Прием на работу сотрудника без трудовой книжки, ситуация, с которой кадровики и работодатели сталкиваются всё чаще. Переход на электронные форматы, утрата документа работником или его нежелание предоставлять бумажный бланк порождают множество вопросов. Можно ли оформить сотрудника по трудовому договору без трудовой книжки? Законно ли это? Как избежать штрафов? В этой статье мы подробно разберем все нюансы оформления в 2026 году.

Главное правило: работа по трудовому договору без трудовой книжки

По общему правилу, работа по трудовому договору без трудовой книжки невозможна. Согласно Трудовому кодексу РФ, работодатель обязан вести трудовую книжку на каждого сотрудника, проработавшего у него свыше пяти дней. Однако из этого правила есть четкие и законные исключения, а также новые реалии, связанные с цифровизацией кадрового документооборота.

Когда оформление без трудовой книжки абсолютно законно?

Законодательство предусматривает два основных случая, когда прием на работу по трудовому договору происходит без внесения записи в трудовую книжку:

1. Работа по совместительству. Это классический вариант. Поскольку трудовая книжка хранится у работодателя по основному месту работы, на неосновном месте (при внутреннем или внешнем совместительстве) оформление происходит только по трудовому договору. По желанию работника запись о совместительстве может быть внесена по его основному месту работы на основании заверенной копии приказа о приеме на работу или справки со второго места трудоустройства с указанием реквизитов.
2. Дистанционная (удаленная) работа. При заключении трудового договора с удаленным сотрудником по обоюдному согласию сторон трудовая книжка может не оформляться и не предоставляться. В таком случае подтверждением стажа будет сам трудовой договор.

Новые реалии 2026 года: электронная трудовая книжка (ЭТК)

С введением электронных трудовых книжек ситуация кардинально изменилась. В 2026 году наличие бумажной трудовой у сотрудника больше не является обязательным условием для трудоустройства.

• Для новых работников с 2025 года можно оформить только электронную трудовую книжку. Бумажную им заводить нельзя. Поэтому трудовая книжка (в ее традиционном бумажном виде) может физически отсутствовать у сотрудника, и это абсолютно нормально.
• Если сотрудник впервые поступает на работу (например, после учебы), оформлять ему бумажную трудовую книжку не требуется. Вся информация о его стаже будет формироваться в электронном виде в системе Социального фонда России.

Что делать, если работник со стажем не принес ни СТД-Р, ни бумажную трудовую?

Частая ситуация: соискатель утверждает, что перешел на ЭТК, но не предоставил выписку СТД-Р и не принес бумажный бланк. Как быть?

В этом случае оформить сотрудника на работу можно, но важно понимать последствия: учесть его предыдущий стаж будет нельзя, так как у вас нет документальных подтверждений. Работодатель не обязан отказывать такому кандидату, но для самого работника это чревато потерей стажа при расчете пенсии или больничных в будущем;

Что делать, если работник просто забыл или потерял трудовую книжку?

Непредоставление работником при приеме трудовой книжки не является основанием для аннулирования заключенного трудового договора. Если договор уже подписан, увольнять сотрудника нельзя. Действия работодателя должны быть следующими:

• Отправьте за дубликатом. Попросите работника обратиться к предыдущему работодателю для оформления дубликата трудовой книжки.
• Оформите новую книжку по заявлению работника. Если работник не хочет или не может получить дубликат, он имеет право написать заявление с просьбой оформить новую трудовую книжку без записей о работе у других работодателей. В этом случае вы просто заводите новый бланк.

Примечание: на практике, если у работника нет на руках бланка, он может купить его самостоятельно в канцелярском магазине и предоставить работодателю для заполнения.

Ответственность и последствия

Работодателю стоит помнить, что:

1. Если сотрудник работает по основному месту работы (не совместитель, не удаленщик), ведение трудовой книжки (бумажной или электронной) обязательно.
2. После того как у каждого сотрудника появилась возможность вести электронную трудовую книжку, работнику можно не волноваться — данные о его трудоустройстве все равно попадут в базу Социального фонда. Но это не снимает ответственности с работодателя за своевременную подачу отчетов.
3. Отсутствие приказа о приеме на работу или нарушение правил ведения трудовых книжек грозит серьезными штрафами от трудовой инспекции.

Краткий алгоритм действий при приеме без трудовой

1. Уточните статус работника: это совместитель, удаленщик или основной работник?
2. Спросите про ЭТК: если работник отказался от бумажной трудовой, запросите у него выписку из электронной трудовой книжки (форму СТД-Р или СТД-ПФР).
3. Если документ утерян: предложите сотруднику получить дубликат у прошлого работодателя или завести новую трудовую по его заявлению.
4. Если это первичное трудоустройство: просто заведите электронную трудовую книжку (подавайте соответствующие отчеты), бумажную заводить не нужно.
5. Заключите трудовой договор и издайте приказ о приеме на работу в установленные сроки.

Принять на работу человека без трудовой книжки в 2026 году можно, и это довольно частая ситуация. Главное — соблюдать законодательство: отличать совместительство от основной работы, учитывать переход на электронные трудовые книжки и не забывать, что отсутствие бумажного бланка не освобождает работодателя от обязанности формировать электронные сведения о стаже сотрудника.