Трудовая книжка, ключевой документ, подтверждающий трудовой стаж. Выдача её оригинала регулируется строго Трудовым кодексом РФ (ст. 62) и подзаконными актами. Ситуация, когда трудовую книжку получает не сам работник, а иное лицо (родственник, представитель по доверенности), требует особого внимания и грамотного оформления. Неправильные действия могут привести к утрате документа, проблемам с назначением пенсии и юридической ответственности для работодателя.

Когда можно выдать трудовую книжку другому лицу?

По общему правилу, оригинал трудовой книжки выдается только лично работнику при увольнении или по его письменному заявлению. Однако закон предусматривает исключения, когда получить документ может третье лицо:

• По доверенности. Если работник не может явиться лично (болезнь, командировка и т.д.), он может оформить нотариальную доверенность на право получения трудовой книжки. Доверенное лицо предъявляет её вместе со своим паспортом.
• Родственник умершего работника. После смерти работника право на получение его трудовой книжки имеют наследники (законные или по завещанию). Они должны подтвердить свои права документами: свидетельством о смерти, документами, подтверждающими родство (свидетельство о рождении, браке), и, в случае наследования по закону, свидетельством о праве на наследство.
• Представитель органа опеки. Для несовершеннолетнего или лица, признанного недееспособным.

Зачем нужна расписка? Юридическое значение

Хотя Трудовой кодекс не обязывает работодателя составлять отдельную расписку при выдаче оригинала трудовой книжки, практика и разъяснения контролирующих органов (Минтруд, Роструд) настоятельно рекомендуют это делать. Расписка — это юридически значимый документ, который:

1. Снимает ответственность с работодателя и кадровика. Она подтверждает, что документ был передан на законных основаниях конкретному лицу в конкретную дату. Если после этого трудовая книжка будет утеряна или повреждена у получателя, работодатель не понесет ответственности за её хранение.
2. Служит доказательством в суде. При спорах о стаже, пенсионных начислениях или претензиях со стороны работника расписка будет подтверждать факт и дату выдачи документа.
3. Фиксирует факт передачи. Это особенно важно при выдаче третьим лицам, когда возможны сложности с идентификацией.

Как правильно оформить расписку? Ключевые реквизиты

Расписка не имеет строго утвержденной формы, но должна содержать обязательные реквизиты для юридической чистоты. Вот структура правильной расписки:

• Дата и место составления. (например, «г. Москва, 23 мая 2026 г.»).
• Данные лица, передающего документ. Должность, ФИО сотрудника отдела кадров (или иного уполномоченного лица), подпись и печать организации.
• Данные лица, получающего документ. ФИО, серия и номер паспорта, данные о выданном паспорте (кем и когда), адрес регистрации. Если получатель — представитель, указать, на каком основании действует (доверенность №… от…, свидетельство о праве на наследство и т.д.).
• Что передается. Полное и точное описание документа: «Трудовая книжка», серия (если есть), номер, дата выдачи, ФИО работника, которому она принадлежит.
• Цель выдачи. (например, «для предоставления в Пенсионный фонд РФ», «в связи с увольнением», «по доверенности №… от…» или «в связи со смертью работника ФИО…» ).
• Подпись получателя. С расшифровкой (ФИО).

Образец расписки (для получения родственником после смерти работника)

Ниже приведен пример, составленный с учетом всех необходимых деталей.

Запись в Книге учета и движения трудовых книжек

Каждый факт выдачи (и возврата) трудовой книжки обязательно отражается в Книге учета и движения трудовых книжек. Форма книги утверждена Постановлением Минтруда России от № 69. При выдаче третьему лицу запись должна быть максимально подробной:

• Указать, кому именно выдана книжка (ФИО получателя и его паспортные данные).
• Указать номер и дату расписки, которая была составлена.
• Указать основание (доверенность №…, свидетельство о праве на наследство №… и т.д.).

Пример записи в книге учета: «Выдана трудовой книжкой Иванова П.С. (запись № 123) его супруге Ивановой А.П., паспорт 45 12 № 345678, по расписке № 45 от на основании свидетельства о смерти и свидетельства о праве на наследство. Копия расписки приобщена к личному делу.»

Критические ошибки и риски

Выдача без расписки и без фиксации в книге учета. Это главная ошибка. Если книжка потом утеряется, работодатель не сможет доказать, что она была выдана, и может быть привлечен к ответственности (штраф по ст. 5.27 КоАП РФ).

Выдача по устной просьбе или телефонному звонку. Нельзя передавать документ без личного присутствия и предъявления документа, удостоверяющего личность, и подтверждающих полномочия бумаг.

Непроверка полномочий представителя. Если работник жив, но не явился, нужна нотариально заверенная доверенность с явным указанием права на получение трудовой книжки. Копия доверенности должна быть приложена к расписке.

Выдача наследнику без свидетельства о праве на наследство. После смерти работника право на получение документа возникает не у всех родственников, а только у тех, кто вступил в наследство и получил соответствующее свидетельство. Выдача без этого документа — грубая ошибка.

Выдача трудовой книжки за другого человека — процедума, требующая повышенной осторожности. Главное правило: всегда составляйте подробную расписку с паспортными данными получателя и основанием для выдачи, и обязательно вносите соответствующую запись в Книгу учета. Это защитит вашу организацию от финансовых потерь, судебных исков и проблем с проверяющими органами. При сомнениях в полномочиях лица — запросите дополнительные документы или откажите в выдаче до их предоставления. Помните, что безопасность трудового стажа работника и юридическая чистота ваших действий — ваша прямая ответственность.

Статья составлена на основе анализа актуальной практики и требований законодательства. Для получения консультации по конкретной ситуации рекомендуется обратиться к юристу по трудовому праву.