые изменения, которые не были отражены в трудовой книжке.

Кто отвечает за внесение пропущенной записи

Внесение пропущенной записи обязан выполнить работодатель.
Сотрудник может лишь запросить работодателя о внесении пропущенной записи, но сам не имеет права менять содержимое книжки.

Шаги по внесению пропущенной записи

1. Подготовка документов

   • Приказ, распоряжение или договор, подтверждающий факт работы.
   • Копия трудовой книжки (для сверки последнего номера).
   • Печать и подпись руководителя или уполномоченного лица.

2. Определение порядкового номера

   Номер новой записи — следующий за номером последней уже внесённой записи.
   Если в книжке нет записей, номер начинается с 1.

3. Заполнение записи

   В разделе «Сведения о работе» указываются:

   • Наименование организации.
   • Дата начала работы (или фактическая дата перевода).
   • Должность, разряд, должность, если применимо.
   • Дата окончания работы, если запись о переводе после увольнения.
   • Номер и дата приказа/распоряжения, подтверждающего факт.

4. Подпись и печать

   Запись подписывается уполномоченным лицом и печатается печатью организации.
   В случае внесения пропущенной записи после увольнения, в записи о переводе указывается фактическая дата перевода.

5. Проверка и хранение

   После внесения сотрудник получает копию заполненной записи.
   Работодатель хранит оригинал в трудовой книжке.

Особые случаи

• Перевод после увольнения
  Если в книжке есть запись об увольнении, а позже обнаружена пропущенная запись о переводе, её можно внести после последней записи.
  Важно указать фактическую дату перевода, а не дату увольнения.
• Отсутствие приказа
  Если у работодателя нет приказа или распоряжения, вносимой записи не может быть сделано.
  В таком случае необходимо оформить новый приказ.
• Награждение и присвоение разряда
  Процедура аналогична: в разделе «Сведения о работе» указывается дата награждения, разряд, а также номер приказа.
• Служба в армии
  Если пропущена запись о службе в армии, её внесение не требует корректировки предыдущих записей.

Как исправить ошибку в записи

1. Если ошибка обнаружена в записи о приёме, переводе или увольнении, но запись уже внесена, то в трудовой книжке вносится дополнительная запись с правильными данными.
2. Если ошибка касается даты, но запись о приёме уже внесена, то добавляется новая запись с правильной датой и указанием «поправлено».
3. При отсутствии документа, подтверждающего исправление, внесение невозможно.

Список необходимых форм и образцов

• Приказ о приёме на работу (образец);
• Приказ о переводе в другую должность (образец).
• Приказ об увольнении (образец).
• Приказ о награждении (образец).
• Приказ о присвоении разряда (образец).
• Форма «Сведения о работе» (приложение к трудовой книжке).

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли внести пропущенную запись позже, чем в течение года?
   Да, в любой момент, когда обнаружена ошибка, при наличии документа.
2. Что делать, если у меня нет приказа, но я уверен, что работал в другой должности?
   Попросите работодателя оформить новый приказ, подтверждающий факт работы.
3. Можно ли добавить пропущенную запись в трудовую книжку, если я уже получил диплом о повышении квалификации?
   Да, в разделе «Сведения о работе» указывается дата получения диплома и номер приказа.
4. Как проверить, что запись внесена правильно?
   Сравните дату и номер записи с оригиналом приказа. Убедитесь, что подпись и печать присутствуют.

Внесение пропущенной записи в трудовую книжку — несложная процедура, но она требует точности и наличия надёжных документов.
Поскольку порядок заполнения не обязателен, пропущенные записи можно добавлять в любой момент, но обязательно под следующей порядковой цифрой.
Соблюдение всех пунктов выше поможет избежать конфликтов с работодателем и сохранить корректную историю трудового стажа.

Дата публикации: 22 мая 2026 г., 12:22:02 ()