Оформление совместительства – обычная практика в современной России. Однако иногда возникает необходимость оформить запись в трудовой книжке о совместительстве с датой‚ предшествующей фактическому дню подписания договора (т. н. «задним числом»). В статье рассмотрены правовые основы‚ порядок действий‚ типичные ошибки и последствия‚ а также приведён образец корректного оформления.

Правовые основы

• Трудовой кодекс РФ (ТК РФ)‚ статья 282. Договор о совместительстве может быть заключён с любым работодателем‚ если иное не запрещено законом.
• Приказ Минтруда России от № 320н. Утверждает форму‚ порядок ведения и хранения трудовых книжек. В пункте 5 приказа указано‚ что записи о приёме‚ переводе и увольнении могут вноситься как в хронологическом порядке‚ так и блоками (одновременно о приёме и увольнении) после увольнения из каждой организации‚ но только на основании документов‚ подтверждающих факт приёма и прекращения трудового договора.
• Федеральный закон № 81‑ФЗ «О государственной гражданской службе» (при необходимости).

Важно: запись в трудовой книжке должна соответствовать реальному факту заключения и прекращения трудового договора. Оформление «задним числом» без надлежащих оснований считается нарушением трудового законодательства.

Когда может потребоваться запись задним числом?

1. Работник уже фактически выполняет обязанности у нового работодателя‚ но официально договор подписан позже (например‚ из‑за задержки в бухгалтерии).
2. Необходимо согласовать дату начала совместительства с датой получения социальных выплат‚ пенсионных начислений или с датой‚ указанной в справке о доходах.
3. Корректировка ошибок в ранее внесённой записи (например‚ опечатка в дате).

Помните: любые изменения должны быть подтверждены документально (акт‚ справка‚ решение руководства). Без подтверждающих бумаг запись задним числом считается фальсификацией.

Пошаговый порядок внесения записи задним числом

Шаг 1. Подготовка документов

• Трудовой договор (или дополнительное соглашение) о совместительстве‚ подписанный обеими сторонами.
• Акт о приёме на работу (если используется в организации) с указанием даты начала совместительства‚ которая должна соответствовать требуемой «задней» дате.
• Акт о прекращении совместительства (если запись делается одновременно о приёме и увольнении).
• Согласие работодателя‑основателя (если совместительство влияет на основной график работы).

Шаг 2. Согласование с бухгалтерией и отделом кадров

Бухгалтерия должна произвести расчёт заработной платы с учётом задней даты‚ а отдел кадров – подготовить приказ о приёме (или дополнить существующий приказ).

Шаг 3. Оформление приказа

Приказ должен содержать:

• Полное ФИО сотрудника.
• Наименование организации‑работодателя (совместителя).
• Дату начала совместительства (заданную задним числом).
• Основание (трудовой договор № ___ от ___).
• Подпись руководителя и печать.

Шаг 4. Внесение записи в трудовую книжку

Запись делается в раздел 2 «Записи о приёме‚ переводе‚ увольнении» по образцу‚ установленному приказом № 320н. Пример записи:

Если запись делается одновременно о приёме и увольнении (например‚ при переводе из одной организации в другую)‚ в одну строку вносятся обе даты.

Шаг 5. Регистрация в государственных реестрах (при необходимости)

Для некоторых категорий работников (госслужащие‚ работники в системе ПФР) требуеться передать сведения в Единый федеральный реестр (ЕФР). При этом в графе «Дата начала совместительства» указывается задняя дата.

Шаг 6. Хранение и контроль

Копия всех документов (договор‚ акт‚ приказ) должна храниться в отделе кадров не менее 5 лет. При проверке ГИТ (Государственная инспекция труда) необходимо предоставить оригиналы.

Возможные риски и последствия

• Административная ответственность. За фальсификацию записей в трудовой книжке предусмотрена административная штрафная санкция в размере от 5 000 до 30 000 рублей (ст. 5.27 КоАП РФ).
• Уголовная ответственность. При умышленном и систематическом искажении сведений в официальных документах возможно привлечение к уголовной ответственности (ст. 285.1 УК РФ).
• Отказ в выплатах. Пенсионный фонд‚ ФСС и налоговые органы могут отказать в начислении страховых взносов‚ пенсии или налоговых вычетов‚ если обнаружат несоответствие дат.
• Репутационные потери. Нарушения в кадровой документации могут стать основанием для увольнения по статье 81 ТК РФ.

Совет: если задняя дата нужна исключительно для бухгалтерского расчёта‚ лучше оформить дополнительное соглашение о пересчёте заработной платы‚ а не менять дату в трудовой книжке.

Как исправить ошибочную запись

1. Составить акт об исправлении записи‚ в котором указывается причина ошибки и правильные данные.
2. Подписать акт обеими сторонами (работник и работодатель) и заверить печатью организации.
3. Внести исправление в трудовую книжку: зачеркнуть ошибочную запись‚ подписью руководителя и печатью поставить отметку «Исправлено».
4. Отправить копию акта в ПФР и ФСС для корректировки страховых взносов.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли оформить совместительство задним числом без согласования с работодателем?

Нет. Любая запись в трудовой книжке должна базироваться на официальных документах‚ подписанных обеими сторонами. Без согласования запись считается незаконной.

Сколько раз в год можно вносить записи блоками?

Трудовое законодательство не ограничивает количество блоковых записей‚ однако каждая запись должна быть подтверждена отдельным актом о приёме/увольнении.

Какие категории работников не могут иметь совместительство?

Согласно ТК РФ‚ ограничений нет‚ но отдельные отрасли (например‚ силовые структуры‚ органы государственной власти) могут иметь внутренние нормативы‚ запрещающие совместительство.

Как отразить в трудовой книжке перевод из совместительства в основную работу?

Внести новую запись в раздел 2 с указанием даты перевода‚ новой должности и основания (дополнительное соглашение к трудовому договору).

Внесение записи о совместительстве задним числом возможно только при наличии надлежащих подтверждающих документов и согласования с работодателем. Нарушения в этом процессе могут привести к административным и даже уголовным последствиям. При оформлении рекомендуется:

• Тщательно собрать все необходимые документы (договор‚ акт‚ приказ).
• Согласовать заднюю дату с бухгалтерией и отделом кадров.
• Следовать образцу‚ установленному Приказом Минтруда № 320н.
• Хранить копии всех бумаг и контролировать их соответствие реальному трудовому статусу.

Только при соблюдении этих правил запись в трудовой книжке будет законной‚ а работник – защищённым в трудовых отношениях.

Дата публикации: