С 2024‑2026 годами в законодательстве РФ произошли существенные изменения, касающиеся оформления сведений об образовании в трудовой книжке. Новые правила влияют как на работодателей, так и на работников, которые продолжают учёбу во время работы. В статье подробно рассматриваются:
- какие нормативные акты регулируют запись об образовании;
- какой порядок внесения и изменения сведений в бумажной и электронной трудовой книжке;
- примерные форматы записей для разных уровней образования;
- типичные ошибки, которые допускаются при оформлении;
- какова ответственность работодателя за нарушение правил.
Нормативно‑правовая база
Основные документы, регулирующие запись об образовании в трудовой книжке:
- Трудовой кодекс РФ (ст. 71, 73) – общие требования к ведению трудовых книжек.
- Приказ Минтруда России от № 1н «Об утверждении формы записи об образовании, профессии, специальности в трудовой книжке».
- КонсультантПлюс: статья «Ошибки, допускаемые при оформлении вкладышей в трудовые книжки» (Ливена С.В., Зимина С.Ю., Кадровик‑практик, 2026, № 3).
- Федеральный закон от № 273‑ФЗ «Об образовании в Российской Федерации», в котором зафиксированы новые уровни профессионального образования (бакалавр, специалист, магистр).
Что именно фиксируется в трудовой книжке?
В трудовой книжке отражаются следующие сведения:
- уровень образования (высшее, среднее специальное, среднее общее и т.д.);
- наименование учебного заведения;
- специальность, направление подготовки;
- дата получения диплома;
- номер и серия диплома (по желанию, если это предусмотрено внутренними инструкциями организации).
Если работник получает новое образование после начала работы, запись должна быть дополнена, а не зачеркивана.
Порядок внесения записи в бумажную трудовую книжку
На ьном листе (первой странице)
Согласно приказу Минтруда, запись об образовании вносится в специальные строки ьного листа. При этом:
- если в книжке уже есть запись об образовании, её дополняют (добавляют новую строку);
- ранее внесённые данные не зачеркиваются;
- запись делается чернильной ручкой, разборчивым шрифтом, без исправлений.
Пример оформления записи (2024‑2026)
2024 г. – высшее, Московский государственный университет, факультет экономики, специальность «Экономика», диплом № 12345 от . 2025 г. – магистр, МГТУ им. Н.Э. Баумана, специальность «Информационные системы», диплом № 67890 от .
Если диплом получен до вступления в силу новых правил (до 2024 г.), запись делается в том виде, как указано в дипломе (например, просто «высшее»).
Где указывать ссылку на документ?
Согласно рекомендациям HR‑Life.ru, ссылка на документ (номер и дата диплома) может размещаться на внутренней стороне обложки трудовой книжки, но это не является обязательным требованием закона. Главное – наличие полной информации в записях.
Электронная трудовая книжка (ЭТК)
С 2025 года большинство организаций перешли на электронный формат трудовой книжки. В этом случае:
- данные об образовании обновляются через Госуслуги и Единый государственный реестр сведений о трудовой деятельности (ЕГРТД);
- работник предоставляет скан диплома в кадровую службу, а система автоматически вносит запись;
- бумажная фиксация не требуется, однако работник может запросить печатный «вкладыш» для личных целей.
Как правильно оформить запись при получении нового диплома
- Соберите документы: оригинал диплома, приложение к диплому (если есть), приказ работодателя о приёме на работу (или о повышении квалификации).
- Подайте заявление в кадровую службу: в тексте укажите, что требуется внести (или дополнить) запись об образовании.
- Кадровик вносит запись: в бумажную книжку – дополняет ьный лист; в ЭТК – загружает данные в систему.
- Получите подтверждение: подпись и печать кадровика в бумажной книжке; в ЭТК – уведомление в личном кабинете.
Типичные ошибки и как их избежать
- Зачёркивание старой записи. Закон требует дополнения без зачеркиваний – зачеркивание считается нарушением.
- Указание уровня образования по старой системе. После реформы 2024 г. необходимо использовать новые уровни (бакалавр, магистр, специалист).
- Отсутствие даты и номера диплома. Без этих данных запись может быть признана неполной.
- Запись в неправильный раздел. Образование фиксируется только на ьном листе, а не в разделе «Дополнительные сведения».
- Не обновление ЭТК. При наличии электронного реестра запись должна быть внесена в систему, иначе возникнут расхождения при проверках.
Ответственность работодателя
Согласно Трудовому кодексу и Приказу Минтруда, за нарушение порядка оформления записей в трудовой книжке предусмотрена административная ответственность:
- штраф для юридических лиц – от 5 000 до 30 000 рублей;
- штраф для должностных лиц – от 2 000 до 10 000 рублей;
- в случае систематических нарушений – возможность привлечения к уголовной ответственности (ст. 285.1 УК РФ).
Практический чек‑лист для HR‑специалистов
| Этап | Что проверить | Ответственный |
|---|---|---|
| Получение диплома | Оригинал диплома, приложение, дата выдачи, номер | Сотрудник + Кадровик |
| Подготовка заявления | Текст заявления о внесении записи, подпись работника | Сотрудник |
| Внесение записи в бумажную ТК | Дополнение ьного листа без зачеркиваний, подпись и печать кадровика | Кадровик |
| Обновление ЭТК | Загрузка скана диплома, проверка корректности данных в системе | Кадровик + IT‑поддержка |
| Контроль качества | Периодическая проверка записей (раз в полугодие) | HR‑менеджер |
С 2024‑2026 годами правила оформления сведений об образовании в трудовой книжке стали более строгими, но одновременно и более упорядоченными. Главное – помнить, что запись делается дополнением, без зачеркиваний, с указанием полного названия уровня, специальности, даты и номера диплома. При работе с электронными трудовыми книжками необходимо своевременно обновлять данные в государственных реестрах.
Соблюдение этих требований защищает интересы как работника (правильное отражение квалификации), так и работодателя (отсутствие штрафов и административных рисков).
Дата публикации: