Обновлено: 21 мая 2026 года, 22:13

Что значит «оформить сотрудника»?

Оформление работника — это процесс документального закрепления трудовых отношений между работодателем и сотрудником.
Включает в себя:

• Сбор необходимых документов;
• Ознакомление с локальными актами;
• Издание приказа о приеме на работу;
• Внесение записи в трудовую книжку (при наличии);
• Регистрация в системе пенсионного и социального страхования;
• Сдача отчетности в контролирующие органы.

Куда обращаться работодателю при оформлении сотрудника?

Государственные органы и инстанции

При приеме на работу необходимо взаимодействовать с несколькими государственными структурами:

1. Пенсионный фонд России (ПФР)
   • С 28 апреля 2020 года при приеме на работу или увольнении необходимо подавать сведения по форме СЗВ-ТД —
     это отчет о приеме и увольнении сотрудников в электронном виде.
   • Отчетность подается через Единый портал государственных услуг (Госуслуги) или через программное обеспечение,
     сертифицированное ПФР.
   • Срок подачи: не позднее рабочего дня, следующего за днем приема/увольнения.
2. Фонд социального страхования (СФР)
   • С 2023 года функции ФСС и ПФР объединены в СФР (Социальный фонд России).
   • После приема на работу необходимо зарегистрировать сотрудника в системе СФР для начисления страховых взносов.
   • Сотрудник может получить выписку из электронной трудовой книжки (ЭТК) через Госуслуги или личный кабинет СФР.
3. Налоговая инспекция (ИФНС)
   • При приеме на работу необходимо уведомить налоговую инспекцию о заключении трудового договора.
   • Это можно сделать через личный кабинет налогоплательщика или через бухгалтерское программное обеспечение.
4. Государственная инспекция труда (Роструд)
   • Если у сотрудника возникают разногласия с работодателем, он может обратиться в инспекцию труда.
   • Обращение можно подать в письменной, электронной форме или на личном приеме.

Внутренние документы и локальные акты

Помимо государственных органов, работодатель должен:

• Ознакомить сотрудника с правилами внутреннего трудового распорядка;
• Предоставить информацию о системе оплаты труда;
• Ознакомить с должностной инструкцией (если есть);
• Внести запись в личную карточку Т-2 (рекомендуется, но не обязательно с 2023 года);
• Выдать справку СТД-Р — электронную трудовую книжку.

Пошаговый алгоритм оформления сотрудника

Шаг 1. Сбор документов от сотрудника

При приеме на работу работодатель обязан запросить следующие документы:

• Паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;
• Трудовая книжка (если есть);
• Страховое свидетельство обязательного пенсионного страхования (СНИЛС);
• Документы воинского учета (для военнообязанных);
• Документ об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при необходимости);
• Справка о наличии (отсутствии) судимости и (или) факта уголовного преследования (если должность связана с детьми, госслужбой и т.д.);
• ИНН (по желанию, но рекомендуется для начисления зарплаты).

Трудовой договор должен быть заключен в письменной форме (ст. 67 ТК РФ).

Если договор не оформлен в письменном виде, но работник приступил к работе, он считается заключенным.

Договор должен быть оформлен не позднее 3 рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу.

Шаг 3. Ознакомление с локальными актами

Работодатель обязан ознакомить сотрудника под подпись с:

• Правилами внутреннего трудового распорядка;
• Коллективным договором (если есть);
• Должностной инструкцией (если есть);
• Иными локальными нормативными актами.

Шаг 4. Издание приказа о приеме на работу

На основании трудового договора издается приказ (распоряжение) о приеме на работу (форма Т-1);

С приказом сотрудник должен быть ознакомлен под подпись в течение 3 дней с момента издания.

Шаг 5. Внесение записи в трудовую книжку

Если у сотрудника есть трудовая книжка, в нее вносится запись о приеме на работу:

• Дата приема;
• Должность;
• Наименование структурного подразделения;
• Условия приема на работу (например, с испытательным сроком).

Запись заверяется подписью ответственного лица и печатью организации (если есть).

Шаг 6. Регистрация в системе пенсионного и социального страхования

В течение 3 дней после приема на работу необходимо:

• Подать сведения в ПФР (СЗВ-ТД);
• Зарегистрировать сотрудника в СФР для начисления страховых взносов;
• Уведомить налоговую инспекцию о заключении трудового договора.

Шаг 7. Выдача справки СТД-Р

Справка СТД-Р, это электронная версия трудовой книжки, которая формируется автоматически при приеме на работу.

Сотрудник может получить ее через:

• Госуслуги;
• Личный кабинет СФР;
• Запросить у работодателя.

Куда обращаться работнику, если права нарушены?

Если у сотрудника возникают разногласия с работодателем, он может обратиться в следующие инстанции:

1. Государственная инспекция труда (Роструд)
   • Подать жалобу можно в письменной, электронной форме или на личном приеме.
   • Адрес и контакты можно найти на официальном сайте Роструда.
2. Прокуратура
   • Если нарушены трудовые права, можно обратиться в прокуратуру.
   • Подача заявления — бесплатная.
3. Суд
   • Если спор не удалось разрешить в досудебном порядке, можно обратиться в суд.
   • Срок обращения — в течение 3 месяцев с момента, когда работник узнал о нарушении своих прав.
4. Профсоюз
   • Если работник состоит в профсоюзе, он может обратиться за помощью к профсоюзным представителям.

Частые ошибки при оформлении сотрудника

Некоторые работодатели допускают следующие ошибки:

• Отсутствие трудового договора — приводит к признанию отношений трудовыми в судебном порядке.
• Несвоевременная подача отчетности в ПФР и СФР, штрафы до 50 000 рублей.
• Неознакомление сотрудника с локальными актами — может быть основанием для оспаривания увольнения.
• Отсутствие записи в трудовой книжке — если она есть у сотрудника.
• Неперечисление страховых взносов — штрафы и пени.

Что делать, если сотрудник работает неофициально?

Работа без трудового договора — это нарушение закона. Работник может:

• Обратиться в Государственную инспекцию труда;
• Подать иск в суд о признании трудовых отношений;
• Получить компенсацию за невыплаченную зарплату и компенсации;
• Обратиться в налоговую инспекцию для защиты своих прав.

При оформлении сотрудника необходимо:

1. Заключить трудовой договор в письменной форме;
2. Собрать все необходимые документы;
3. Ознакомить сотрудника с локальными актами;
4. Издать приказ о приеме на работу;
5. Внести запись в трудовую книжку (если есть);
6. Подать сведения в ПФР и СФР;
7. Уведомить налоговую инспекцию;
8. Выдать справку СТД-Р.

Полезные ресурсы

• Официальный сайт Государственной инспекции труда (Роструд)
• Пенсионный фонд России (ПФР)
• Социальный фонд России (СФР)
• Федеральная налоговая служба (ФНС)
• Единый портал государственных услуг (Госуслуги)

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ и рекомендаций государственных органов на май 2026 года.