Сегодня актуально уточнить, как правильно оформлять сведения о награждении работника грамотой в трудовой книжке, особенно когда речь идёт о непочётной грамоте отдела или когда отсутствует номер приказа, на основании которого грамота была вручена.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 320н «Об утверждении формы, порядка ведения и хранения трудовых книжек» (зарегистрирован в Минюсте России № 63748). В данном приказе закреплён раздел «Сведения о награждении» (пункт 4 Инструкции по заполнению трудовых книжек).
• Инструкция по заполнению трудовых книжек (утв. Приказом Минтруда России от № 69). В пункте 4 указано, что в трудовую книжку вносятся сведения о награждении за трудовые заслуги, включая грамоты, благодарности, памятные знаки и т.п.
• КонсультантПлюс и другие правовые системы подтверждают, что запись о награждении почётной грамотой обязательна, а порядок внесения сведений о любой грамоте (почётной или нет) одинаков.

Что именно вносится в трудовую книжку?

В разделе «Сведения о награждении» (раздел 7 трудовой книжки) заполняются четыре графы:

1. Графа 1 – порядковый номер записи (нумерация сквозная за весь период трудовой деятельности).
2. Графа 2 – дата внесения записи в трудовую книжку (день, месяц, год).
3. Графа 3 – сведения о награждении: кто наградил, какая награда (наименование грамоты, её вид) и за какие достижения.
4. Графа 4 – основание для внесения записи: номер и дата приказа (или иного документа), на основании которого работнику была вручена грамота.

Награждение грамотой, не являющейся почётной

Законодательство не делает distinction между «почётной» и «простой» грамотой при внесении сведений в трудовую книжку. Согласно пункту 4 Инструкции, в трудовую книжку вносятся сведения о любом поощрении за трудовые заслуги, включая:

• грамоты отдела, подразделения, проекта;
• благодарственные письма;
• памятные знаки и медали (не связанные с государственными наградами).

Таким образом, запись о грамоте отдела делается обязательно, если она связана с трудовыми достижениями сотрудника.

Что делать, если нет номера приказа?

Ситуация, когда грамота вручена, но приказ о её награждении отсутствует или его номер неизвестен, встречается на практике. В таких случаях:

1. Используйте иной документ, подтверждающий факт награждения: протокол заседания отдела, решение руководителя, внутренний memo, электронное письмо с подтверждением вручения грамоты.
2. Если такого документа также нет, в графе 4 указывают «Основание: грамота, вручённая сотруднику без оформления приказа (документ отсутствует)» или аналогичную формулировку, подчёркивающую, что запись делается на основании факта вручения грамоты, подтверждённого, например, подписью руководителя на самой грамоте.
3. Важно сохранить сам документ (грамоту, протокол, письмо) в личном деле сотрудника на случай проверки трудовой инспекции.

Как заполнить графу 3 и графу 4: примеры

Пример 1 – грамота отдела с номером приказа

Графа 1: 01
Графа 2: 
Графа 3: Награждён грамотой отдела продаж за успешное выполнение квартального плана продаж (отдел «Сбыт»)
Графа 4: Приказ отдела продаж № 12 от «О награждении грамотой»

Пример 2 – грамота без номера приказа, но с внутренним memo

Графа 1: 02
Графа 2: 
Графа 3: Награждён грамотой отдела качества за инициативу по улучшению процесса контроля продукции
Графа 4: Memo руководителя отдела качества от № МК‑07 «О вручении грамоты сотруднику»

Пример 3 – грамота, приказ отсутствует, только сама грамота с подписью руководителя

Графа 1: 03
Графа 2: 
Графа 3: Награждён грамотой отдела маркетинга за креативную рекламную кампанию «Весна‑2026»
Графа 4: Основание: грамота, вручённая сотруднику , подписана руководителем отдела маркетинга (документ о награждении не оформлен)

Порядок внесения записи в трудовую книжку

1. Определите порядковый номер записи (последний номер в разделе «Сведения о награждении» + 1).
2. Укажите текущую дату (день внесения записи).
3. Заполните графу 3, указав:
   • полное наименование организации, которая наградила (например, «Отдел продаж ООО «Ромашка»»);
   • вид награды (грамота, благодарность и т.п.);
   • за какие достижения вручена грамота.
4. Заполните графу 4, указав основание (приказ, memo, протокол и т.д.) с номером и датой, либо формулировку об отсутствии приказа, как показано в примерах выше.
5. Подпись уполномоченного лица (кадровик, руководитель отдела кадров) и печать организации (если требуется внутренними регламентами).

Что делать при проверке трудовой инспекции?

Если инспектор потребует подтверждения факта награждения, представьте:

• сам документ о награждении (грамоту, приказ, memo, протокол);
• выписку из личного дела сотрудника, где хранится копия указанного документа;
• ссылку на соответствующий пункт Инструкции по заполнению трудовых книжек (пункт 4).

При отсутствии приказа, но наличии подписи руководителя на грамоте и подтверждающего memo, запись считается законно внесённой.

• Запись о любой грамоте (почётной или нет) вносится в трудовую книжку обязательно, если она связана с трудовыми заслугами сотрудника.
• Графа 3 содержит описание награды и основания для её вручения; графа 4 – документ, на основании которого сведения внесены (приказ, memo, протокол и т.д.). При отсутствии приказа допустимо указать факт вручения грамоты и ссылку на иной подтверждающий документ.
• Соблюдение порядка нумерации, даты внесения и корректное оформление позволяют избежать претензий со стороны трудовой инспекции и обеспечить прозрачность кадрового учёта.

Статья подготовлена на основе нормативных актов Приказа Минтруда России № 320н от , Инструкции по заполнению трудовых книжек (Приказ Минтруда России от № 69) и разъяснений правовых систем (КонсультантПлюс, Гарант).