Смерть сотрудника – редкое, но обязательное событие, требующее правильного оформления кадровой документации. Оформление записи в трудовой книжке регулируется Трудовым кодексом РФ, Приказом Минтруда России от 28 июня 2013 № 354н «Об утверждении формы трудовой книжки» и специальными «Правилами ведения трудовой книжки». Ниже подробно описаны все этапы, необходимые документы и образец записи.
Правовая база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 81, 84) – определяет порядок прекращения трудового договора.
- Приказ Минтруда РФ № 354н от – регламентирует форму и порядок внесения записей в трудовую книжку.
- Постановление Правительства РФ от № 1315 – уточняет порядок оформления записей при прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от работника (в т.ч. смерть).
Когда необходимо вносить запись
Запись в трудовую книжку делается в случае, когда трудовой договор прекращён в связи со смертью работника. Это обязательный шаг, даже если работник не успел получить окончательный расчёт.
Последовательность действий кадровика
- Получение официального подтверждения смерти – справка из ЗАГСа о смерти (свидетельство о смерти) или выписка из актовой записи.
- Оформление приказа об увольнении – приказ № … от … «Об увольнении (прекращении трудового договора) в связи со смертью работника Ф.И.О.».
- Уведомление бухгалтерии – подготовка расчётов (неиспользованный отпуск, компенсация и т.п.).
- Внесение записи в трудовую книжку – делается в том же порядке, что и при обычном увольнении, но с особой формулировкой.
- Возврат трудовой книжки родственникам (по их заявлению) или её уничтожение с согласия наследников, если книжка не требуется.
Как правильно оформить запись
Запись вносится в раздел «Відомості про роботу» (или «Сведения о работе») в графу 3 – «Дата увольнения (прекращения трудового договора)». В графу 4 указывается причина прекращения.
Образец записи
Графа 1 (Дата начала работы):
Графа 2 (Должность, место работы): инженер‑технолог, ООО «Пример»
Графа 3 (Дата увольнения):
Графа 4 (Основание увольнения): Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника.
Важно:
- Запись делается чернильной ручкой, чёрного цвета.
- Подпись и печать (если есть) ставятся внизу записи.
- Не допускается использование сокращений («в связи со см.», «см. смерть»).
Список необходимых документов
| Документ | Назначение |
|---|---|
| Свидетельство о смерти (выдано ЗАГСом) | Подтверждает факт кончины и дату. |
| Приказ № … от … «Об увольнении в связи со смертью» | Официальный акт работодателя о прекращении трудового договора. |
| Трудовой договор (копия) | Для указания даты начала работы и должности. |
| Расчётный лист (выписка из бухгалтерии) | Подтверждает, что все выплаты произведены. |
| Заявление наследников (по желанию) | Для возврата трудовой книжки родственникам. |
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Нужно ли оформлять запись, если трудовая книжка уже находится у наследников?
Да. Запись вносится в оригинал книги до её передачи наследникам. Если книга уже передана, необходимо оформить дополнительный документ (акт о внесении записи в копию) и предоставить наследникам оригинал с отметкой «Запись сделана до передачи».
Можно ли оформить запись в электронную трудовую книжку?
Да. В случае наличия электронной трудовой книжки (ЭТК) запись вносится через портал Госуслуг или специализированную систему работодателя. Формулировка остаётся той же.
Какие штрафы предусмотрены за отсутствие записи?
Согласно ст. 5.27 Трудового кодекса, нарушение порядка ведения трудовой книжки влечёт административную ответственность – штраф от 5 000 до 30 000 рублей для юридических лиц.
Как оформить запись, если работник умер в отпуске?
Запись делается по той же схеме. В графе 4 указывается «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника». Дата увольнения – дата смерти, а не дата окончания отпуска.
Типичные ошибки и как их избежать
- Неправильная формулировка. Используйте точную фразу: «Трудовой договор прекращён в связи со смертью работника».
- Отсутствие подписи и печати. Запись считается недействительной без подписи ответственного лица и печати организации (если она используется).
- Запись в неправильный раздел. Запись вносится в раздел «Сведения о работе», а не в «Образование» или «Воинская служба».
- Запись чернилами другого цвета. Должны быть использованы чёрные чернила.
Скачать готовый образец
Для удобства вы можете скачать готовый шаблон записи в формате DOCX и PDF по ссылкам ниже:
- Шаблон DOCX
- Шаблон PDF
Оформление записи в трудовой книжке об смерти работника – обязательный процесс, который требует точного соблюдения нормативных актов. Правильная запись защищает интересы как работодателя, так и наследников, а также избавляет от возможных штрафов. Следуйте пошаговой инструкции, используйте предложенный образец и проверяйте наличие всех необходимых документов.
Если у вас остались вопросы, рекомендуется обратиться к специалисту по трудовому праву или в отдел кадров вашего предприятия.