В современных условиях трудоустройства часто возникают ситуации‚ когда кандидат не может предъявить трудовую книжку (ТК). Это может быть связано с её утерей‚ порчей‚ первым трудоустройством‚ переходом на электронный формат или другими обстоятельствами. Ниже подробно рассмотрено‚ как законно оформить работника без трудовой книжки‚ какие документы необходимы и какие действия должен предпринять работодатель.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ – ст. 65‚ ст. 66‚ ст. 66.1‚ ст. 312.2 (электронная трудовая книжка).
• Федеральный закон № 43‑ФЗ «О трудовой книжке» (в ред. от ) – регулирует выдачу‚ ведение и хранение ТК.
• Постановление Правительства РФ от № 437 – о порядке ведения электронных трудовых книжек (ЭТК).
• Письма Минтруда и Роструда (например‚ Письмо Минтруда от № 14‑2/10/2‑4630) – разъясняют порядок приёма на работу без ТК.

Согласно указанным нормам‚ отсутствие трудовой книжки не является препятствием для заключения трудового договора. Работодатель обязан оформить новую ТК (или внести сведения в ЭТК) на основании письменного заявления работника.

Когда можно принять на работу без трудовой книжки?

Основные ситуации‚ допускающие приём без ТК:

1. Первое трудоустройство – у гражданина ещё нет трудовой книжки.
2. Утрата или повреждение документа – работник заявляет о потере ТК и подаёт заявление о её выдаче.
3. Переход на электронную трудовую книжку – сотрудник уже ведёт ЭТК в системе «Социальный фонд России» (СФР) и предъявляет выписку из личного кабинета.
4. Работа по совместительству или дистанционно – при определённых условиях (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ) допускается оформление без бумажной ТК.
5. Гражданско‑правовые договоры (подряд‚ авторский заказ и т.п.) – здесь трудовые отношения не возникают‚ поэтому ТК не требуется.

Важно: даже если работник не предоставил ТК‚ работодатель всё равно должен вести учёт трудовой деятельности и в дальнейшем предоставить возможность оформить трудовую книжку.

Пошаговый алгоритм действий работодателя

Получение заявления от работника

Работник подаёт письменное заявление (можно в свободной форме) с указанием:

• причины отсутствия трудовой книжки (утрата‚ первое трудоустройство‚ переход на ЭТК и т.д.);
• просьбы оформить новую трудовую книжку или внести сведения в электронный формат.

Заявление подписывается и датируется. Оно хранится в личном деле сотрудника.

Оформление трудового договора

Трудовой договор заключается в обычном порядке (ст. 57 ТК РФ). В договоре указываются:

• сведения о сторонах;
• должность‚ место работы‚ режим труда и отдыха;
• размер и порядок выплаты заработной платы;
• срок действия договора (если срочный);
• иные условия‚ обязательные по ТК РФ и локальным нормативным актам.

Отсутствие ТК не влияет на содержание договора.

Выдача новой трудовой книжки (или внесение в ЭТК)

В течение пяти рабочих дней с даты получения заявления работодатель обязан:

1. Завести новую трудовую книжку (форма № ТД‑Р) и внести запись о приёме на работу.
2. Или‚ при согласии работника‚ внести сведения о трудовой деятельности в электронную трудовую книжку через личный кабинет на портале «Работа в России» или через СФР.

При выдаче бумажной ТК ставится печать организации и подпись уполномоченного лица (обычно кадровика или руководителя).

Учёт трудового стажа

Если работник не предоставил СТД‑Р (выписку из электронной трудовой книжки) или старую ТК‚ предыдущий трудовой стаж учитываться не будет до момента восстановления документа. После получения СТД‑Р или восстановленной ТК работодатель обязан внести соответствующие записи о прошлых местах работы.

Хранение документов

Все документы‚ связанные с приёмом на работу без ТК‚ хранятся в личном деле сотрудника:

• заявление работника;
• копия трудового договора;
• приказ о приёме на работу;
• копия выданной трудовой книжки (или выписка из ЭТК);
• иные подтверждающие документы (например‚ справка о потере ТК из отдела кадров предыдущего места работы).

Особенности оформления при разных форматах трудовой книжки

Бумажная трудовая книжка

Классический вариант. Работодатель заполняет ьный лист (ФИО‚ дата рождения‚ образование‚ профессия) и делает первую запись о приёме на работу. Далее ведётся обычный учёт переводов‚ отпусков‚ наград и т.д.

Электронная трудовая книжка (ЭТК)

С 2021 года ведение ЭТК является обязательным для всех работодателей. Если сотрудник уже имеет ЭТК‚ достаточно:

• Получить согласие на обработку персональных данных;
• Передать в СФР сведения о приёме‚ переводе‚ увольнении (через ЕГИСЗ или через личный кабинет работодателя);
• Обеспечить сотруднику доступ к выписке из своей ЭТК (можно распечатать или предоставить электронно).

При отсутствии доступа к ЭТК (например‚ первый раз в системе) работодатель помогает сотруднику зарегистрироваться в личном кабинете СФР и загрузить initial данные.

Совместительство и дистанционная работа

При оформлении внутреннего совместителя или дистанционного сотрудника (ч. 6 ст. 312.2 ТК РФ) допускается:

• Не делать запись о совместительстве в бумажной ТК‚ если работник возражает;
• Вести учёт совместительства исключительно в электронном виде;
• При необходимости выдавать справку о совместительстве по требованию сотрудника.

Ответственность за нарушения

Если работодатель отказывается оформить трудовую книжку или внести сведения в ЭТК без законных оснований‚ он может привлечь к ответственности:

• Административная ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ (штраф от 30 000 до 50 000 руб. для должностных лиц‚ от 100 000 до 200 000 руб. для организаций);
• Возможные civil‑иски работника о возмещении ущерба (например‚ невозможность подтвердить стаж для пенсии).

Поэтому своевременное выполнение обязательств по оформлению ТК/ЭТК является не только правомерным‚ но и экономически выгодным.

Практические рекомендации для HR‑службы

1. Создать шаблон заявления о выдаче новой трудовой книжки/внесении данных в ЭТК и разместить его на внутреннем портале компании.
2. Обучить кадровых сотрудников процедурам работы с СФР и электронными трудовыми книжками.
3. Вести журнал учёта заявлений о выдаче ТК/ЭТК с указанием дат подачи‚ исполнения и ответственного лица.
4. Информировать сотрудников о своих правах и обязанностях при утрате ТК (например‚ разместить памятку в уголке потребителя).
5. Проводить периодический аудит личных дел на предмет наличия всех необходимых документов (заявления‚ приказы‚ выписки из ЭТК).

Отсутствие трудовой книжки у кандидата не является препятствием для трудоустройства. Трудовое законодательство чётко регламентирует порядок действий работодателя: получить письменное заявление‚ заключить трудовой договор‚ оформить новую бумажную ТК или внести сведения в электронную трудовую книжку в течение пяти рабочих дней. Соблюдение данного алгоритма обеспечивает законность трудовых отношений‚ защищает права работника и minimises риски административной ответственности для организации.

Следуя изложенным рекомендациям‚ кадровая служба сможет эффективно и безошибочно оформлять сотрудников даже в самых нестандартных ситуациях‚ сохраняя при этом полную прозрачность и соответствие требованиям ТК РФ.