Трудовая книжка – один из ключевых документов, подтверждающих трудовой стаж и квалификацию работника. При увольнении сотрудник обязан получить её от работодателя, а работодатель – оформить запись о выдаче. В этой статье разберёмся, какие шаги необходимо выполнить, какие документы оформить и как правильно подписать расписку о получении.

Юридические основы оформления трудовой книжки при увольнении

• Трудовой кодекс РФ (ст. 42, 43, 44) – устанавливает порядок выдачи трудовой книжки при увольнении.
• Постановление Правительства РФ № 1021 от  г. – регламентирует ведение трудовых книжек.
• Постановление Минтруда РФ № 112 от  г. – уточняет порядок оформления записей о выдаче.
• Федеральный закон № 152-ФЗ «О персональных данных» – регулирует хранение и передачу информации о сотруднике.

Практический порядок действий

1. Подготовка документов – работодатель подготавливает акт о выдаче трудовой книжки и расписку о её получении. Важно, чтобы в акте были указаны:
   • Порядковый номер записи.
   • Дата выдачи.
   • Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, должность).
   • Сведения о работодателе (наименование, ИНН, КПП).
2. Подписание актов – работник подписывает акт о выдаче, подтверждая факт получения. Ответственное лицо за ведение трудовых книжек подписывает расписку.
3. Копия для работника – работник получает копию расписки, а также саму трудовую книжку.
4. Внесение записей в электронную трудовую книжку (ЭТК) – если работодатель использует ЭТК, запись о выдаче автоматически попадает в электронный реестр.
5. Сохранение документов – работодатель хранит оригинал расписки и актов в течение 10 лет.

Как написать расписку о получении трудовой книжки

Расписку можно оформить на простом листе формата А4 или на фирменном бланке. Ниже приведён образец расписки, который можно адаптировать под свои нужды.

После подписания расписки работник передаёт её работодателю, а работодатель сохраняет копию в личном деле сотрудника.

Что делать, если работник отказывается от получения трудовой книжки?

В случае отказа работника от получения трудовой книжки необходимо оформить акт об отказе получения трудовой книжки. В акте фиксируются:

• ФИО работника и должность.
• Дата и место отказа.
• Причина отказа (если указана).
• Подпись работника и ответственного лица.

Электронная трудовая книжка (ЭТК) – как подтвердить наличие?

С 2025 года большинство работодателей используют ЭТК. При увольнении работник может получить выписку из ЭТК по форме СТД‑Р. Для этого:

1. Войдите в личный кабинет работодателя.
2. Выберите пункт «Получить выписку».
3. Заполните форму, указав период работы.
4. Подтвердите действие электронной подписью (УКЭП).
5. Скачайте PDF‑выписку и отправьте работнику.

Что важно помнить при оформлении расписки?

• Все данные в расписке должны быть точными и совпадать с данными в трудовой книжке.
• Работник обязан подписать расписку лично, а не через представителя.
• Срок хранения расписки – минимум 10 лет после увольнения.
• При наличии электронного документа (ЭТК) расписка не требуется, но её можно оформить как подтверждение;

Часто задаваемые вопросы

1. Можно ли получить расписку в электронном виде? – Да, расписку можно оформить в формате PDF и отправить по электронной почте, но в бумажной форме она считается более надёжной.
2. Что делать, если работник не подписал расписку? – Работодатель может оформить акт об отказе и хранить его в личном деле.
3. Можно ли отозвать расписку после подписания? – Нет, расписка подтверждает факт получения, и отозвать её нельзя.

Подтверждение получения трудовой книжки при увольнении – важный юридический акт, который защищает права обеих сторон. Соблюдение всех пунктов, указанных выше, гарантирует законность процесса и исключит возможные споры в будущем. Не забывайте хранить копии всех документов и вести их в порядке, предусмотренном законодательством.

Если вам нужна готовая форма расписки или акт об отказе, вы можете скачать шаблоны в формате Word или PDF по ссылкам ниже:

• Шаблон расписки (Word)
• Шаблон акта об отказе (Word)
• Шаблон расписки (PDF)

Удачной работы и соблюдения всех нормативных требований!