В 2026 году ведение учетных документов, связанных с трудовыми книжками, требует особого подхода. Особенно важным является правильное управление по номерам – будь то бумажный журнал, электронный журнал или отдельный учет движения трудовых книжек. Ниже изложены все ключевые правила, формы и практические рекомендации, основанные на актуальной информации.

Что такое учет трудовых книжек по номеру?

Учет трудовых книжек по номеру – это процесс фиксирования и контроля перемещения, хранения и выдачи каждой отдельной трудовой книжки (или её электронного эквивалента) в организации. Номера могут относиться к:

• серии и номеру бланка трудовой книжки;
• порядковому номеру записи в журнале учёта движения;
• идентификатору в электронной базе ПФР/Госуслуг.

Такой подход позволяет быстро находить нужный документ, проверять его целостность и своевременно оформлять дубликаты.

Почему нумерация критична?

Нумерация выполняет несколько функций:

1. Контроль целостности – отсутствие или дублирование номера сразу выявляет ошибку.
2. Упрощение поиска – при проверке инспекторами сотрудник может быстро указать нужный документ.
3. Соблюдение нормативов – закон требует вести журнал с указанием серии и номера каждого бланка.

Как правильно оформить журнал учёта движения трудовых книжек

Согласно Порядку ведения и хранения трудовых книжек (приказ Минтруда № 320н), в журнале необходимо фиксировать:

• Серию и номер каждой трудовой книжки;
• Дата приема сотрудника;
• Номер и дату приказа о приёме;
• Сведения о выдаче, возврате и замене книжки.

Каждая новая запись начинается с новой строки и имеет собственный порядковый номер, записываемый арабскими цифрами. После окончания предыдущего журнала начинается нумерация с следующего порядкового номера.

Пример оформления записи

Серия: 12345, Номер: 00123
 Дата приёма: 
 Приказ № 150 от 
 Выдано: 
 Возврат: – 
 Примечание: Электронная ТК, данные переданы в ПФР 

Электронная трудовая книжка (ЭТК): особенности учёта

С в России действует закон, вводящий электронные трудовые книжки; Они хранятся в цифровом виде в ПФР и доступны через портал Госуслуги или сайт ПФР.

Как получить электронную выписку?

1. Войдите на портал Госуслуги (или на сайт ПФР).
2. Перейдите в раздел «Электронная трудовая книжка».
3. Нажмите «Заказать справку/выписку о трудовой деятельности».
4. Укажите свой e‑mail – документ придёт в течение дня.

Если у сотрудника нет учётной записи на Госуслугах, его можно попросить обратиться в отдел кадров, где кадровый специалист поможет оформить запрос.

Как вести учёт в программах 1С

Для автоматизации процесса многие организации используют конфигурацию 1С:Зарплата и управление персоналом. В ней предусмотрены:

• Форма «Электронная трудовая книжка»;
• Отчёты по выдаче и возврату;
• Возможность привязки к номеру записи в журнале.

При вводе данных в форму ЕФС1 указывается номер и дата приказа, после чего информация отправляется в ПФР, где происходит обновление цифровой карточки сотрудника.

Наказание за нарушение учёта

В случае, если книга учёта движения трудовых книжек ведётся не по правилам (например, нарушена нумерация, пропущены записи или не указаны серии и номера), возможны следующие санкции:

• Штраф для организации в размере от 10 000 до 50 000 рублей (по ст. 5.27 КоАП РФ);
• Привлечение к административной ответственности руководителя;
• Требование устранить выявленные недостатки в течение установленного срока.

Проверяющие органы (прокуратура, трудовая инспекция) могут вынести предписание о приведении учёта в порядок и наложить штраф за каждый день задержки.

Практические рекомендации для HR‑отдела

1. Регулярно проверяйте нумерацию – раз в квартале сверяйте журнал с фактическим наличием книжек.
2. Сохраняйте копии электронных выписок в личном кабинете сотрудника и в архиве организации.
3. Обеспечьте резервные копии (бумажные и цифровые) в случае потери оригинала.
4. Обучайте персонал правилам заполнения формы ЕФС1 и требованиям к передаче данных в ПФР.
5. Используйте готовые шаблоны (образцы заполнения) для ускорения процесса.

Часто задаваемые вопросы

• Можно ли отказаться от ведения электронных трудовых книжек? – Нет, отказ недопустим. Даже если сотрудник просит не передавать данные в базу, работодатель обязан это сделать согласно ТК РФ.
• Нужно ли вести отдельный журнал для ЭТК? – По закону вести отдельный журнал для электронных книжек не требуется, однако рекомендуется вести журнал движения для контроля.
• Как исправить ошибку в нумерации? – Внести поправку в журнал, указав дату исправления и подпись ответственного лица; при этом необходимо обновить соответствующие записи в ПФР.

Учет трудовых книжек по номеру – это не просто формальный процесс, а важный инструмент обеспечения прозрачности и законности в работе с персоналом. Правильное оформление журнала, строгое соблюдение требований к нумерации и своевременная передача данных в ПФР позволяют избежать штрафов, ускорить работу кадрового отдела и обеспечить защиту прав сотрудников.

Следуя рекомендациям, изложенным в этой статье, ваш отдел кадров сможет эффективно управлять трудовыми книжками, будь то их бумажные или электронные формы, и успешно проходить проверки со стороны контролирующих органов.