В 2026 году ведение трудовых книжек в электронной форме (ЭТК) стало стандартом для большинства российских компаний. Однако процесс приема на работу по-прежнему требует внимательного отношения к деталям, особенно если сотрудник впервые переходит на «цифру» или если необходимо внести запись в бумажный аналог для тех, кто сохранил его. В этой статье мы подробно разберем алгоритм действий работодателя, правила заполнения и нюансы, актуальные на май 2026 года.

Что такое электронная трудовая книжка и кто ее ведет?

Электронная трудовая книжка (ЭТК) — это цифровой аналог привычного бумажного документа, содержащий сведения о стаже, должностях, переводах и увольнениях работника. С 2020 года в России действует механизм, при котором основную ответственность за внесение данных несет работодатель;

Важно помнить:

• Работодатель обязан передавать сведения в Социальный фонд России (СФР) не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме, увольнении или переводе.
• Сотрудник может в любой момент получить выписку из ЭТК через портал «Госуслуги», в МФЦ или обратившись к работодателю.

Алгоритм действий при приеме на работу

Процесс оформления нового сотрудника в 2026 году включает несколько критически важных этапов. Ошибка на любом из них может привести к штрафам или проблемам у работника с подтверждением стажа;

Определение статуса трудовой книжки сотрудника

При приеме на работу необходимо выяснить, велась ли ранее за сотрудника электронная трудовая или он впервые выходит на рынок труда.

• Для новых сотрудников (впервые устраиваются на работу): Бумажная трудовая книжка им не заводится. Все сведения сразу формируются в электронном виде. Работодатель вносит данные о приеме в отчетность для СФР.
• Для сотрудников, сохранивших бумажную книжку: Если работник ранее подал заявление о сохранении бумажной трудовой, работодатель обязан вести и бумажную, и электронную версии параллельно.
• Для переходящих на ЭТК: Если работник ранее не подавал заявления о переходе, но решил сделать это в 2026 году, он пишет соответствующее заявление.

Внесение записи о переходе на электронную трудовую (если применимо)

Если сотрудник подает заявление о переходе на электронную трудовую книжку (или делает это при первом трудоустройстве, где требуется фиксация факта выбора), в бумажную трудовую (если она велась) вносится специальная запись.

Согласно актуальной практике и рекомендациям экспертов, точной законодательной формулировки нет, но рекомендуется следующий формат заполнения Графы 3 («Сведения о приеме на работу, переводе…»):

> «Подано письменное заявление [Фамилия Имя Отчество] о представлении ему (ей) работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 Трудового кодекса Российской Федерации (часть 2 статьи 2 Федерального закона от 16 декабря 2019 г. № 439-ФЗ)».

Важные нюансы:

• Запись о подаче заявления о переходе на ЭТК является обязательной.
• После внесения этой записи бумажная трудовая книжка выдается работнику на руки.
• Факт выдачи необходимо зарегистрировать в Книге учета движения трудовых книжек (в графе 13 работник ставит расписку).

Внесение записи о приеме на работу

Независимо от формата (электронный или бумажный), запись о приеме должна быть внесена, если сотрудник принят на основное место работы на срок более 5 дней.

#### Правила заполнения бумажной трудовой книжки
Если вы ведете бумажный вариант параллельно с электронным, строго соблюдайте следующие правила:
Чернила: Используйте только световодостойкие чернила черного, синего или фиолетового цвета.
Без сокращений: Все слова должны быть написаны полностью (нельзя писать «пр.» вместо «приказ», «ООО» вместо «Общество с ограниченной ответственностью» в наименовании организации, хотя аббревиатуры в названиях компаний, закрепленные в уставе, допустимы).
Структура записи:

• Графа 1: Порядковый номер записи.
• Графа 2: Дата приема на работу (число, месяц, год).
• Графа 3: Наименование организации, затем должность, профессия или специальность с указанием квалификации, структурное подразделение (если указано в договоре).
• Графа 4: Документ-основание. Указывается вид документа (приказ, распоряжение), его номер и дата.
• Совет эксперта: В графу 4 можно вносить реквизиты и приказа о приеме, и решения учредительного органа (например, о назначении директора), если это необходимо.

#### Формирование электронной записи
В электронном виде (через системы отчетности, такие как СБИС, 1С, Контур.Экстерн и др.) работодатель должен:
В течение рабочего дня после заключения договора создать мероприятие «Прием на работу».
Указать дату приема, должность, код выполняемой функции (по справочнику), условия работы (основное/совместительство).
Сформировать отчет ЕФС-1 (подраздел 1.1) и отправить его в СФР.

Типичные ошибки и как их избежать

Даже в 2026 году работодатели допускают ошибки, которые могут создать проблемы работнику при выходе на пенсию или получении кредита.

• Использование сокращений. В бумажной версии это строго запрещено. В электронной системе важно правильно выбрать код из справочника, чтобы не возникло разночтений.
• Нарушение сроков. Отчетность должна быть сдана не позднее следующего рабочего дня. Опоздание грозит штрафами.
• Отсутствие записи о переходе. Если работник писал заявление на переход в ЭТК, но запись об этом в бумажную книжку не внесена, документ может считаться ведущимся с нарушениями.
• Неверная дата. Дата в графе 2 должна строго соответствовать дате, указанной в приказе о приеме.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли вносить исправления в электронную трудовую?
Да, но процедура отличается от бумажной. Нельзя просто зачеркнуть ошибку. Работодатель формирует новую запись с правильными данными, указывая, что она вносится взамен предыдущей, и отправляет корректирующий отчет в СФР.

Что делать, если работник подал заявление о переходе на ЭТК в день приема?
Работодатель должен:
Принять заявление.
Внести запись о приеме в бумажную трудовую (если она велась).
Внести запись о переходе на ЭТК в бумажную трудовую.
Выдать бумажную трудовую работнику на руки (с фиксацией в книге учета).
Отправить данные о приеме в СФР в электронном виде.

Где работник может посмотреть свою электронную трудовую?
Сотрудник может заказать выписку (форма СТД-Р от работодателя или СТД-СФР от фонда) через:

• Портал «Госуслуги».
• Личный кабинет на сайте СФР.
• Обратившись в МФЦ.
• Обратившись к текущему или последнему работодателю.

Переход на электронные трудовые книжки к 2026 году стал отлаженным процессом, но он требует от кадровых служб высокой дисциплины. Главное правило: своевременность и точность. Внесение записи о приеме и, при необходимости, о переходе на цифровой формат, должно происходить строго в регламентированные сроки с соблюдением всех формальностей. Это гарантирует работнику сохранность его стажа, а работодателю — отсутствие рисков со стороны контролирующих органов.

Помните, что бумажная трудовая книжка не упразднена полностью для тех, кто сделал выбор в ее пользу до 2021 года, поэтому навыки грамотного заполнения бумажных документов (чернилами, без сокращений) по-прежнему актуальны наряду с навыками работы в электронных системах отчетности.