Вопрос оформления работников без традиционной бумажной трудовой книжки часто возникает у руководителей малых и средних предприятий, а также у новичков в кадровом деле. В 2026 году законодательство РФ предусматривает несколько вариантов ведения трудовой документации, однако есть нюансы, которые необходимо учитывать.
Правовые основания
Согласно Трудовому кодексу РФ, трудовая книжка – это основной документ, в котором фиксируется трудовая деятельность сотрудника. С 2020 года возможны два способа её оформления:
- бумажный вариант;
- электронный (ЭТК).
Если сотрудник уже выбрал способ ведения трудовой (в 2020 году подал заявление), то в дальнейшем он обязан придерживаться выбранного варианта.
Что делать, если сотрудник не предоставил трудовую книжку?
В случае, когда новый работник не предоставил ни СТД‑Р (справку о предыдущем месте работы), ни трудовую книжку, он всё равно может быть принят, но его предыдущий стаж не будет учитываться. Это важный нюанс для расчёта отпускных, пенсионных взносов и других выплат.
Как оформить сотрудника без трудовой книжки?
Если у работника нет бумажной трудовой книжки, но он имеет стаж, можно выполнить следующие действия:
- Получить выписку из электронной трудовой книжки (если у сотрудника она есть).
- Составить трудовой договор и оформить приказ о приёме на работу.
- Заполнить личную карточку и оформить воинский учёт (при необходимости).
- В случае выбора электронного способа – оформить электронную трудовую книжку через личный кабинет ФССП/ПФР.
После завершения всех процедур оригиналы документов (кроме трудовой книжки) возвращаются сотруднику.
Последствия для работодателя
Оформление сотрудника без трудовой книжки влечёт за собой несколько обязательств:
- Обязательное уведомление органов местного самоуправления о найме и увольнении.
- Выплата взносов в ФОМС, ФСС и ПФР.
- Оформление страхового свидетельства в Пенсионном фонде (для новых сотрудников).
- Если выбран электронный вариант, необходимо обеспечить доступ к системе ЭТК и регулярно обновлять данные.
Что делать сотруднику?
Если вы только что устроились и у вас нет бумажной трудовой книжки, следуйте этим рекомендациям:
- Подайте заявление о выписке нового бланка трудовой книжки (причины могут быть: утеря, кража и т.п.);
- Укажите в заявлении выбранный способ ведения (бумажный или электронный).
- Работодатель обязан оформить соответствующий документ и уведомить вас об этом.
- Сохраняйте копию всех подписанных документов в личном деле.
Часто задаваемые вопросы
- Можно ли полностью отказаться от трудовой книжки? – Нет. Трудовой договор требует фиксировать трудовую деятельность, а трудовая книжка – единственный официальный способ этого сделать.
- Что делать, если сотрудник потерял свою книжку? – Нужно подать заявление о выписке новой, указав причину потери.
- Можно ли использовать только электронный документ? – Да, если сотрудник в 2020 году выбрал электронный вариант и не отменил его.
- Как вести учёт стажа без книжки? – Стаж учитывается только в том случае, если сотрудник предоставил документы, подтверждающие предыдущую работу (СТД‑Р, выписку из ЭТК).
Оформление сотрудника без традиционной бумажной трудовой книжки возможно, однако требует соблюдения определённых процедур и внимания к деталям. Главное – правильно оформить заявление, выбрать способ ведения (бумажный или электронный) и своевременно заполнить все кадровые документы. При правильном подходе вы сможете законно нанять сотрудника, вести его учёт и избежать рисков, связанных с нарушением трудового законодательства.
Помните: отсутствие трудовой книжки не освобождает работодателя от обязанностей по уведомлению органов, выплате взносов и оформлению договоров. Соблюдайте требования ТК РФ, и ваш кадровый процесс будет проходить без проблем.